Pwnc 5.1 — Gwaith dan Arweiniad Prosiect

Mewn un frawddeg: Gwaith dan arweiniad prosiect yw'r offeryn cywir pan fo gan y swydd gwmpas diffiniedig, oes gyfyngedig a chyflwr terfynol clir — ymdrech dros dro, reoledig a ddarperir i amser, cost ac ansawdd y cytunwyd arnynt, ac yna'n cael ei chau.

Pam mae hyn yn bwysig ym maes iechyd a gofal#

Nid yw popeth yn wasanaeth byw. Mae rhywfaint o'r gwaith pwysicaf ym maes iechyd a gofal yn gyfyngedig mewn gwirionedd: ymfudo o un cofnod cleifion electronig i un arall, cyflwyno Wi-Fi ar draws stad ysbyty, amnewid gweinyddion diwedd oes, datgomisiynu system etifeddol cyn i gontract cyflenwr ddod i ben, neu ddarparu elfen ddigidol adeilad ysbyty newydd. Mae gan y gwaith hwn ddechrau, canol a diwedd pendant. Byddai ei reoli fel cynnyrch penagored yn gwastraffu arian ac yn niwlio atebolrwydd; mae angen disgyblaeth prosiect arno.

Mae rheoli prosiectau yn ennill ei le yma'n union oherwydd bod y polion yn uchel a'r cyfyngiadau'n galed. Mae gan drosglwyddo ymfudo data benwythnos mynd yn fyw penodedig, risg diogelwch cleifion os collir neu lygrir cofnodion, ac ymyl clogwyn cytundebol os caiff yr hen system ei diffodd. Mae arian cyhoeddus wedi'i ymrwymo yn erbyn achos busnes, a bydd y Senedd, archwilwyr a byrddau'n gofyn a gafodd ei wario fel y cymeradwywyd. Mae gwaith dan arweiniad prosiect yn darparu'r llywodraethiant — achos busnes, pyrth cam, a chau rheoledig — sy'n gadael i fwrdd ymrwymo cyfalaf yn hyderus ac atal y gwaith yn lân os bydd y cyfiawnhad yn diflannu.

Y perygl yw defnyddio'r offeryn hwn at y swydd anghywir. Mae llywodraethiant dan arweiniad prosiect a gymhwysir i wasanaeth digidol sy'n esblygu yn cynhyrchu'r patholeg "adeiladu a gadael" a ddisgrifir ym Mhwnc 5.0 — Gwaith dan Arweiniad Cynnyrch. Mae'r pwnc hwn yn egluro ble mae gwaith dan arweiniad prosiect yn offeryn cywir, a ble mae ei derfynau'n dechrau. Mae'n eistedd ochr yn ochr â Phwnc 5.2 — Gwaith dan Arweiniad Rhaglen, sy'n cydgysylltu sawl prosiect, a Phwnc 5.3 — Rheoli Portffolio a Phrosiectau Menter (EPPM), sy'n dewis rhwng yr offer hyn.

Cysyniadau craidd#

Prosiect. Sefydliad dros dro a grëwyd i ddarparu un neu fwy o allbynnau diffiniedig i fanyleb y cytunwyd arni, o fewn cyfyngiadau amser, cost ac ansawdd. Y nodwedd ddiffiniol yw ei fod yn dros dro — mae'n bodoli i gyrraedd diwedd diffiniedig ac yna'n chwalu.

Y triongl haearn (cwmpas, amser, cost). Y model cyfyngiadau clasurol: mae cwmpas, amserlen a chyllideb yn rhyngddibynnol, ac mae ansawdd yn cael ei effeithio gan sut y'u cydbwysir. Newidiwch un a byddwch yn newid y lleill; rheoli'r cyfnewidiad hwn yn dryloyw yw'r rhan fwyaf o reolaeth prosiect.

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments). Dull prosiect strwythuredig llywodraeth y DU, a ddefnyddir yn eang ar draws y GIG a'r sector cyhoeddus. Mae wedi'i adeiladu ar egwyddorion (cyfiawnhad busnes parhaus, rolau diffiniedig, rheoli fesul cam, rheoli drwy eithriad, canolbwyntio ar gynhyrchion, dysgu o brofiad, teilwra i'r amgylchedd) ac yn trefnu gwaith yn gamau rheoledig â bwrdd prosiect yn rhoi cyfeiriad.

PMI / PMBOK. Mae Guide to the Project Management Body of Knowledge y Project Management Institute yn gymar rhyngwladol amlycaf, gan fframio gwaith prosiect o amgylch parthau perfformiad ac egwyddorion yn hytrach na phroses gam wrth gam ragnodedig. Mae PRINCE2 a PMBOK yn lensys cyflenwol ar yr un ddisgyblaeth.

