বিষয় 10.3 — জ্ঞান ব্যবস্থাপনা ও ডকুমেন্টেশন

এক বাক্যে: একটি নিরাপত্তা-সংকটপূর্ণ সেবায়, আপনার দলগুলো যা জানে কিন্তু কখনো লিখে রাখেনি তা একটি ক্লিনিক্যাল ঝুঁকি, নিছক অসুবিধা নয়, তাই ডকুমেন্টেশনকে প্রথম-শ্রেণির সরবরাহযোগ্য এবং জ্ঞান ধারাবাহিকতাকে একটি সৌজন্য নয়, একটি দায়িত্ব হিসেবে দেখুন।

স্বাস্থ্য ও পরিচর্যায় কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ#

ডিজিটাল স্বাস্থ্য দলগুলো ছোট, বিশেষায়িত এবং প্রায়ই স্থায়ী কর্মী, ঠিকাদার ও সরবরাহকারী প্রকৌশলীদের দিয়ে সেলাই-করা। যে ব্যক্তি বোঝেন কেন প্যাথলজি ইন্টারফেস ব্যর্থ হওয়ার আগে তিনবার পুনরায় চেষ্টা করে, বা ইলেকট্রনিক পেশেন্ট রেকর্ডের কোন ফ্ল্যাগ একটি নকল-অ্যালার্জি অ্যালার্ট দমন করে, তিনি প্রায়ই একজন একক ব্যক্তি, এবং সেই ব্যক্তি এগিয়ে যান, অবসর নেন বা অসুস্থ থাকেন যে সপ্তাহে রাত ২টায় সংহতি ভেঙে পড়ে। যখন জ্ঞান তাঁদের সঙ্গে চলে যায়, সিস্টেম নিছক রক্ষণাবেক্ষণে কঠিনতর হয় না; এটি নিরাপদে চালানো কঠিনতর হয়। একটি অনথিভুক্ত ওয়ার্করাউন্ড যার ওপর একজন চিকিৎসক নির্ভর করতেন তা নীরবে অদৃশ্য হতে পারে, এবং বাকি কেউ জানে না এটি ভার-বহনকারী ছিল।

ঝুঁকি খাতের জন্য নির্দিষ্ট। একটি ভুল-বোঝা কনফিগারেশন একটি ভুল-রোগী রেকর্ড, একটি মিস-হওয়া অ্যালার্ট বা একটি ভাঙা রেফারেল তৈরি করতে পারে, ক্ষতি যা রোগীর ফলাফলে মাপা হয়, ডাউনটাইম টিকিটে নয়। সরকারি সংস্থা বিধিবদ্ধ বাধ্যবাধকতাও বহন করে: স্বাস্থ্য রেকর্ড সংজ্ঞায়িত সময়ের জন্য ধরে রাখতে হবে, এবং পরিচর্যা ও সরকারি অর্থ সম্পর্কে সিদ্ধান্ত বছর পরে নিরীক্ষণযোগ্য এবং একজন করোনার, নিয়ন্ত্রক বা তথ্য-স্বাধীনতা অনুরোধ এলে খুঁজে পাওয়া যেতে হবে। ভালো জ্ঞান ব্যবস্থাপনা তাই আংশিক ক্লিনিক্যাল নিরাপত্তা, আংশিক গভর্ন্যান্স, এবং আংশিক পরবর্তী ব্যক্তির প্রতি শ্রদ্ধা যাঁকে সেবা চালু রাখতে হবে। এটি আপনি লাইভ অপারেশন কীভাবে চালান (বিষয় 3.8 — সেবা ব্যবস্থাপনা ও লাইভ অপারেশন দেখুন) এবং দল কীভাবে নকশা করেন (বিষয় 7.0 — দলের কাঠামো, ভূমিকা ও দায়িত্ব দেখুন) থেকে অবিচ্ছেদ্য।

মূল ধারণা#

একটি শৃঙ্খলা হিসেবে জ্ঞান ব্যবস্থাপনা। জ্ঞান ব্যবস্থাপনা হলো সেই চর্চার সেট যার মাধ্যমে একটি প্রতিষ্ঠান যা জানে তা তৈরি, ধারণ, ভাগ ও পুনঃব্যবহার করে। এটি তিনটি উপাদান ভারসাম্য করে, মানুষ ও সংস্কৃতি, প্রক্রিয়া ও কাঠামো, এবং প্রযুক্তি, এবং যখনই নেতারা এটিকে একটি অভ্যাসের বদলে একটি সরঞ্জাম-ক্রয় হিসেবে দেখেন তখন ব্যর্থ হয়। "জ্ঞান" একটি নির্দিষ্ট ট্রাস্টে একটি ক্লিনিক্যাল পথ আসলে কীভাবে কাজ করে থেকে একটি নির্দিষ্ট ইন্টিগ্রেশন ইঞ্জিন কীভাবে কনফিগার করা তা পর্যন্ত বিস্তৃত।

অন্তর্নিহিত বনাম স্পষ্ট জ্ঞান। অন্তর্নিহিত জ্ঞান হলো যা মানুষের মাথা ও হাতে বাস করে, বিচার, অন্তর্দৃষ্টি, এবং কষ্টে-অর্জিত "আপনাকে জানতে হবে এই ট্রাস্ট ডিসচার্জ ভিন্নভাবে কোড করে", যা লিখে রাখা কঠিন। স্পষ্ট জ্ঞান হলো যা নথি, ডায়াগ্রাম ও রানবুকে প্রকাশ ও সংহিতাবদ্ধ করা হয়েছে। একটি সেবাকে নিরাপদ রাখা জ্ঞানের বেশির ভাগ অন্তর্নিহিত হিসেবে শুরু হয়; জ্ঞান ব্যবস্থাপনার কাজ হলো এর যথেষ্ট স্পষ্ট রূপে রূপান্তর করা যাতে সেবা কোনো একক মাথার ওপর নির্ভর না করে।

SECI জ্ঞান-রূপান্তর মডেল। Nonaka ও Takeuchi-র SECI মডেল (Socialization, Externalization, Combination, Internalization) বর্ণনা করে জ্ঞান অন্তর্নিহিত ও স্পষ্ট রূপের মধ্যে কীভাবে সরে: পাশাপাশি কাজ করে ভাগ করা (সামাজিকীকরণ), অন্তর্নিহিত জ্ঞান লিখে রাখা (বহিঃপ্রকাশ), স্পষ্ট টুকরো বড় নথিতে মেলানো (সংযোজন), এবং নথিবদ্ধ জ্ঞান সাবলীল চর্চায় ফিরে শোষণ করা (অন্তঃকরণ)। এটি দরকারি কারণ এটি আপনাকে মনে করিয়ে দেয় কেবল ডকুমেন্টেশন যথেষ্ট নয়, জোড়া, ছায়া-অনুসরণ ও সম্প্রদায় উইকির মতোই গুরুত্বপূর্ণ।

