Pwnc 5.4 — Cynllunio Adnoddau Menter (ERP)

Mewn un frawddeg: Cynllunio Adnoddau Menter yw'r system swyddfa gefn integredig — cyllid, adnoddau dynol, cyflogres, caffael a'r gadwyn gyflenwi — sy'n gweithredu fel system gofnodi'r sefydliad ar gyfer arian, pobl a stoc, ac sy'n sail yn dawel i bron bob ffordd o weithio yn y llyfr hwn.

Pam mae hyn yn bwysig ym maes iechyd a gofal#

Mae trawsnewid digidol ym maes iechyd a gofal yn cael ei sylw o'r systemau clinigol — y cofnod cleifion electronig, y cofnod gofal a rennir, ap'r claf. Ond nid oes yr un o'r rheini'n rhedeg heb y swyddfa gefn ddi-sglein oddi tanynt. Rhaid recriwtio, rhestru a thalu staff; rhaid contractio a setlo cyflenwyr; rhaid archebu a thracio cyffuriau, dyfeisiau a nwyddau traul; a rhaid cyfrif am bob punt yn erbyn cyllidebau cyhoeddus tynn eu cyfyngiadau. ERP yw lle mae hynny'n digwydd, a phan fydd yn methu, mae'r canlyniadau'n syth: staff heb eu talu, caffael yn sefyll, cyfrifon heb eu cysoni, a swyddogaeth gyllid yn hedfan yn ddall.

Mae'r raddfa'n enfawr. Mae Gwasanaethau Busnes a Rennir y GIG (NHS SBS), menter ar y cyd a grëwyd yn 2004, yn rhedeg platfform cyllid a chaffael cenedlaethol sy'n seiliedig ar Oracle ac sy'n prosesu miliynau o anfonebau ac yn trin cyfran fawr iawn o gyfanswm gwariant y GIG ar gyfer dros gant o sefydliadau'r GIG (gweler Prif ffynonellau). Felly nid pryder cyllid arbenigol yw penderfyniadau ERP — maent yn llunio rheoli'r gweithlu, rheoli arian cyhoeddus, a'r ansawdd data y mae pob dadansoddiad i lawr yr afon yn dibynnu arno. I gyfarwyddwr, mae ERP yn alluogwr sylfaenol ac yn un o'r rhaglenni risg uchaf y bydd sefydliad byth yn ceisio ei chyflawni.

Cysyniadau craidd#

Beth yw ERP. Un gyfres integredig o fodiwlau cynllunio adnoddau menter sy'n rhannu un gronfa ddata ac un set o ddata meistr, gan gwmpasu prosesau gweinyddol craidd y fenter: cyfriflyfr cyffredinol a chyfrifyddu ariannol, taliadwy a derbyniadwy, AD a gweinyddu gweithlu, cyflogres, caffael (prynu-i-dalu), stocrestr a'r gadwyn gyflenwi, ac yn gynyddol cynllunio a dadansoddeg (FP&A — cynllunio a dadansoddi ariannol). Pwynt "integreiddio" yw bod archeb brynu, derbynneb nwyddau ac anfoneb yn cysoni'n awtomatig oherwydd mai'r un data ydynt, nid tri chopi.

System gofnodi. ERP yw'r ffynhonnell awdurdodol ar gyfer data ariannol ac adnoddau — y cyfriflyfr y mae archwilwyr yn ymddiried ynddo a'r gyflogres y telir staff ohoni. Gall systemau eraill ddal copïau gweithredol, ond ERP yw'r fersiwn o wirionedd ar gyfer arian ac, yn aml, ar gyfer y cofnod AD sylweddol.

Data meistr. Y data cyfeirio a rennir y mae popeth arall yn dibynnu arno: y cynllun cyfrifon, canolfannau cost, cofnodion cyflenwyr, y catalog eitemau, a chofnodion cyflogeion. Data meistr yw penderfynydd tawel llwyddiant ERP — mae data meistr budr, dyblyg neu anghyson yn llygru adrodd, yn torri cysoni, ac yn tanseilio pob proses a adeiladwyd ar ei ben.