Achos busnes. Y ddogfen sy'n cyfiawnhau'r prosiect: y broblem, yr opsiynau a aseswyd, y buddion disgwyliedig, y costau a'r risgiau. Mewn PRINCE2 mae'r achos busnes yn fyw — caiff ei wirio ar bob ffin cam, a phe bai cyfiawnhad parhaus yn diflannu, y penderfyniad cywir yw stopio. Mewn cyrff cyhoeddus y DU mae hwn fel arfer wedi'i strwythuro fel Model Pum Achos Trysorlys EF (strategol, economaidd, masnachol, ariannol, rheoli).

Pyrth cam. Mae prosiect PRINCE2 wedi'i rannu'n gamau rheoli wedi'u gwahanu gan byrth penderfynu. Ar bob ffin mae bwrdd y prosiect yn gwneud penderfyniad stopio/bwrw ymlaen bwriadol: mae'n adolygu cynnydd a'r achos busnes, yn cymeradwyo cynllun y cam nesaf, ac yn ymrwymo adnoddau ar gyfer y cam hwnnw'n unig. Dyma sut mae bwrdd yn cadw rheolaeth ac yn osgoi taflu arian da ar ôl arian drwg.

Log RAID. Un gofrestr o Risgiau, Tybiaethau, Materion a Dibyniaethau — arteffact rheoli craidd rheolwr y prosiect. Mae RAID yn gwneud ansicrwydd yn weladwy ac yn hylaw: risgiau yw pethau a allai ddigwydd, materion yw pethau sydd wedi digwydd, tybiaethau yw'r hyn y mae'r cynllun yn dibynnu arno, a dibyniaethau yw'r hyn sydd ei angen ar y cynllun o fannau eraill.

Arferion gorau#

1. Dechreuwch ag achos busnes gonest a chadwch ef yn fyw. Defnyddiwch strwythur cydnabyddedig (y Model Pum Achos mewn cyrff cyhoeddus y DU) i asesu opsiynau go iawn, nid un ateb a benderfynwyd ymlaen llaw. Yna trinwch yr achos busnes fel dogfen fyw a adolygir ar bob porth cam — cyfiawnhad busnes parhaus yw egwyddor gyntaf PRINCE2, ac mae ei golli'n rheswm cyfreithlon dros stopio.

2. Diffiniwch gwmpas yn fanwl gywir a rheolwch newidiadau iddo. Gwerth prosiect yw diffiniad clir, wedi'i ffinio o "wedi'i wneud". Cytunwch ar y cwmpas, gosodwch linell sylfaen, a rhedwch bob newid arfaethedig drwy broses rheoli newid fel nad yw ymgripiad cwmpas yn bwyta'r gyllideb a'r amserlen yn dawel.

3. Rheolwch fesul cam â phyrth penderfynu go iawn. Rhannwch y gwaith yn gamau rheoli a chynhaliwch adolygiad stopio/bwrw ymlaen gwirioneddol ar bob ffin. Theatr yw porth sy'n dweud "bwrw ymlaen" bob amser; dim ond os yw stopio neu ail-gynllunio'n opsiwn go iawn y bydd y bwrdd yn ei arfer y mae'r ddisgyblaeth yn gweithio.

4. Rhedwch log RAID byw ac uwchgyfeirio drwy eithriad. Cynhaliwch Risgiau, Tybiaethau, Materion a Dibyniaethau mewn un lle, adolygwch ef yn rheolaidd, a defnyddiwch "rheoli drwy eithriad" PRINCE2 — mae rheolwr y prosiect yn gweithio o fewn goddefiannau y cytunwyd arnynt ac yn uwchgyfeirio at y bwrdd dim ond pan fydd goddefiant dan fygythiad. Mae hyn yn cadw amser uwch ar benderfyniadau gwirioneddol.

5. Neilltuwch atebolrwydd clir, un pwynt. Mae PRINCE2 yn mynnu rolau diffiniedig: bwrdd prosiect â pherchennog cyfrifol uwch/gweithrediaeth yn berchen ar yr achos busnes, defnyddiwr uwch yn cynrychioli'r rhai a fydd yn defnyddio'r allbwn, a chyflenwr uwch. Atebolrwydd amwys yw achos mwyaf cyffredin drifft.

6. Cynlluniwch y trawsnewid i wasanaeth byw cyn i chi ddechrau. Mae prosiect yn darparu allbwn; rhaid i rywun ei weithredu wedyn. Cytunwch ar y tîm sy'n derbyn, y model cymorth, a throsglwyddo diogelwch clinigol (DCB0160 ar gyfer defnyddio) fel rhan o'r prosiect, fel nad yw mynd yn fyw yn ymyl clogwyn i wactod perchnogaeth.