মূল-ব্যক্তি নির্ভরতা ও বাস ফ্যাক্টর। বাস ফ্যাক্টর হলো একটি সেবা এটি বোঝে এমন কেউ না থাকায় থমকে যাওয়ার আগে যত জনকে হারাতে হবে তার সংখ্যা। এক বাস ফ্যাক্টর বেশির ভাগ ছোট ডিজিটাল দলের ডিফল্ট অবস্থা এবং মানুষের স্বাস্থ্য নির্ভর করে এমন একটি সেবায় একটি গুরুতর পরিচালনগত ঝুঁকি। উচ্চ কর্মী টার্নওভার, ভারী ঠিকাদার ব্যবহার এবং একক-সরবরাহকারী লক-ইন সবই সংখ্যা নিচে ঠেলে; সুচিন্তিত ডকুমেন্টেশন, ক্রস-প্রশিক্ষণ এবং জোড়া এটি আবার ওপরে ঠেলে।

প্রথম-শ্রেণির সরবরাহযোগ্য হিসেবে ডকুমেন্টেশন। নথিকে উপজাত নয়, পণ্য হিসেবে দেখুন। একটি সেবা ম্যানুয়াল বর্ণনা করে সেবা কী এবং কীভাবে আচরণ করে; একটি রানবুক (বা প্লেবুক) এটি চালু, বন্ধ ও পুনরুদ্ধারের ধাপে-ধাপে পদ্ধতি দেয়; একটি স্থাপত্য সিদ্ধান্ত রেকর্ড (ADR) ধরে একটি উল্লেখযোগ্য পছন্দ কেন করা হয়েছিল, যাতে ভবিষ্যৎ রক্ষণাবেক্ষণকারীরা কারণ না জেনে এটি খুলে না ফেলে। একটি সত্যের একক উৎস মানে প্রতিটি তথ্য ঠিক এক জায়গায় মাস্টার করা, যাতে মানুষ "বর্তমান স্থাপত্য"-র পরস্পরবিরোধী কপির পেছনে না ছোটে।

কোড হিসেবে ডক। ডকুমেন্টেশন কাজের একই সংস্করণ-নিয়ন্ত্রিত রিপোজিটরিতে রাখা, সরল টেক্সট বা Markdown-এ লেখা, কোডের মতো পর্যালোচিত, স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রকাশিত, ডক যা বর্ণনা করে তার কাছে রাখে এবং হালনাগাদ থাকার সম্ভাবনা অনেক বেশি করে। যখন ডায়াগ্রাম কোডের পাশে থাকে এবং একই পুল রিকোয়েস্টে বদলায়, এটি ধীরে পচে।

অনুশীলনের সম্প্রদায়। একটি অনুশীলনের সম্প্রদায় (কখনো গিল্ড বলা) হলো একটি কারুশিল্প ভাগ করা একটি ক্রস-দল গোষ্ঠী, ক্লিনিক্যাল নিরাপত্তা কর্মকর্তা, ফ্রন্ট-এন্ড প্রকৌশলী, তথ্য গভর্ন্যান্স নেতা, যারা একসঙ্গে এটি উন্নত করে। সম্প্রদায় এমন একটি প্রতিষ্ঠান জুড়ে অন্তর্নিহিত জ্ঞান অনুভূমিকভাবে ছড়ায় যা অন্যথায় উল্লম্ব দল সীমানায় আটকে যেত।

রেকর্ড ব্যবস্থাপনা ও ধরে রাখা। রেকর্ড ব্যবস্থাপনা তথ্য তার জীবনচক্র জুড়ে শাসন করে, কতদিন রাখতে হবে এবং কখন ধ্বংস করা যায় সহ। স্বাস্থ্যে এটি আংশিক বিধিবদ্ধ: NHS Records Management Code of Practice-এর অধীনে ক্লিনিক্যাল রেকর্ডের সংজ্ঞায়িত ধরে রাখার সময় আছে। এটি দলের ডকুমেন্টেশন থেকে আলাদা, এবং দুটি গুলিয়ে ফেলা প্রকৃত ত্রুটি ঘটায়, একটি বিষয় যাতে আমরা নিচে ফিরব।

তথ্য স্থাপত্য ও খুঁজে পাওয়া। তথ্য স্থাপত্য হলো একটি তথ্য স্থানের কাঠামোগত নকশা যাতে মানুষ তাদের প্রয়োজনীয় জিনিস খুঁজে পায়। দশ হাজার পৃষ্ঠা এবং কোনো কাঠামো নেই এমন একটি উইকি ডকুমেন্টেশন নয়; এটি একটি ভাগাড়। খুঁজে পাওয়া হলো যে জ্ঞান আছে এবং যে জ্ঞান ব্যবহৃত হয় তার মধ্যকার পার্থক্য।

শ্রেষ্ঠ চর্চা#

1. ডকুমেন্টেশনকে পরে-ভাবা বিষয় নয়, সম্পন্নের-সংজ্ঞা করুন। একটি ফিচার, সংহতি বা কনফিগারেশন পরিবর্তন "সম্পন্ন" নয় যতক্ষণ না এর রানবুক এন্ট্রি, এর ADR (যদি একটি উল্লেখযোগ্য সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়) এবং এর সেবা-ম্যানুয়াল হালনাগাদ আছে। এটি আপনার কাজের উপায়ে গেঁথে নিন যাতে জ্ঞান তাজা থাকতে, যিনি এটি ধরে আছেন তাঁর দ্বারা লেখা হয়। ছয় মাস পরে স্মৃতি থেকে একটি সিস্টেম পূর্বপ্রভাবীভাবে ডকুমেন্ট করা সেই জায়গা যেখানে ভুল ও বিপজ্জনক ফাঁক জন্মায়।

2. একটি সত্যের একক উৎস রাখুন এবং এর থেকে বাইরে যুক্ত করুন। প্রতিটি ডোমেনের জন্য ঠিক করুন প্রতিটি তথ্যের কর্তৃত্বপূর্ণ সংস্করণ কোথায় বাস করে, স্থাপত্য, অন-কল রোটা, ডেটা-প্রবাহ ডায়াগ্রাম, এবং বাকি সবকিছু এটি নকল না করে এর দিকে নির্দেশ করান। নকল ডকুমেন্টেশন ভেসে যায়, এবং একটি ক্লিনিক্যাল প্রসঙ্গে একটি বাসি কপি যা বলে "অ্যালার্জি যাচাই চালু" যখন এটি বন্ধ তা কোনো নথি না থাকার চেয়ে খারাপ। আপনার ইতোমধ্যে থাকা বাসি নকল নির্মমভাবে মুছুন বা পুনঃনির্দেশ করুন।

3. কোড হিসেবে ডক গ্রহণ করুন এবং ডকুমেন্টেশন কাজের পাশে রাখুন। রানবুক, ADR ও সেবা ম্যানুয়াল তারা যে সিস্টেম বর্ণনা করে তার পাশাপাশি সংস্করণ নিয়ন্ত্রণে সংরক্ষণ করুন, কোড পরিবর্তনের একই পুল রিকোয়েস্টে ডকুমেন্টেশন পরিবর্তন পর্যালোচনা করুন, এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রকাশ করুন। এটি হালনাগাদ সস্তা, পরিবর্তন পর্যালোচনাযোগ্য এবং ইতিহাস নিরীক্ষণযোগ্য করে, এবং এর অর্থ সিস্টেম বদলানো ব্যক্তি একই শ্বাসে ডক বদলাতে ঠেলা পান।