Llwyfannau cyffredin yn y sector iechyd a chyhoeddus. Yn y GIG a'r sector cyhoeddus ehangach yn y DU, prif lwyfannau ERP yw Oracle (blaenllaw, yn bennaf drwy NHS SBS a chonsortia fel NEP), SAP, Unit4 (a ddewisir yn eang gan ymddiriedolaethau, prifysgolion ac awdurdodau lleol), a Microsoft Dynamics 365. Mae awdurdodau lleol sy'n darparu gofal cymdeithasol oedolion yn rhedeg yr un dosbarth o systemau ar gyfer eu cyllid a'u caffael. Cyfeiriad teithio modern yw ERP cwmwl (meddalwedd fel gwasanaeth) yn hytrach na gosodiadau ar y safle.

Gwasanaethau a rennir. Yn hytrach na bod pob sefydliad yn rhedeg ei ERP ei hun, mae llawer yn rhannu platfform cyffredin a gweithrediad swyddfa gefn cyffredin — model NHS SBS, a chonsortia'r GIG sy'n rhedeg enghreifftiau Oracle Cloud templedig. Mae gwasanaethau a rennir yn cyfnewid peth hyblygrwydd lleol am safoni, arbedion maint, a baich gweithredu a chymorth cyfunol llai.

Arferion gorau#

1. Trinwch ddata meistr fel y sylfaen, nid ôl-ystyriaeth. Glanhewch a dad-ddyblygwch y cynllun cyfrifon, cofnodion cyflenwyr, y catalog eitemau a data cyflogeion cyn ymfudo, a rhowch berchnogaeth llywodraethiant data barhaus yn ei lle. Mae'r methiannau ERP mwyaf niweidiol yn olrhain yn ôl at ddata meistr gwael na all unrhyw faint o feddalwedd dda ei drwsio; nid yw ffrwd waith ansawdd data'n ddewisol.

2. Mabwysiadwch y safon; lleihewch addasu pwrpasol. Ffurfweddwch yr ERP i dempled safonol y gwerthwr neu'r consortiwm lle mae'r broses yn wirioneddol nwyddol, a neilltuwch newid pwrpasol ar gyfer y gwahaniaethwr gwirioneddol prin. Mae addasu trwm yn chwyddo cost, yn dryllio uwchraddadwyedd, ac yn ailfewnforio'r llanast lleol yr oeddech yn ceisio dianc ohono — mae ERP cwmwl yn arbennig yn cosbi'r reddf "gwnewch iddo edrych fel ein hen system".

3. Dyluniwch yr integreiddiadau'n fwriadol. Nid yw ERP yn sefyll ar ei ben ei hun: rhaid iddo gyfnewid data â systemau gweithlu ac e-restru, systemau clinigol a fferylliaeth (ar gyfer stoc a chostio), bancio, a dadansoddeg. Mapiwch bob rhyngwyneb, byddwch yn berchen ar y contractau data, a'u profi o'r dechrau i'r diwedd — mae cyflogres a fwydir gan ffrwd restru doredig yn talu pobl yn anghywir, ac mae hynny'n fethiant sy'n dinistrio ymddiriedaeth.

4. Rhedwch amnewid ERP fel rhaglen fawr, â rheoli newid yn ei chraidd. Rhaglen newid busnes sy'n digwydd cynnwys meddalwedd yw gweithrediad ERP, nid prosiect TG. Adnoddwch hi â disgyblaeth rhaglen (gweler Pwnc 5.2 — Gwaith dan Arweiniad Rhaglen) ac ymdrech rheoli newid gwirioneddol (gweler Pwnc 8.1 — Rheoli Newid), oherwydd mai pobl a phroses, nid technoleg, yw'r rhan fwyaf o boen ERP.