7. Pobwch ddiogelwch clinigol, llywodraethiant gwybodaeth a phrofi i mewn. Ar gyfer unrhyw system sy'n cyffwrdd â data cleifion, nid ychwanegion dewisol yw'r achos diogelwch clinigol, y DPIA, a phrofi trosglwyddo/adfer — maent yn gynhyrchion porth. Nid yw ymfudiad heb gynllun adfer wedi'i brofi'n barod i fynd yn fyw.

8. Caewch y prosiect yn fwriadol a chipiwch wersi. Mae diwedd diffiniedig yn golygu cau diffiniedig: cadarnhewch fod yr allbynnau wedi'u derbyn, trosglwyddwch i weithrediadau, rhyddhewch y tîm, a chofnodwch wersi a ddysgwyd (log gwersi PRINCE2). Mae prosiect heb ei gau yn gollwng adnoddau ac atebolrwydd am gyfnod amhenodol.

Cwestiynau i'w trafod gyda'ch tîm#

1. A yw'r gwaith o'n blaen yn gyfyngedig mewn gwirionedd â chyflwr terfynol diffiniedig, neu a ydym yn estyn am lywodraethiant prosiect oherwydd mai dyma'r llwybr ariannu rydym yn ei adnabod? Dyma'r cwestiwn pendant y mae'r pwnc yn troi arno, oherwydd mai dim ond pan fo gan y swydd ddechrau, canol a diwedd pendant mewn gwirionedd y mae disgyblaeth dan arweiniad prosiect yn offeryn cywir. Mewn sefydliad iechyd a gofal mae'r tynfa tuag at siâp prosiect yn gryf — mae cyllidebu cyfalaf, peirianwaith achos busnes ac adrodd i'r bwrdd i gyd wedi'u hadeiladu ar ei gyfer — felly gall gwasanaeth digidol sy'n esblygu gael ei wisgo fel prosiect yn syml oherwydd mai dyna sut y rhyddheir arian, sydd wedyn yn cynhyrchu'r patholeg adeiladu-a-gadael. Dylai'r ddadl archwilio pob ymgeisydd yn onest: mae amnewid system patholeg cyn i gyflenwr dynnu cymorth yn ôl yn cario ymyl clogwyn cytundebol caled ac yn gyfyngedig yn ddiamwys, tra nad oes gan "wella ap y claf" gyflwr terfynol ac mae'n perthyn ym Mhwnc 5.0. Ystyriwch a oes mynd yn fyw go iawn wedi hynny y dylai'r tîm chwalu ar ei ôl, neu a fydd rhywun angen parhau i wella'r peth am gyfnod amhenodol. Mae ateb da yn gwrthsefyll defnyddio llywodraethiant prosiect fel arfer, yn enwi'r cyflwr terfynol concrid a'r digwyddiad sy'n diffinio "wedi'i wneud", ac yn barod i ddweud na ddylai rhywfaint o'r hyn rydym yn ei redeg fel prosiectau ar hyn o bryd fod wedi bod yn brosiectau o gwbl.

2. Wrth ein pyrth cam, a fyddai'r bwrdd hwn mewn gwirionedd yn stopio neu ail-gynllunio prosiect sydd wedi colli ei gyfiawnhad — ac a allwn bwyntio at adeg y gwnaethom? Dim ond rheolaeth yw pyrth cam os yw stopio'n opsiwn go iawn y bydd y bwrdd yn ei arfer; theatr yw porth sy'n dweud "bwrw ymlaen" bob amser, a chyfiawnhad busnes parhaus yw egwyddor gyntaf PRINCE2 yn union oherwydd y dylai ei golli ddod â'r gwaith i ben. Mae'r tensiwn ym maes iechyd a gofal yn ddifrifol: mae atal ymfudiad EPR a adeiladwyd yn rhannol neu drosglwyddo system labordy yn teimlo fel cyfaddef methiant, gwastraffu cost suddedig, a tharfu ar glinigwyr sydd eisoes wedi newid eu cynlluniau, felly mae byrddau'n rhesymoli bwrw ymlaen hyd yn oed wrth i'r achos busnes anweddu'n dawel. Dewch ag enghraifft go iawn i'r drafodaeth — prosiect lle dangosodd profi fod y risg mapio data'n waeth na'r tybiwyd, neu lle llithrodd buddion — a gofynnwch a ddefnyddiwyd y porth fel y'i cynlluniwyd neu a'i rhoddwyd sêl rwber arno. Ystyriwch ba oddefiannau sy'n sbarduno uwchgyfeirio, pwy ar y bwrdd sydd â'r statws i alw stop, ac a yw rhesymeg cost suddedig yn cael ei henwi a'i herio yn yr ystafell. Mae ateb gonest yn cyfaddef ble mae pyrth wedi bod yn ffurfioldebau, yn disgrifio'r amodau y byddai'r bwrdd yn gwirioneddol atal neu ail-gwmpasu odanynt, ac yn trin yr awdurdod i stopio cyn dileu cyhoeddus fel gwir werth y ddisgyblaeth yn hytrach na bygythiad.