4. এমন রানবুক লিখুন যা একজন চাপে-থাকা অপরিচিত রাত 3টায় অনুসরণ করতে পারে। একটি রানবুক ধরে নেওয়া উচিত পাঠক ক্লান্ত, সিস্টেমের সঙ্গে অপরিচিত এবং চাপের মধ্যে, কারণ একটি মেজর ঘটনার সময় তিনি তাই হবেন। সংখ্যা-করা, আক্ষরিক ধাপ ব্যবহার করুন, সঠিক স্ক্রিন ও কমান্ডের নাম দিন, এবং প্রতিটি ধাপের প্রত্যাশিত ফল এবং ব্যর্থ হলে কী করতে হবে বলুন। যিনি এগুলো লেখেননি তাঁকে একটি ড্রিলে পুনরুদ্ধার চালিয়ে পরীক্ষা করুন।

5. স্থাপত্য সিদ্ধান্ত রেকর্ড দিয়ে কেবল "কী" নয়, "কেন" ধরুন। একটি সংক্ষিপ্ত ADR, প্রসঙ্গ, সিদ্ধান্ত, পরিণতি, উল্লেখযোগ্য পছন্দের পেছনের যুক্তি সংরক্ষণ করে যাতে ভবিষ্যৎ রক্ষণাবেক্ষণকারীরা সিদ্ধান্তটিকে চালিত করা সীমাবদ্ধতা না বুঝে উল্টে না দেয়। স্বাস্থ্যে এটি তীব্রভাবে গুরুত্বপূর্ণ: একটি কনফিগারেশন যা অদ্ভুত দেখায় তা একটি ক্লিনিক্যাল-নিরাপত্তা হ্যাজার্ড বিশ্লেষণ বা একটি তথ্য-গভর্ন্যান্স রুলিংয়ের কারণে থাকতে পারে। কারণ রেকর্ড করা একটি সদিচ্ছাপূর্ণ "পরিষ্কার" একটি জানা ঝুঁকি পুনঃপ্রবর্তন করা থেকে রোধ করে।

6. প্রতিটি সংকটপূর্ণ সিস্টেমে সুচিন্তিতভাবে বাস ফ্যাক্টর বাড়ান। এক বাস ফ্যাক্টরের সিস্টেম শনাক্ত করুন এবং এটিকে একজন নামধারী মালিক ও একটি পরিকল্পনাসহ আপনার রেজিস্টারে একটি ঝুঁকি হিসেবে দেখুন। মানুষ জোড়া দিন, অন-কল জ্ঞান ঘোরান, "টিচ-ব্যাক" সেশন চালান যেখানে বিশেষজ্ঞ ডকুমেন্ট করেন আর একজন সহকর্মী সঙ্গে অনুসরণ করেন, এবং কোনো একক ব্যক্তি একটি নিরাপত্তা-সংকটপূর্ণ সেবা মোতায়েন বা পুনরুদ্ধার করতে পারা একমাত্র ব্যক্তি হওয়া নিষিদ্ধ করুন। এটি বিভ্রাটের সময় ফাঁক আবিষ্কারের চেয়ে সস্তা।

7. এমন ঘটনা-পরবর্তী পর্যালোচনা চালান যা মানুষকে দোষ না দিয়ে চর্চা বদলায়। যেকোনো উল্লেখযোগ্য ঘটনার পরে, একটি দোষহীন ঘটনা-পরবর্তী পর্যালোচনা চালান যা নথিবদ্ধ, মালিকানাধীন, সময়-সীমাবদ্ধ পদক্ষেপ তৈরি করে, এবং তারপর সেগুলো আসলে বন্ধ করুন। ফাইল করা এবং কখনো পুনর্বিবেচনা না করা শেখা পাঠ নাট্য; প্রক্রিয়ার পরীক্ষা হলো একই আকৃতির একটি পরবর্তী ঘটনা প্রতিরোধ হয়েছে কি না। ফলাফল সরাসরি রানবুক ও ক্লিনিক্যাল-নিরাপত্তা কেসে ফিরিয়ে দিন (বিষয় 3.8 — সেবা ব্যবস্থাপনা ও লাইভ অপারেশন দেখুন)।

8. তথ্য স্থাপত্য ও খুঁজে পাওয়ায় বিনিয়োগ করুন। আপনার জ্ঞান ভিত্তি এমনভাবে কাঠামোবদ্ধ করুন যাতে একজন নতুন যোগদানকারী এক মিনিটের কমে অন-কল রানবুক খুঁজে পান, এবং আগ্রাসীভাবে ছাঁটুন, একটি সেকেলে পৃষ্ঠা একটি দায়, সম্পদ নয়। নামকরণ রীতি, একটি স্পষ্ট শ্রেণিক্রম এবং প্রতিটি এলাকার একজন মালিকে সম্মত হোন, এবং গুরুত্বপূর্ণ পৃষ্ঠায় একটি "সর্বশেষ পর্যালোচিত" তারিখ রাখুন যাতে পাঠকরা তাজাতা বিচার করতে পারেন। অনুসন্ধান কাঠামোর বিকল্প নয়; এটি এর পরিপূরক।

9. অন্তর্নিহিত জ্ঞান ছড়াতে অনুশীলনের সম্প্রদায় বাড়ান। গুরুত্বপূর্ণ কারুশিল্পের জন্য ক্রস-দল গিল্ড দাঁড় করান, ক্লিনিক্যাল নিরাপত্তা, নিরাপত্তা, ফ্রন্ট-এন্ড, ডেটা প্রকৌশল, একটি হালকা এখতিয়ারসহ: আপনি যা শিখছেন ভাগ করুন, সাধারণ ধরনে সম্মত হোন, নতুনদের মেন্টর করুন। এই ফোরাম সেই অন্তর্নিহিত জ্ঞান সরায় যা কোনো নথি ধরে না, এবং দল জুড়ে নকল ভুল কমায় (বিষয় 7.5 — মানুষ ও প্রাতিষ্ঠানিক উন্নয়ন দেখুন)। তাদের কাজের সপ্তাহে সময় দিন, নতুবা তারা শুকিয়ে যায়।

10. দলের ডকুমেন্টেশন বিধিবদ্ধ রেকর্ড থেকে আলাদা করুন, এবং উভয়ই পরিচালনা করুন। দলের জ্ঞান (রানবুক, ADR, উইকি) বনাম আইনি ধরে রাখার অধীন একটি রেকর্ড (ক্লিনিক্যাল রেকর্ড, পরিচর্যা সিদ্ধান্ত, আর্থিক অনুমোদন, তথ্য-গভর্ন্যান্স সিদ্ধান্ত) কী সে সম্পর্কে স্পষ্ট হোন। পরেরটির ওপর NHS Records Management Code of Practice ধরে রাখার সূচি প্রয়োগ করুন, এবং অনানুষ্ঠানিক উইকি মোছাকে এমন কিছু ধ্বংস করতে দেবেন না যা রাখতে আপনি আইনত বাধ্য ছিলেন। সমানভাবে, "নিরাপদ থাকতে" সবকিছু চিরকাল জমিয়ে রাখবেন না, অতি-ধরে-রাখা নিজেই একটি গভর্ন্যান্স ও ডেটা-সুরক্ষা ঝুঁকি।