5. Byddwch yn onest am risg rhaglen ERP. Mae gan weithrediadau ERP mawr enw da haeddiannol am or-redeg ar amser a chost ac am dan-ddarparu ar fudd; mae'r llenyddiaeth fethiant yn helaeth ac yn drawsectoraidd. Adeiladwch wrth gefn i mewn, osgowch fynd yn fyw ffrwydrad mawr lle mae dull fesul cam yn ymarferol, a pheidiwch â gadael i amserlen optimistaidd ddiystyru parodrwydd — mae dyddiad a lithrodd yn adferadwy, nid yw trosglwyddo cyflogres neu gyfriflyfr a ddifethwyd.

6. Diogelwch y mynd yn fyw a'r cyfnod wedyn. Cynlluniwch drosglwyddo data, rhedeg cyfochrog, cysoni a chymorth gofal dwys (hypercare) yn fanwl, a gwrthsefwch bwysau i'w byrhau. Wythnosau o amgylch mynd yn fyw yw pan fydd cyflenwyr yn mynd heb eu talu a chau mis yn torri; cyfnod sefydlogi â staff da yw'r gwahaniaeth rhwng dechrau garw ac argyfwng cyhoeddus.

7. Defnyddiwch ERP fel y system gofnodi rheoli adnoddau — a dyluniwch ffyrdd o weithio o'i hamgylch. Gadewch i'r ERP fod yr un ffynhonnell ar gyfer canolfannau cost, cyllidebau, cymeradwyaethau caffael a sefydliad y gweithlu, ac alinio eich prosesau gweithredu ag ef yn hytrach na chynnal taenlenni cysgodol. Mae systemau cysgodol yn ailgyflwyno'r darnio y mae ERP yn bodoli i'w ddileu ac yn pydru ansawdd data'n dawel.

8. Pwyswch wasanaethau a rennir ac ERP cwmwl ar eu cyfnewidiadau go iawn. Mae platfformau a rennir (NHS SBS, consortia arddull NEP) ac ERP cwmwl yn cynnig safoni, graddfa, uwchraddiadau parhaus, a baich lleol ysgafnach, ar gost peth hyblygrwydd lleol a dibyniaeth ar y darparwr. Dewiswch yn fwriadol: i'r rhan fwyaf o sefydliadau mae'r enillion safoni'n gorbwyso'r hyblygrwydd a gollir, ond dylid gwneud y penderfyniad â llygaid agored, nid yn ddiofyn.

Cwestiynau i'w trafod gyda'ch tîm#

1. Pa mor hyderus ydym — â thystiolaeth, nid sicrwydd — am ansawdd y data meistr y byddem yn ei gario i ERP newydd, a phwy sy'n berchen arno ar ôl mynd yn fyw? Data meistr yw penderfynydd tawel llwyddiant ERP, ac eto caiff ei drin yn rheolaidd fel tasg cadw tŷ ymfudo yn hytrach na'r sylfaen ydyw, felly mae'r cwestiwn hwn yn profi a yw'r tîm wedi edrych yn galed ar y cynllun cyfrifon, cofnodion cyflenwyr, y catalog eitemau a'r meistr cyflogeion neu'n syml yn gobeithio eu bod yn lân. Mewn lleoliad iechyd a gofal mae'r polion yn goncrid: mae cofnodion cyflenwyr dyblyg yn torri cysoni prynu-i-dalu, mae meistr cyflogeion sy'n anghytuno ag ESR yn talu pobl yn anghywir, ac mae cynllun cyfrifon anghyson yn llygru pob adroddiad ariannol i lawr yr afon y mae'r bwrdd ac archwilwyr yn dibynnu arno. Y tensiwn sy'n werth ei drafod yw'r tynfa i ymfudo'n gyfanwerthol i daro dyddiad yn erbyn y misoedd o lanhau a dad-ddyblygu di-sglein y mae arfer da'n ei fynnu, ac a oes unrhyw un uwch yn barod i ariannu ffrwd waith ansawdd data nad yw'n dangos cynnyrch gweladwy. Mae ateb cryf yn dyfynnu cyfrifon gwirioneddol — faint o gyflenwyr dyblyg, faint o gofnodion cyflogeion heb eu cysoni — yn hytrach nag ymdeimlad cyffredinol bod "y data'n weddol iawn". Dylai hefyd enwi'r person a'r mecanwaith llywodraethiant sy'n atebol am ansawdd data meistr ar ôl mynd yn fyw, oherwydd bod data a lanheir unwaith ac yna a adewir heb ei lywodraethu'n syml yn drifftio'n ôl i anhrefn.