3. Pwy sy'n derbyn allbwn pob prosiect fel gwasanaeth byw, a sut rydym yn gwneud trosglwyddo diogelwch clinigol a pherchnogaeth barhaus yn gynnyrch porth yn hytrach nag ymyl clogwyn? Mae prosiect yn darparu allbwn; mae rhywbeth cyfyngedig yn dod i ben, ond rhaid gweithredu, gwella a chadw'n ddiogel yr hyn a gynhyrchodd ymhell ar ôl i'r tîm chwalu — a'r methiant tawel mwyaf cyffredin yw nad oes neb yn berchen arno ar yr ochr arall. Mewn system sy'n cyffwrdd â data cleifion nid taclusrwydd gweinyddol yw hyn: yr achos diogelwch defnyddio DCB0160, y DPIA, adfer wedi'i brofi, a thîm derbyn a enwir yw'r hyn sy'n sefyll rhwng mynd yn fyw rheoledig a gwactod perchnogaeth lle mae risgiau diogelwch yn cronni heb eu rheoli. Dylai'r ddadl orfodi eglurder ynghylch y trawsnewid cyn i'r prosiect ddechrau, nid ar benwythnos mynd yn fyw: pa dîm gweithredol sy'n ei gymryd, beth yw'r model cymorth, ac a oes gan y tîm hwnnw'r capasiti a'r dull gweithio (dan arweiniad cynnyrch, yn ôl Pwnc 5.0) i barhau i'w wella. Ystyriwch fynd yn fyw diweddar concrid ac a gafodd y trosglwyddo ei gynllunio neu ei fyrfyfyrio, ac a ganiatawyd i "mae'r prosiect wedi gorffen" olygu "a nawr nid yw'n swydd i neb". Mae ateb da yn enwi'r tîm derbyn a'r model cymorth ymlaen llaw, yn trin trosglwyddo diogelwch fel porth na all y prosiect ei basio hebddo, ac yn neilltuo gwelliant parhaus y gwasanaeth byw yn benodol i'r dull gweithio cywir yn hytrach na'i adael i drifftio.

4. Pan fydd y triongl haearn yn brathu a chwmpas, amser a chost yn gwrthdaro, pa gyfyngiad rydym yn ei ystwytho, ac a ganiateir i ddiogelwch cleifion byth fod y newidyn sy'n ildio? Mae pob prosiect go iawn yn taro'r foment yn y pen draw lle na all yr amserlen, y gyllideb a'r cwmpas a addawyd i gyd ddal, ac mae sut mae'r tîm yn datrys y wasgfa honno'n datgelu'r hyn y mae'n ei werthfawrogi mewn gwirionedd. Ym maes iechyd a gofal mae'r fagl yn neilltuol: oherwydd bod y dyddiad gorffen yn aml yn ymyl clogwyn cytundebol caled — cyflenwr yn tynnu cymorth yn ôl, les yn dod i ben, canolfan ddata'n cau — yn aml ni all amser symud, felly mae'r pwysau'n disgyn yn dawel ar ansawdd, sydd mewn system glinigol yn golygu torri profi, cywasgu dilysu, neu gludo â diffygion mapio data hysbys. Dylai'r drafodaeth enwi, ymlaen llaw, pa gornel o'r triongl y bydd y sefydliad yn ei gwarchod a pha un y bydd yn ei haberthu, a bod yn eglur nad diogelwch clinigol a llywodraethiant gwybodaeth yw'r falf rhyddhau hyd yn oed pan fo popeth arall yn sefydlog. Edrychwch ar drosglwyddo diweddar a gofynnwch beth a ildiodd yn dawel pan ddaliodd y dyddiadau: ai'r ymarfer adfer, y ffenestr dilysu clinigol, neu'r hyfforddiant ydoedd? Ystyriwch pwy sydd â'r awdurdod i symud y dyddiad mynd yn fyw yn hytrach nag erydu'r ymyl diogelwch, ac a yw'r sgwrs honno'n digwydd yn agored yn y bwrdd neu'n ddiofyn ar lawr gwlad. Mae ateb gonest yn datgan y drefn flaenoriaeth cyn y wasgfa, yn trin dyddiad a lithrodd neu gam a ail-gynlluniwyd fel canlyniad cyfreithlon, ac yn gwrthod gadael i bwysau amserlen heb ei ddatgan droi'n risg glinigol heb ei logio.