11. অনবোর্ডিংকে আপনার ডকুমেন্টেশনের পরীক্ষা করুন। প্রতিটি অনবোর্ডিং-কে একটি লাইভ নিরীক্ষা হিসেবে দেখুন: একজন সক্ষম নতুন প্রকৌশলী বা চিকিৎসক যদি আপনার লিখিত উপকরণ এবং একটু জোড়া থেকে উৎপাদনশীল হতে না পারেন, আপনার ডকুমেন্টেশন ব্যর্থ হয়েছে, এবং তাঁরা যে ফাঁকে আঘাত করেন সেগুলো আপনার ব্যাকলগ। নতুন যোগদানকারীদের তাদের প্রথম অবদান হিসেবে যা তাঁদের প্রথমে বিভ্রান্ত করেছে তা ঠিক করতে বলুন। এটি অনবোর্ডিংকে জ্ঞান ধারাবাহিকতার জন্য একমুখী খরচ থেকে একটি অবিরাম উন্নতি লুপে পরিণত করে।

দলের সঙ্গে আলোচনার প্রশ্ন#

1. আমাদের সবচেয়ে সংকটপূর্ণ সংহতি যিনি বোঝেন সেই একজন ব্যক্তি আগামীকাল চলে গেলে, আমরা কতক্ষণ পর উন্মুক্ত হতাম, এবং আমরা বিশেষভাবে কী জানতাম না? এটি বাস ফ্যাক্টরের বিমূর্ত ধারণাকে আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সিস্টেমের একটি মূর্ত স্ট্রেস পরীক্ষায় পরিণত করে। একটি প্রকৃত উদাহরণের মধ্য দিয়ে যান, প্যাথলজি ফিড, সিঙ্গেল-সাইন-অন কনফিগারেশন, শেয়ার্ড কেয়ার রেকর্ডের মেলানো যুক্তি, এবং সৎভাবে জিজ্ঞাসা করুন সেই ব্যক্তি ছাড়া আর কে এটি চালাতে, বদলাতে ও পুনরুদ্ধার করতে পারত। তুলে ধরার টানাপোড়েন হলো গভীরতম জ্ঞান সাধারণত আপনার সবচেয়ে ব্যস্ত, সবচেয়ে বিশ্বস্ত ব্যক্তির কাছে বসে, এবং সরবরাহের চাপ তাঁর পক্ষে কখনো থেমে লিখে না রাখা যুক্তিসংগত করে। সত্যিই অন্তর্নিহিত ও সংহিতাবদ্ধ করা কঠিন জ্ঞান এবং কেউ সময় দেয়নি বলে নিছক কখনো ধরা না হওয়া জ্ঞান আলাদা করুন। একটি ভালো, সৎ উত্তর আপনার এক-বাস-ফ্যাক্টর সিস্টেমের নাম জোরে বলে, কোন ফাঁক প্রকৃত তা স্বীকার করে, এবং "সবটাই মানুষের মাথায় এবং সেটা ঠিক আছে" এই অস্পষ্ট আশ্বাসের বদলে একটি খরচ-করা পরিকল্পনা, জোড়া, ডকুমেন্টেশন স্প্রিন্ট, ক্রস-প্রশিক্ষণ, তৈরি করে। কথোপকথন আরামদায়ক হলে, আপনি যথেষ্ট নির্দিষ্ট হননি।

2. যখন আমরা কিছু লিখে রাখি, আমরা কীভাবে জানি কেউ কখনো এটি খুঁজে পাবে, বিশ্বাস করবে এবং হালনাগাদ রাখবে, এবং আমাদের ডকুমেন্টেশন ইতোমধ্যে কোথায় আমাদের কাছে মিথ্যা বলছে? সেকেলে ডকুমেন্টেশন নিরপেক্ষ নয়; একটি নিরাপত্তা-সংকটপূর্ণ পরিবেশে এটি সক্রিয়ভাবে একজন চাপে-থাকা পরিচালককে ভুল কাজের দিকে বিভ্রান্ত করে। আলোচনা নথি থাকা এবং মানুষ খুঁজে পেতে, বিশ্বাস করতে ও ব্যবস্থা নিতে পারে এমন নথি থাকার পার্থক্যের মুখোমুখি হওয়া উচিত, পরিমাণ নয়, তথ্য স্থাপত্য, মালিকানা ও তাজাতার প্রশ্ন। বিতর্ক করুন আপনার জ্ঞান ভিত্তির একটি প্রকৃত কাঠামো আছে নাকি এটি কেউ নেভিগেট করে না এমন একটি ছড়ানো জঞ্জাল হয়ে উঠেছে, এবং ডক হালনাগাদ থাকার জন্য কাজের যথেষ্ট কাছে (কোড হিসেবে ডক) বাস করে নাকি কেউ হালনাগাদ করে না এমন একটি আলাদা সরঞ্জামে ভেসে যায়। প্রতিটি ব্যক্তিকে জিজ্ঞাসা করুন শেষ কখন তাঁরা একটি অভ্যন্তরীণ নথির ওপর নির্ভর করে তা ভুল পেয়েছিলেন, এবং এতে কী খরচ হয়েছিল। একটি শক্তিশালী উত্তর নির্দিষ্ট পৃষ্ঠা শনাক্ত করে যা আপনি বাসি বলে জানেন, মালিক ও পর্যালোচনা তারিখ নির্ধারণ করে, এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের জন্য সত্যের একক উৎসে সম্মত হয়, এবং যোগ করার চেয়ে বেশি মুছতে ইচ্ছুক।

3. আমাদের শেষ গুরুতর ঘটনার পরে, আমরা কীভাবে কাজ করি তাতে আসলে কী বদলেছে, এবং উত্তর "বেশি কিছু না" হলে, আমরা কেন পর্যালোচনা চালাতে থাকি? ঘটনা-পরবর্তী পর্যালোচনা সাধারণ; চর্চা বদলানো পর্যালোচনা বিরল, এবং দুয়ের মধ্যকার ফাঁকই সেই জায়গা যেখানে একই ব্যর্থতা পুনরাবৃত্ত হয়। এটি পরীক্ষা করে আপনার শেখা-পাঠ প্রক্রিয়া একটি প্রকৃত ফিডব্যাক লুপ নাকি একটি আচার যা একটি নথি তৈরি করে এবং কোনো পরিবর্তন নয়। সাংস্কৃতিক অবস্থা সৎভাবে অন্বেষণ করুন: পর্যালোচনা কেবল সত্য উঠিয়ে আনে যদি তা দোষহীন হয়, এবং প্রক্রিয়া তাদের শাস্তি দিলে মানুষ প্রকৃত কারণ লুকাবে, তাই মনস্তাত্ত্বিক নিরাপত্তা একটি পূর্বশর্ত, সৌজন্য নয় (বিষয় 8.1 — পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা দেখুন)। আপনার শেষ কয়েকটি ঘটনা দেখুন এবং প্রতিটি পদক্ষেপ সম্পূর্ণ হয়েছে কি না এবং এটি পুনরাবৃত্তি প্রতিরোধ করেছে কি না ট্রেস করুন। একটি ভালো উত্তর একটি মূর্ত পরিবর্তনের দিকে নির্দেশ করতে পারে, একটি পুনর্লিখিত রানবুক, একটি নতুন অ্যালার্ট, একটি নকশা সমাধান, যা একটি অতীত পর্যালোচনা তৈরি করেছিল, এবং যে পদক্ষেপ লগ হয়েছিল এবং নীরবে পরিত্যক্ত হয়েছিল সে সম্পর্কে খোলামেলা, সেই লুপ বন্ধ করার একটি পরিকল্পনাসহ।