2. Ble rydym yn cael ein temtio'n wirioneddol i addasu'r ERP i gadw proses gyfarwydd, ac a yw'r gwahaniaeth hwnnw'n wahaniaethwr gwirioneddol neu ddim ond yr hen lanast rydym yn ceisio dianc ohono? Addasu trwm yw trap ERP menter clasurol: mae'n chwyddo cost, yn dryllio uwchraddadwyedd, ac yn ailfewnforio'r union ddarnio lleol yr oedd y rhaglen i fod i'w ddileu, ac mae ERP cwmwl yn arbennig yn cosbi'r reddf i "wneud iddo edrych fel ein hen system". Mae'r cwestiwn hwn yn gofyn i'r tîm fod yn benodol ynghylch pa brosesau y byddant yn mynnu plygu'r feddalwedd i'w ffitio, a chyfiawnhau pob un yn erbyn prawf caled a yw'n wir wahaniaethwr neu'n arfer cyfforddus yn unig. Mae'r ddadl yn bwysig oherwydd bod bron pob proses swyddfa gefn ym maes iechyd a gofal — cyfriflyfr cyffredinol, cymeradwyaethau caffael, gweinyddu cyflogres — yn nwyddol mewn gwirionedd, felly dylai'r rhagosodiad gonest fod i fabwysiadu templed safonol y gwerthwr neu'r consortiwm a newid y broses, nid y feddalwedd. Mae onglau concrid yn cynnwys rhestru pob addasiad y gofynnir amdano a gofyn pwy sy'n elwa, pa gost uwchraddio y mae'n ei chloi i mewn, ac a yw ymddiriedolaeth gyfagos ar yr un templed yn ymdopi hebddo. Mae ateb da'n gwahaniaethu'r eithriad cyfreithlon prin oddi wrth y nifer o geisiadau a yrrir gan wrthwynebiad i newid, ac yn cydnabod bod mabwysiadu'r safon yn broblem rheoli newid ac arweinyddiaeth, nid un dechnegol. Dylai hefyd wynebu'r gost hirdymor: mae pob newid pwrpasol yn dreth a delir ar bob datganiad cwmwl yn y dyfodol.

3. A ydym wedi adnoddi ochr ddynol a phroses y newid ERP hwn yn onest — trosglwyddo, rhedeg cyfochrog, gofal dwys, hyfforddiant a phrofi integreiddio — neu a ydym yn ei redeg yn dawel fel prosiect TG? Mae'r llenyddiaeth fethiant yn ddiamwys mai pobl a phroses yn hytrach na thechnoleg yw'r rhan fwyaf o boen ERP, felly mae'r cwestiwn hwn yn datgelu a yw'r rhaglen yn ymdrech newid busnes gwirioneddol neu'n gyfnewid TG wedi'i wisgo mewn dillad rhaglen. Y cyfnod o amgylch mynd yn fyw yw pan fydd cyflenwyr yn mynd heb eu talu, cau mis yn torri, a staff yn cael eu talu'n hwyr, ac mae pob un o'r rheini mewn corff iechyd cyhoeddus nid yn ddechrau garw ond yn fethiant sy'n dinistrio ymddiriedaeth, o bosibl yn deilwng o newyddion. Y tensiwn i'w drafod yw'r pwysau cyson i fyrhau rhedeg cyfochrog, teneuo'r tîm gofal dwys, a chywasgu'r amserlen i daro dyddiad a orfodwyd, yn erbyn y realiti bod dyddiad a lithrodd yn adferadwy tra nad yw trosglwyddo cyflogres neu gyfriflyfr a ddifethwyd. Mae onglau defnyddiol yn cynnwys cerdded drwy bob integreiddiad — e-restru, ESR, stoc fferylliaeth, bancio, dadansoddeg — a gofyn pa rai a brofwyd o'r dechrau i'r diwedd yn erbyn y rhai a dybiwyd, ac a yw perchnogion prosesau mewn cyllid, caffael ac AD wedi'u secondio i ailddylunio eu llifoedd gwaith mewn gwirionedd. Mae ateb gonest yn dangos adnodd rheoli newid, hyfforddi a chysoni a enwir yn y cynllun yn hytrach na llinell sy'n dweud "bydd TG yn ei drin", ac yn barod i gyflwyno fesul cam lle mae trosglwyddo ffrwydrad mawr yn ychwanegu risg y gellir ei hosgoi. Dylai hefyd gydnabod mai parodrwydd, nid y calendr, a ddylai lywodraethu'r penderfyniad i fwrw ymlaen.