5. A yw ein log RAID yn offeryn byw sy'n newid yr hyn a wnawn, neu'n ddogfen a gynhaliwn i edrych fel ein bod wedi'n llywodraethu — ac a fyddai'n codi'r risg sy'n suddo'r prosiect mewn gwirionedd? Dim ond os yw ei adolygu'n newid penderfyniadau y mae log RAID yn ennill ei le; y patholeg gyffredin yw cofrestr a ysgrifennir wrth gychwyn, a gyflwynir mewn byrddau, ac na weithredir arni byth tra bo'r risgiau sy'n bwysig yn aeddfedu heb eu gwylio. Mewn ymfudiad neu drosglwyddo mae'r risgiau pendant yn aml yn benodol ac yn wybyddadwy — canlyniadau hanesyddol na fyddant yn mapio'n lân i ystodau cyfeirio newydd, dibyniaeth ar newidiadau wal dân tîm arall, tybiaeth y bydd adnodd dilysu clinigol yn rhydd pan fo ei angen — a'r cwestiwn yw a yw'r log yn eu henwi'n goncrid neu'n cuddio y tu ôl i gofnodion generig fel "cyfyngiadau adnoddau". Dylai'r ddadl brofi a yw uwchgyfeirio drwy eithriad yn real: a yw rheolwr y prosiect yn gweithio o fewn goddefiannau y cytunwyd arnynt ac yn codi sylw'r bwrdd dim ond pan fydd un dan fygythiad, neu a yw popeth naill ai'n aros yn dawel neu'n dod yn argyfwng? Ystyriwch a yw digwyddiadau a fu bron â digwydd a materion a wireddwyd yn bwydo'n ôl i sut mae'r cam nesaf yn cael ei gynllunio, neu'n cael eu logio a'u hanghofio'n syml. Gall ateb da bwyntio at benderfyniad y newidiodd y log RAID mewn gwirionedd, mae'n gwahaniaethu'r ddwy neu dair risg a allai atal y prosiect yn wirioneddol oddi wrth y gynffon hir o rai bach, ac yn trin y log fel rheolaeth weithredol yn hytrach nag arteffact a gynhyrchir ar gyfer sicrwydd.

6. Ar ôl i ni gau a chwalu, a oes unrhyw un yn gwirio a wireddodd y buddion yn yr achos busnes mewn gwirionedd — ac a fyddem yn gwybod pe na baent? Mae'r achos busnes yn addo buddion i gyfiawnhau'r gwariant, ond mae gwaith dan arweiniad prosiect yn naturiol yn dod i ben wrth fynd yn fyw a rhyddhau'r tîm, felly mae eiliad y gwirionedd — a leihaodd yr ymfudo risg mewn gwirionedd, a dorrodd gost, neu a wellodd ofal — fel arfer yn disgyn ar ôl i bawb symud ymlaen ac nid oes neb yn atebol am ei gadarnhau. Mae hyn yn bwysig iawn ym maes iechyd a gofal cyhoeddus, lle mae arian wedi'i ymrwymo yn erbyn achos busnes Pum Achos y dywedwyd wrth y Senedd, archwilwyr a byrddau y byddai'n darparu canlyniadau penodol, ac eto gwireddu buddion yw'r cam a hepgorir amlaf oherwydd nad yw'r prosiect a fyddai wedi bod yn berchen arno'n bodoli mwyach. Dylai'r drafodaeth benderfynu pwy sy'n etifeddu tracio buddion pan fydd y prosiect yn cau, dros ba gyfnod, ac yn erbyn pa fesuriadau llinell sylfaen — y mae'n rhaid eu cipio cyn mynd yn fyw neu cânt eu colli. Ystyriwch brosiect diweddar a gwblhawyd a gofynnwch yn blaen a oes unrhyw un wedi gwirio ers hynny ei fuddion addawedig, ac a fyddai diffyg byth yn cyrraedd y bwrdd a'i cymeradwyodd. Mae ateb gonest yn neilltuo perchnogaeth buddion ar ôl cau i swyddogaeth sefydlog yn hytrach na'r tîm a chwalodd, yn cipio'r llinell sylfaen tra bo'r prosiect yn dal yn fyw, ac yn barod i gofnodi bod prosiect wedi darparu ei allbwn ar amser ac o fewn y gyllideb ond heb ddarparu'r gwerth a'i cyfiawnhaodd.