4. আমরা যা ধরে রাখি তার কোনগুলো বিধিবদ্ধ রেকর্ড যা আমরা আইনত রাখতে বাধ্য, কোনগুলো কাজের নোট যা আমরা তাজাতার জন্য পরিচালনা করি, এবং আমরা কি আত্মবিশ্বাসী আমরা প্রথমটি মুছছি না বা দ্বিতীয়টি জমাচ্ছি না? স্বাস্থ্য ও পরিচর্যা প্রতিষ্ঠান ধরে রাখার দায়িত্ব বহন করে যা বেশির ভাগ ডিজিটাল দল নিয়মের বদলে প্রবৃত্তি দিয়ে সামলায়, এবং ত্রুটির উভয় দিক প্রকৃত: একটি উইকি পৃষ্ঠা অনানুষ্ঠানিকভাবে মুছে ফেলা যা একটি পরিচর্যা সিদ্ধান্ত ডকুমেন্ট করছিল বলে দেখা গেল, বা "নিরাপদ থাকতে" সবকিছু চিরকাল জমিয়ে রাখা এবং একটি ডেটা-সুরক্ষা ও খুঁজে পাওয়ার দায় তৈরি করা। আলোচনা NHS Records Management Code of Practice-এর অধীন একটি রেকর্ড, ক্লিনিক্যাল রেকর্ড, পরিচর্যা ও অর্থায়ন সিদ্ধান্ত, তথ্য-গভর্ন্যান্স রুলিং, এবং আপনি আইনি ধরে রাখার জন্য নয়, তাজাতার জন্য পরিচালনা করা রানবুক ও ADR-এর মতো দলের জ্ঞান-এর মধ্যে একটি স্পষ্ট রেখা বাধ্য করবে। বিব্রতকর মধ্যবর্তী ক্ষেত্র তুলে ধরুন, যেমন একটি ADR যা ডকুমেন্ট করে কেন একটি ক্লিনিক্যাল-নিরাপত্তা হ্যাজার্ড গৃহীত হয়েছিল, যা উভয়ই হতে পারে। টানাপোড়েন হলো প্রকৌশলীরা পরিচ্ছন্ন, হালনাগাদ ডকুমেন্টেশনের জন্য অপ্টিমাইজ করে যখন গভর্ন্যান্স রক্ষণীয় ধরে রাখার জন্য অপ্টিমাইজ করে, এবং দুটি প্রবৃত্তি বিপরীত দিকে টানে। একটি সৎ উত্তর বলতে পারে ধরে রাখার সূচির মালিক কে, সীমারেখা কোথায় টানা, এবং একটি নির্দিষ্ট রেকর্ড বছর পরে একজন করোনার, নিয়ন্ত্রক বা তথ্য-স্বাধীনতা অনুরোধ দ্বারা চাওয়া হলে তার কী ঘটত।

5. আমাদের কাজের উপায়ের কী আসলে জ্ঞান তাজা থাকতে ডকুমেন্টেশন লেখা ঘটায়, এবং আমরা কোথায় এখনো সদিচ্ছা ও ভালো অভিপ্রায়ের ওপর নির্ভর করছি? প্রতিটি দল সম্মত যে ডকুমেন্টেশন গুরুত্বপূর্ণ; অনেক কম দলের একটি যন্ত্রব্যবস্থা আছে যা এটি বীরত্বের বদলে ডিফল্টে ঘটায়। এই প্রশ্ন পরীক্ষা করে লিখে রাখা কাজের প্রবাহে প্রকৌশলকৃত কি না, একটি সম্পন্নের-সংজ্ঞা যা রানবুক এন্ট্রি বা ADR ছাড়া "সম্পন্ন" আটকায়, পরিবর্তনের একই পুল রিকোয়েস্টে পর্যালোচিত ডকুমেন্টেশন, কোড হিসেবে ডক যাতে ডায়াগ্রাম এটি যা বর্ণনা করে তার পাশে বাস করে, নাকি সরবরাহের চাপ যখন সরবরাহ করতে বলে তখন ব্যক্তিরা থেমে লিখতে বেছে নেওয়ার ওপর নির্ভর করে। প্রণোদনা সৎভাবে পরীক্ষা করুন: ছয় মাস পরে স্মৃতি থেকে একটি সিস্টেম পূর্বপ্রভাবীভাবে ডকুমেন্ট করা সেই জায়গা যেখানে বিপজ্জনক ভুল জন্মায়, তাই মূল্য প্রায় সম্পূর্ণভাবে মুহূর্তে এটি ধরার মধ্যে। আপনার শেষ কয়েকটি পরিবর্তন দেখুন এবং জিজ্ঞাসা করুন ডকুমেন্টেশন জ্ঞান ধারণকারী ব্যক্তি সেই সময়ে লিখেছিলেন, নাকি পরে এটি পুনর্গঠন করা কেউ জুড়ে দিয়েছিলেন। একটি শক্তিশালী উত্তর ইতোমধ্যে স্থানে থাকা মূর্ত যন্ত্রব্যবস্থার দিকে নির্দেশ করে এবং প্রক্রিয়া এখনো স্মৃতি ও ইচ্ছাশক্তির ওপর ঝুঁকে থাকা ফাঁকের নাম বলে, সেগুলো বন্ধ করার একটি পরিকল্পনাসহ।