Yn ymarferol: enghraifft iechyd a gofal#

Rhaid i ymddiriedolaeth acíwt amnewid ei system rheoli gwybodaeth labordy patholeg sy'n heneiddio cyn i'r cyflenwr presennol dynnu cymorth yn ôl ymhen 14 mis. Dyma waith dan arweiniad prosiect o'r llyfr testun: dyddiad gorffen penodol, cwmpas diffiniedig, ymyl clogwyn cytundebol caled, a risg diogelwch cleifion acíwt os collir canlyniadau wrth ymfudo.

Mae'r ymddiriedolaeth yn ysgrifennu achos busnes Pum Achos yn asesu tri opsiwn (uwchraddio yn ei le, caffael system newydd, rhannu enghraifft ranbarthol), yn dewis caffael, ac yn sefydlu prosiect PRINCE2 â bwrdd clir: gweithrediaeth sy'n berchen ar yr achos busnes, defnyddiwr uwch (y prif wyddonydd biofeddygol), a'r cyflenwr uwch. Rhennir y gwaith yn gamau rheoli — caffael, adeiladu a ffurfweddu, ymfudo data, profi, a mynd yn fyw — pob un yn gorffen mewn porth penderfynu.

Mae rheolwr y prosiect yn rhedeg log RAID. Risg allweddol yw na fydd canlyniadau hanesyddol efallai'n mapio'n lân i ystodau cyfeirio'r system newydd; dibyniaeth yw newidiadau wal dân y tîm rhwydwaith; tybiaeth yw y bydd adnodd dilysu clinigol ar gael ar gyfer profi. Wrth borth cam yr ymfudo, mae profi'n datgelu bod y risg mapio data'n waeth na'r tybiwyd, felly mae'r bwrdd yn defnyddio'r porth fel y'i cynlluniwyd: nid yw'n bwrw ymlaen yn ddall, ond yn cymeradwyo cam wedi'i ail-gynllunio â ffenestr ddilysu estynedig a chynllun adfer wedi'i brofi, gan ddiogelu diogelwch cleifion dros yr amserlen wreiddiol.

Mae mynd yn fyw yn digwydd dros benwythnos rheoledig â'r cynllun adfer wrth gefn a chymeradwyaeth diogelwch clinigol DCB0160. Derbynnir y system, caiff ei throsglwyddo i'r tîm gweithrediadau a fydd yn ei rhedeg, logir gwersi, a chaeir y prosiect yn ffurfiol. Mae'r tîm yn chwalu — yn gywir, oherwydd bod y swydd wedi'i gwneud mewn gwirionedd. Dull gweithio gwahanol yw'r hyn sy'n dilyn (gwelliant parhaus y gwasanaeth byw), ac mae'r ymddiriedolaeth yn ofalus i beidio â chadw tîm prosiect llawn i redeg am byth i'w wneud.

Golwg drwy wahanol sectorau#

Busnes newydd#

Anaml y bydd cwmni iechyd digidol bach yn rhedeg prosiectau PRINCE2 ffurfiol, ond mae gwaith cyfyngedig mewn gwirionedd yn ymddangos o hyd — ymfudo data un-tro i blatfform cwmwl newydd, gwthiad ardystio Cyber Essentials neu DTAC, adfer profi treiddiad cyn contract mawr y GIG. Mae'r busnes newydd yn trin y rhain fel ymdrechion ysgafn, cyfyngedig o ran amser â pherchennog a enwir a diffiniad clir o "wedi'i wneud", gan fenthyg y ddisgyblaeth (cwmpas penodol, dyddiad gorffen, mynd/peidio mynd) heb y seremoni (dim bwrdd prosiect ffurfiol, dim pyrth pum cam). Mewn gwirionedd, sylw'r sylfaenydd a'r rhedfa yw'r ariannu, felly'r risg yw bod gwaith cyfyngedig yn cael ei wasgu rhwng sbrintiau cynnyrch ac na chaiff ei gau byth mewn gwirionedd. Y feddyginiaeth yw enwi un perchennog a therfyn amser caled, a thrin yr ardystio neu'r ymfudo fel wedi'i orffen a'i ddarfod yn hytrach nag yn "mynd rhagddo" yn barhaus.

Busnes bach#

Mae darparwr bach sefydledig — practis meddyg teulu, fferyllfa gymunedol, cartref gofal neu glinig un safle — yn cwrdd â gwaith dan arweiniad prosiect fel digwyddiadau achlysurol ond anochel: newid cyflenwr system glinigol, ymfudo i blatfform rheoli practis newydd, neu amnewid dyfeisiau diwedd oes cyn i gymorth ddod i ben. Mae gan y sefydliad gleifion go iawn a gweithrediadau parhaus ond dim swyddogaeth prosiect neu TG bwrpasol, felly rheolwr y practis neu reolwr cofrestredig sy'n gwneud hyn ochr yn ochr â'r swydd bob dydd yw'r "tîm prosiect" fel arfer, yn aml yn pwyso ar y cyflenwr sy'n dod i mewn i redeg yr ymfudo. Y ddisgyblaeth sy'n goroesi cyswllt â'r realiti hwn yw'r craidd ysgafn: cyflwr terfynol clir, cwmpas wedi'i linellu fel na fydd y cyflenwr yn ei ehangu'n dawel, person atebol a enwir, ac adfer wedi'i brofi cyn unrhyw drosglwyddo sy'n cyffwrdd â chofnodion cleifion. Y fagl yw allanoli nid yn unig y gwaith ond y farn — derbyn dyddiad mynd yn fyw'r cyflenwr a'i sicrwydd mapio data heb wirio annibynnol — oherwydd bod yr un dyletswyddau diogelwch clinigol a llywodraethiant gwybodaeth (DCB0160, DPIA) yn berthnasol waeth pa mor fach yw'r sefydliad. Y feddyginiaeth yw cadw perchnogaeth ar y penderfyniad mynd/peidio mynd a'r meini prawf derbyn yn fewnol, hyd yn oed pan fo pob pâr arall o ddwylo'n perthyn i'r gwerthwr.

Menter fawr#

Ymddiriedolaeth fawr y GIG neu system gofal integredig (ICS) yw lle mae gwaith dan arweiniad prosiect fwyaf gartrefol: mae amnewid EPR, Wi-Fi ar draws y stad, ymadael â chanolfannau data a throsglwyddiadau i gyd yn cario ymylon clogwyn cytundebol a diogelwch cleifion caled. Yma mae'r offer llawn wedi'i gyfiawnhau — achos busnes Pum Achos, bwrdd PRINCE2 â gweithrediaeth/SRO a enwir, defnyddiwr uwch a chyflenwr uwch, camau rheoli â phyrth go iawn, a log RAID byw — oherwydd bod y symiau'n fawr, yr amlygiad diogelwch yn acíwt, a bydd archwilio mewnol a'r bwrdd yn craffu ar y gwariant. Y methiant nodweddiadol ar y raddfa hon yw cymhwyso'r un llywodraethiant yn ddiwahân i wasanaethau byw (Pwnc 5.0 — Gwaith dan Arweiniad Cynnyrch) ac i waith cyfyngedig, felly mae golwg portffolio (Pwnc 5.3 — Rheoli Portffolio a Phrosiectau Menter) sy'n cyfeirio pob darn o waith at y dull cywir yn bwysig. Cynhyrchion porth, nid ychwanegion dewisol, yw diogelwch clinigol (DCB0160) ac adfer wedi'i brofi.

Llywodraeth#

Ar raddfa genedlaethol neu fawr, mae gwaith dan arweiniad prosiect yn eistedd o fewn trefn sicrwydd y llywodraeth: mae'r Awdurdod Seilwaith a Phrosiectau yn rhedeg adolygiadau porth, mae Llyfr Gwyrdd Trysorlys EF a'r Model Pum Achos yn llywodraethu'r achos busnes, ac mae'r prosiectau mwyaf yn mynd i mewn i Bortffolio Prosiectau Mawr y Llywodraeth ag atebolrwydd cyhoeddedig i'r Senedd a'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol. Mae atebolrwydd yn ddwys o gyhoeddus — mae'r perchennog cyfrifol uwch yn bersonol atebol a gellir ei alw gerbron pwyllgor dethol — felly mae pyrth cam ac asesiadau opsiynau yn rheolaeth gradd statudol, nid theatr. Rhyddheir cyllid fesul cyfran yn erbyn achosion busnes cymeradwy ac mae archwaeth risg yn isel, oherwydd bod methiant yn dod yn newyddion tudalen flaen. Gwir werth y ddisgyblaeth yma yw'r awdurdod i stopio neu ail-gwmpasu prosiect sy'n methu cyn iddo ddod yn ddileu cyhoeddus.