6. কোনো নথি কখনো ধরবে না এমন জ্ঞান, বিচার ও "আপনাকে জানতে হবে এই ট্রাস্ট ডিসচার্জ ভিন্নভাবে কোড করে", আমরা কীভাবে সরাই, এবং একজন ঠিকাদারের চুক্তি শেষ হলে প্রতিবার কি এটি কঠিনতর হয়? একটি সেবাকে নিরাপদ রাখা জিনিসের অনেকটা অন্তর্নিহিত: অন্তর্দৃষ্টি, ধরন শনাক্তকরণ এবং কষ্টে-অর্জিত প্রসঙ্গ যা লিখে রাখা প্রতিরোধ করে, এবং SECI মডেল একটি স্মারক যে একা ডকুমেন্টেশন কখনো এটি পুরোপুরি বহিঃপ্রকাশ করে না। এই প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে আপনি উইকি কাজটি করে ধরে নেওয়ার বদলে জোড়া, ছায়া-অনুসরণ, টিচ-ব্যাক সেশন ও অনুশীলনের সম্প্রদায়ের মাধ্যমে সেই জ্ঞান কত সুচিন্তিতভাবে ছড়ান। টানাপোড়েন সবচেয়ে তীক্ষ্ণ যেখানে আপনি ঠিকাদার ও একাধিক সরবরাহকারীর ওপর নির্ভর করেন, কারণ তাদের গভীরতম জ্ঞান প্রতিটি নিযুক্তির শেষে দরজা দিয়ে বেরিয়ে যায় যদি ধারণ একটি চুক্তিগত ও সাংস্কৃতিক প্রত্যাশা না হয়, শেষ সপ্তাহে চাওয়া একটি সৌজন্য নয়। আলোচনা করুন আপনার কারুশিল্প, ক্লিনিক্যাল নিরাপত্তা, সংহতি, ডেটা প্রকৌশল, রক্ষিত সময়সহ জীবন্ত গিল্ড আছে কি না, নাকি ক্রস-দল শেখা কেবল আকস্মিকভাবে ঘটে। একটি সৎ উত্তর সত্যিই অন্তর্নিহিত এবং ব্যক্তি-থেকে-ব্যক্তি স্থানান্তর দরকার এমন জ্ঞান এবং নিছক অধৃত জ্ঞান আলাদা করে, এবং একটি আকাঙ্ক্ষার বদলে প্রকৃত চর্চার দিকে নির্দেশ করতে পারে, একটি জোড়া রোটা, প্রস্থানকারী ঠিকাদারদের জন্য একটি জ্ঞান-ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা, একটি সক্রিয় অনুশীলনের সম্প্রদায়।

বাস্তবে: স্বাস্থ্য ও পরিচর্যার একটি উদাহরণ#

একটি ইন্টিগ্রেটেড কেয়ার সিস্টেম (ICS) একটি শেয়ার্ড কেয়ার রেকর্ড চালায় যা তিনটি অ্যাকিউট ট্রাস্ট, কমিউনিটি সেবা এবং একটি সামাজিক-পরিচর্যা কেস-ব্যবস্থাপনা সিস্টেম থেকে ডেটা টানে। সংহতি দুই বছর আগে মূলত একজন চুক্তিবদ্ধ প্রকৌশলী, "Dev", দ্বারা গড়া হয়েছিল, যিনি মেলানো যুক্তির প্রতিটি অদ্ভুততা বুঝতেন যা ঠিক করে কখন দুটি রেকর্ড একই ব্যক্তিকে নির্দেশ করে। Dev-এর চুক্তি ছয় সপ্তাহে শেষ হয়। একটি উইকি আছে, কিন্তু এটি নির্মাণের সময় সর্বশেষ অর্থবহভাবে হালনাগাদ হয়েছিল।

সরবরাহ নেতা এটিকে একটি এক-বাস-ফ্যাক্টর ঝুঁকি হিসেবে দেখেন এবং এর বিপরীতে নিজের নাম দিয়ে কর্মসূচি ঝুঁকি রেজিস্টারে রাখেন। ছয় সপ্তাহ জুড়ে, তিনি একটি ছোট "জ্ঞান ধারাবাহিকতা" প্রচেষ্টা অর্থায়ন করেন: Dev প্রতি সকালে দুজন স্থায়ী প্রকৌশলীর সঙ্গে জোড়া দেন, এবং একটি বিদায়ী ব্রেইন-ডাম্পের বদলে তাঁরা যেতে যেতে বহিঃপ্রকাশ করেন, Dev মুখস্থ জানেন এমন ব্যর্থতা ধরনের জন্য রানবুক লেখা, এবং মেলানো যুক্তি কেন কিছু অমিল সহ্য করে তা ব্যাখ্যা করা ADR (দেখা যায় একটি আপাতদৃষ্টিতে অগোছালো নিয়ম আছে মূল ক্লিনিক্যাল-নিরাপত্তা কেসে পতাকাঙ্কিত একটি জানা রোগী-নিরাপত্তা হ্যাজার্ড এড়াতে)। ডক সংহতি কোডের একই Git রিপোজিটরিতে যায়, পুল রিকোয়েস্টে পর্যালোচিত, তাই সেগুলো সংস্করণকৃত ও হালনাগাদ।

Dev চলে যাওয়ার দুই মাস পরে, একটি অ্যাকিউট ট্রাস্টের ফিড রাতারাতি নকল রোগী রেকর্ড তৈরি করতে শুরু করে। অন-কল প্রকৌশলী, যিনি কখনো Dev-এর সঙ্গে দেখা করেননি, রানবুক খোলেন, সংখ্যা-করা ধাপ অনুসরণ করেন, প্রতিটি পর্যায়ে প্রত্যাশিত ফল নিশ্চিত করেন, এবং এক ঘণ্টার মধ্যে সঠিক মেলানো পুনরুদ্ধার করেন। দোষহীন ঘটনা-পরবর্তী পর্যালোচনায় দল ট্রিগার খুঁজে পায় (ট্রাস্ট NHS নম্বর কীভাবে কোড করে তাতে একটি উজানের পরিবর্তন) এবং এটি একটি পর্যবেক্ষণ অ্যালার্ট ও একটি রানবুক হালনাগাদে পরিণত করে। যা একটি বহু-দিনের, উচ্চ-ঝুঁকির হুড়োহুড়ি, এবং একটি প্রকৃত রোগী-নিরাপত্তা ঘটনা, হতো তা একটি নথিবদ্ধ, এক-ঘণ্টার পুনরুদ্ধার হয়ে ওঠে, কারণ যিনি অন্তর্নিহিত জ্ঞান ধরে রেখেছিলেন তিনি এখনো সেখানে থাকতে এটি স্পষ্ট করা হয়েছিল।

খাতভিত্তিক দৃষ্টিকোণ#

স্টার্ট-আপ#

একটি ডিজিটাল-স্বাস্থ্য স্টার্ট-আপ সর্বোচ্চ বাস-ফ্যাক্টর ঝুঁকি এবং এটি মোকাবেলার সবচেয়ে কম ফাঁক নিয়ে বাস করে: মুষ্টিমেয় প্রকৌশলী, প্রতিটি মাথায় গভীর জ্ঞান, এবং একটি সংস্কৃতি যা লেখার চেয়ে সরবরাহকে মূল্য দেয়। ব্যবহারিক পদক্ষেপ হলো ওয়ার্কফ্লোতে সন্নিবিষ্ট হালকা, সস্তা ডকুমেন্টেশন, রিপোতে ছোট Markdown ফাইল হিসেবে ADR, প্রথমবার কিছু ভাঙলে লেখা রানবুক, প্রথম দিন থেকে কোড হিসেবে ডক যাতে মাপ এটি কঠিন করার আগে অভ্যাস গড়ে ওঠে। প্রতিষ্ঠাতাদের "পণ্য-বাজার-মিল-এর পরে" পর্যন্ত সব ডকুমেন্টেশন বিলম্বিত করার প্রলোভন প্রতিরোধ করা উচিত, কারণ একটি ক্লিনিক্যাল পণ্যে একটি বিভ্রাট, বা প্রমাণের অভাবে একটি ব্যর্থ ক্লিনিক্যাল-নিরাপত্তা বা DTAC (Digital Technology Assessment Criteria) মূল্যায়ন, অস্তিত্বগত হতে পারে। লক্ষ্য একটি মাজা জ্ঞান ভিত্তি নয়, নিশ্চিত করা যে কোনো একক প্রস্থান কোম্পানি ডোবাতে পারে না।

ক্ষুদ্র ব্যবসা#

একটি প্রতিষ্ঠিত ছোট প্রদানকারী, একটি জিপি প্র্যাকটিস, কমিউনিটি ফার্মেসি, কেয়ার হোম বা একক-স্থানের ক্লিনিক, একটি বড় ট্রাস্টের সমান ক্লিনিক্যাল-নিরাপত্তা ও রেকর্ড-ধরে-রাখার দায়িত্ব বহন করে কিন্তু কোনো নিবেদিত IT বা জ্ঞান-ব্যবস্থাপনা ফাংশন এবং একটি গড়ার সামান্য ফাঁক ছাড়া। এখানে চর্চা মৌলিকভাবে সমানুপাতিক হতে হবে: গুরুত্বপূর্ণ মুষ্টিমেয় রানবুকের জন্য একটি খুঁজে-পাওয়া জায়গা (ক্লিনিক্যাল সিস্টেম কীভাবে পুনরুদ্ধার করবেন, শেয়ার্ড কেয়ার রেকর্ড ব্যর্থ হলে কাকে ডাকবেন), একটি সরল নামধারী-মালিক ব্যবস্থা যাতে সংকটপূর্ণ জ্ঞান কেবল প্র্যাকটিস ব্যবস্থাপক বা একজন দীর্ঘ-সেবার নার্সের কাছে না বসে, এবং তাঁরা আইনত ধরে রাখতে বাধ্য বিধিবদ্ধ রেকর্ড এবং যে কাজের নোট নয় তাদের মধ্যে একটি স্পষ্ট রেখা। তীব্র ঝুঁকি হলো ধারাবাহিকতার ছদ্মবেশে একটি এক বাস ফ্যাক্টর: যিনি জানেন সবকিছু কীভাবে কনফিগার করা তিনিই দৈনন্দিন চালাচ্ছেন, এবং একটি অবসর বা একটি দীর্ঘ অসুস্থতা কাউকে একটি নিরাপত্তা-সংকটপূর্ণ সিস্টেম চালাতে সক্ষম না রেখে যেতে পারে। যেখানে সিস্টেম একজন বিক্রেতা দ্বারা সরবরাহ ও হোস্ট করা, ছোট প্রদানকারীর তবু নিজস্ব স্থানীয় কনফিগারেশন ও ওয়ার্করাউন্ড লিখে রাখা উচিত, কারণ সরবরাহকারী ডকুমেন্ট করবে না এই প্রতিষ্ঠান পণ্যটি আসলে কীভাবে ব্যবহার করে।

বৃহৎ প্রতিষ্ঠান#

একটি বড় NHS ট্রাস্ট, ICS বা স্বাস্থ্য-প্রযুক্তি সরবরাহকারী বিপরীত ব্যর্থতার মুখোমুখি: অনেক বেশি ডকুমেন্টেশন, SharePoint, Confluence, নেটওয়ার্ক ড্রাইভ ও ইমেইল জুড়ে ছড়ানো, কোনো সত্যের একক উৎস ও দুর্বল খুঁজে-পাওয়া ছাড়া। এন্টারপ্রাইজ চ্যালেঞ্জ তথ্য স্থাপত্য, মালিকানা ও ছাঁটাই: প্রতিটি তথ্য কোথায় মাস্টার করা ঠিক করা, মালিক নিযুক্ত করা, নকল অবসর দেওয়া, এবং জ্ঞান ব্যবস্থাপনাকে সেবা ব্যবস্থাপনা ও পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণের সঙ্গে যুক্ত করা। অনুশীলনের সম্প্রদায় এখানে নিজের স্থান অর্জন করে, ডজন ডজন দল জুড়ে ধরন ছড়ায় যা অন্যথায় প্রত্যেকে একই শিক্ষা কষ্টে শিখত। পরিচালনার ঝুঁকি হলো ভারী ঠিকাদার ও বহু-সরবরাহকারী ব্যবহার, যেখানে ধারণ একটি চুক্তিগত ও সাংস্কৃতিক প্রত্যাশা না হলে প্রতিটি চুক্তির শেষে জ্ঞান দরজা দিয়ে বেরিয়ে যায়।

সরকার#

একটি জাতীয় বা স্থানীয় সরকারি সংস্থা, NHS England, DHSC, UKHSA বা একটি স্থানীয় কর্তৃপক্ষ, বিধিবদ্ধ রেকর্ড-ব্যবস্থাপনা দায়িত্ব, তথ্য-স্বাধীনতা বাধ্যবাধকতা এবং সরকারি-নিরীক্ষা যাচাইয়ের অধীনে কাজ করে, তাই জ্ঞান ব্যবস্থাপনা আংশিক আইন ও জনজবাবদিহিতার বিষয়। সেবা, অর্থ ও নীতি সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নথিবদ্ধ, সংজ্ঞায়িত সময়ের জন্য ধরে রাখা এবং বাছাই কমিটি, National Audit Office পর্যালোচনা ও সরকারি তদন্তের জন্য বছর পরে খুঁজে পাওয়া যেতে হবে; বড় তদন্তের সাম্প্রতিক ইতিহাস দেখায় দুর্বল রেকর্ড-রাখা নিজেই একটি কেলেঙ্কারি কীভাবে হয়ে ওঠে। সরকারকে বিধিবদ্ধ রেকর্ড (সূচি অনুযায়ী ধরে রাখা ও নিষ্পত্তি করা) এবং কাজের জ্ঞান (তাজাতার জন্য পরিচালিত)-এর মধ্যে রেখা ধরে রাখতে হবে, শৃঙ্খলার সঙ্গে NHS Records Management Code of Practice প্রয়োগ করে। স্বচ্ছতা মূলমন্ত্র: কাজের অনুমান হওয়া উচিত ডকুমেন্টেশন একদিন জনগণ পড়তে পারে।