Ffyrdd cyffredin o fethu#

• Rheoli gwasanaeth sy'n esblygu fel prosiect. Mae cymhwyso llywodraethiant cwmpas penodol, chwalu-ar-y-diwedd at gynnyrch digidol byw yn cynhyrchu'r patholeg gadael. Y datrysiad: defnyddiwch waith dan arweiniad cynnyrch (Pwnc 5.0) lle mae'r gwasanaeth yn barhaus.
• Yr achos busnes fel tocyn un-tro i ariannu. Wedi'i ysgrifennu unwaith i ddatgloi arian, yna byth yn cael ei ailedrych. Y datrysiad: adolygwch ef ar bob porth cam; byddwch yn barod i stopio.
• Pyrth cam sêl rwber. Nid yw pyrth sydd byth yn dweud "stopio" yn darparu unrhyw reolaeth. Y datrysiad: gwnewch stopio neu ail-gynllunio yn opsiwn gwirioneddol i'r bwrdd a'i ddefnyddio.
• Ymgripiad cwmpas heb reoli newid. Mae ychwanegiadau heb eu rheoli yn chwythu amser a chost. Y datrysiad: gosodwch linell sylfaen ar gyfer y cwmpas a chyfeiriwch bob newid drwy reoli newid.
• Dim cynllun trawsnewid i wasanaeth. Mae'r prosiect yn dod i ben a does neb yn berchen ar yr allbwn. Y datrysiad: cytunwch ar y tîm sy'n derbyn a'r model cymorth cyn mynd yn fyw.
• RAID fel cabinet ffeilio. Log sy'n cael ei ysgrifennu ac na weithredir arno byth. Y datrysiad: adolygwch RAID yn rheolaidd ac uwchgyfeirio drwy eithriad.
• Byth yn cau mewn gwirionedd. Prosiectau zombi sy'n bwyta adnoddau heb ddiwedd. Y datrysiad: cau bwriadol â derbyn, trosglwyddo a gwersi wedi'u cipio.

Model aeddfedrwydd#

Rhestr wirio#

• A yw'r gwaith yn gyfyngedig mewn gwirionedd â chwmpas a chyflwr terfynol diffiniedig (nid gwasanaeth parhaus)?
• A oes achos busnes byw (Model Pum Achos) wedi'i adolygu ar bob porth cam?
• A yw'r cwmpas wedi'i linellu, â phroses rheoli newid weithredol?
• A yw'r camau gwaith wedi'u diffinio, pob un yn gorffen mewn porth penderfynu stopio/bwrw ymlaen go iawn?
• A yw rolau bwrdd y prosiect yn glir — gweithrediaeth/SRO, defnyddiwr uwch, cyflenwr uwch?
• A gynhelir log RAID byw, ag uwchgyfeirio drwy eithriad?
• A yw diogelwch clinigol (DCB0160), DPIA a phrofi trosglwyddo/adfer yn gynhyrchion porth?
• A yw'r tîm gweithrediadau sy'n derbyn a'r model cymorth wedi'u cytuno cyn mynd yn fyw?
• A oes cau bwriadol: derbyn, trosglwyddo, rhyddhau'r tîm, gwersi wedi'u logio?
• A yw gwelliant parhaus y gwasanaeth byw wedi'i neilltuo i'r dull gweithio cywir?

Prif ffynonellau#

• AXELOS / PeopleCert — Managing Successful Projects with PRINCE2 (7th edition) and the PRINCE2 principles, themes, and processes.
• Project Management Institute (PMI) — A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) and The Standard for Project Management.
• HM Treasury — Guide to Developing the Project Business Case (the Five Case Model / Green Book).
• Infrastructure and Projects Authority (IPA), Cabinet Office — assurance and gateway review guidance for major projects.
• NHS Digital Clinical Safety standard DCB0160 (deployment of health IT systems).
• NHS England — NHS Service Manual and Digital Service Standard (for service-transition and user-need context).

Cyfeiriadau#

1. Project management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management
2. PRINCE2 — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/PRINCE2
3. Project management triangle (iron triangle) — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_triangle
4. Project Management Institute — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institute
5. Project Management Body of Knowledge — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge
6. Business case — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Business_case
7. Phase-gate process (stage gates) — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Phase-gate_process
8. Scope creep — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Scope_creep
9. Data migration — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Data_migration
10. Electronic health record — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_health_record
11. HM Treasury — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/HM_Treasury
12. Managing Successful Projects with PRINCE2 (7th edition) — AXELOS / PeopleCert — https://www.peoplecert.org/browse-certifications/project-programme-and-portfolio-management/PRINCE-2-1005
13. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) — Project Management Institute — https://www.pmi.org/
14. The Green Book and Guide to Developing the Project Business Case (Five Case Model) — HM Treasury — https://www.gov.uk/government/publications/the-green-book-appraisal-and-evaluation-in-central-governent
15. Assurance and gateway review guidance for major projects — Infrastructure and Projects Authority, Cabinet Office — https://www.gov.uk/government/organisations/infrastructure-and-projects-authority
16. Clinical risk management standard DCB0160 — NHS England — https://digital.nhs.uk/services/clinical-safety