ব্যর্থতার সাধারণ ধরন#

• বীর ও এক বাস ফ্যাক্টর। যে ব্যক্তি "শুধু সিস্টেম জানেন" তাঁকে উদযাপন যখন সেই জ্ঞান ছড়ানোর কাজ কখনো অর্থায়ন করা হয় না। এটি দক্ষ মনে হয় যে দিন তাঁরা অনুপলব্ধ হন এবং একটি নিরাপত্তা-সংকটপূর্ণ সেবা চালানোর কেউ থাকে না।
• একবার-লেখা ডকুমেন্টেশন। নির্মাণের সময় তৈরি এবং কখনো আর স্পর্শ না করা নথি, আত্মবিশ্বাসী মিথ্যায় ভেসে যাচ্ছে। বাসি ডক কিছু না থাকার চেয়ে বেশি বিপজ্জনক, কারণ মানুষ সেগুলোর ওপর ব্যবস্থা নেয়।
• উইকি ভাগাড়। হাজার হাজার পৃষ্ঠা, কোনো কাঠামো নেই, কোনো মালিক নেই, কোনো পর্যালোচনা তারিখ নেই, জ্ঞান যা প্রযুক্তিগতভাবে আছে কিন্তু খুঁজে পাওয়া বা বিশ্বাস করা যায় না। পরিমাণকে মূল্য ভুল করা।
• কাজ থেকে দূরে ডক। কোডিংয়ের সময় কেউ খোলে না এমন একটি আলাদা সরঞ্জামে ডকুমেন্টেশন, বাস্তবতা থেকে বিচ্যুত হওয়ার নিশ্চয়তা। কোড হিসেবে ডক এর প্রতিষেধক।
• শেখা-পাঠ নাট্য। ঘটনা-পরবর্তী পর্যালোচনা যা একটি নথি এবং কখনো বন্ধ না হওয়া পদক্ষেপের তালিকা তৈরি করে, তাই একই ঘটনা পুনরাবৃত্ত হয়। প্রক্রিয়া আচার হয়, উন্নতি নয়।
• রেকর্ড ও নোট গুলিয়ে ফেলা। হয় আইনত ধরে রাখতে বাধ্য এমন কিছু মুছে ফেলা, অথবা সবকিছু চিরকাল জমিয়ে রেখে একটি ডেটা-সুরক্ষা ও খুঁজে-পাওয়ার দায় তৈরি করা। উভয়ই বিধিবদ্ধ রেকর্ড ও দলের ডকুমেন্টেশন আলাদা না করা থেকে আসে।
• পর্যালোচনা কক্ষে দোষ। ব্যর্থতার সবচেয়ে কাছের ব্যক্তিকে শাস্তি দেওয়া পর্যালোচনা, যা প্রত্যেককে প্রকৃত কারণ লুকাতে শেখায় এবং প্রক্রিয়া যে সততার ওপর নির্ভর করে তা ধ্বংস করে।

পরিপক্বতা মডেল#

চেকলিস্ট#

• প্রতিটি সংকটপূর্ণ সিস্টেমের একটি সেবা ম্যানুয়াল, একটি হালনাগাদ রানবুক এবং এর উল্লেখযোগ্য সিদ্ধান্তের জন্য ADR আছে।
• ডকুমেন্টেশন আপনার সম্পন্নের-সংজ্ঞার অংশ এবং পরিবর্তনের একই পুল রিকোয়েস্টে পর্যালোচিত।
• প্রতিটি ডোমেনের একটি নামধারী সত্যের একক উৎস আছে; জানা নকল মুছে বা পুনঃনির্দেশ করা।
• এক-বাস-ফ্যাক্টর সিস্টেম মালিক ও একটি সক্রিয় ক্রস-প্রশিক্ষণ পরিকল্পনাসহ ঝুঁকি রেজিস্টারে।
• রানবুক যিনি লেখেননি এমন কারও দ্বারা পরীক্ষিত হয়েছে, একটি ড্রিলে বা প্রকৃত ঘটনায়।
• ঘটনা-পরবর্তী পর্যালোচনা দোষহীন এবং মালিকানাধীন, সময়-সীমাবদ্ধ পদক্ষেপ তৈরি করে যা বন্ধ হয়।
• জ্ঞান ভিত্তির একটি স্পষ্ট কাঠামো, পৃষ্ঠা মালিক ও পর্যালোচনা তারিখ আছে; বাসি পৃষ্ঠা ছাঁটা হয়।
• দল জুড়ে বিস্তৃত একটি কারুশিল্পের জন্য অন্তত একটি সক্রিয় অনুশীলনের সম্প্রদায় আছে, এর জন্য রক্ষিত সময়সহ।
• বিধিবদ্ধ রেকর্ড দলের ডকুমেন্টেশন থেকে আলাদা এবং সঠিক ধরে রাখার সূচিতে পরিচালিত।
• নতুন যোগদানকারীদের একটি প্রাথমিক অবদান হিসেবে তাঁদের আঘাত করা প্রথম ডকুমেন্টেশন ফাঁক ঠিক করতে বলা হয়।

মূল উৎস#

• NHS England / NHSX, Records Management Code of Practice 2021, স্বাস্থ্য ও পরিচর্যা রেকর্ডের জন্য বিধিবদ্ধ ধরে রাখার সূচি ও জীবনচক্র দায়িত্ব।
• GOV.UK Service Manual (Government Digital Service), ডিজিটাল সেবার জন্য লেখা ও চালানোর নির্দেশিকা, ডকুমেন্টেশন ও একটি সেবা চালানো সহ।
• NHS Digital Service Standard, টেকসই, ভালো-নথিভুক্ত ডিজিটাল সেবা গড়া ও রক্ষণাবেক্ষণের প্রত্যাশা।
• Michael Nygard, "Documenting Architecture Decisions" (2011), স্থাপত্য সিদ্ধান্ত রেকর্ড (ADR)-এর উৎস ধরন।
• Google, Site Reliability Engineering, দোষহীন ঘটনা-পরবর্তী পর্যালোচনা (পোস্টমর্টেম), রানবুক, এবং পরিচালনগত মূল-ব্যক্তি ঝুঁকি কমানো।
• Etienne Wenger, Communities of Practice: Learning, Meaning, and Identity (1998), অনুশীলনের সম্প্রদায়ের মৌলিক গ্রন্থ।
• Nonaka ও Takeuchi, The Knowledge-Creating Company (1995), অন্তর্নিহিত-থেকে-স্পষ্ট জ্ঞান রূপান্তরের SECI মডেল।
• The Write the Docs সম্প্রদায়, কোড হিসেবে ডক এবং ডকুমেন্টেশনকে পণ্য হিসেবে দেখা সংক্রান্ত অনুশীলনকারী নির্দেশিকা।

তথ্যসূত্র#

1. Knowledge management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management
2. Tacit knowledge — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Tacit_knowledge
3. Explicit knowledge — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Explicit_knowledge
4. SECI model of knowledge dimensions — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/SECI_model_of_knowledge_dimensions
5. Bus factor — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Bus_factor
6. Runbook — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Runbook
7. Architectural decision — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Architectural_decision
8. Single source of truth — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Single_source_of_truth
9. Community of practice — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Community_of_practice
10. Records management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Records_management
11. Information architecture — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Information_architecture
12. Postmortem documentation — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Postmortem_documentation
13. Onboarding — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Onboarding
14. Records Management Code of Practice 2021 — NHS England / NHSX — https://www.nhsx.nhs.uk/information-governance/guidance/records-management-code/
15. Service manual — Government Digital Service (GOV.UK) — https://www.gov.uk/service-manual
16. Documenting Architecture Decisions — Michael Nygard — https://cognitect.com/blog/2011/11/15/documenting-architecture-decisions
17. Site Reliability Engineering — Google — https://sre.google/books/
18. Write the Docs — docs-as-code guidance — https://www.writethedocs.org/guide/docs-as-code/