4. Ar y cwestiwn gwasanaethau a rennir ac ERP cwmwl, a ydym wedi pwyso'r safoni y byddem yn ei ennill yn erbyn yr hyblygrwydd lleol y byddem yn ei ildio — a gwneud y penderfyniad hwnnw'n fwriadol yn hytrach nag yn ddiofyn? Mae platfformau a rennir fel NHS SBS ac enghreifftiau Oracle Cloud consortiwm, ac ERP cwmwl yn ehangach, yn cynnig gwobrau go iawn — arbedion maint, uwchraddiadau parhaus, baich gweithredu a chymorth lleol ysgafnach — ond maent yn eu prynu â cholled wirioneddol o reolaeth leol a dibyniaeth galed ar fap ffordd a chadernid rhyddhau'r darparwr. Mae'r cwestiwn hwn yn gorfodi'r tîm i enwi pa hyblygrwydd sy'n bwysig iddynt mewn gwirionedd a phrofi a yw'n werth cost rhedeg, clytio a chynnal eu swyddfa gefn eu hunain ar wahân. Mae'r tensiwn mewn lleoliad iechyd a gofal wedi'i hogi gan y ffaith bod y rhan fwyaf o broses swyddfa gefn yn nwyddol, felly mae'r enillion safoni fel arfer yn gorbwyso'r hyblygrwydd a gollir — ond nid yw "fel arfer" yn "bob amser", a drifftio i blatfform a rennir heb archwilio'r cyfnewidiad yw sut mae sefydliadau'n dod i ddrwgdeimlad tuag at dempled na ddewison nhw'n ymwybodol. Mae onglau concrid yn cynnwys gofyn pa brosesau lleol y byddai'r tîm yn ymladd i'w cadw a pham, beth sy'n digwydd pan fydd y consortiwm yn newid y templed oddi tanynt, ac a ddeellir telerau ymadael a chludadwyedd data cyn llofnodi. Mae ateb cryf yn trin hyn fel dewis strategol a wnaed â llygaid agored, gan bwyso dibyniaeth ar ddarparwr a risg map ffordd yn erbyn graddfa a rhyddhad uwchraddio, yn hytrach na naill ai ragosod i'r opsiwn a rennir am ei fod yn ffasiynol neu lynu wrth blatfform pwrpasol o arfer.

5. Beth yw ein cynllun gonest i atal taenlenni cysgodol a datrysiadau dros dro lleol rhag ailymddangos ar ôl mynd yn fyw, fel bod yr ERP yn parhau'n un system gofnodi yn hytrach nag un ffynhonnell ymhlith llawer? Holl bwynt ERP integredig yw dileu'r darnio y mae systemau cysgodol yn ei greu, ac eto mae gan daenlenni lleol ffordd o oroesi mynd yn fyw a dad-ddarnio'n dawel y data yr oedd y rhaglen i fod i'w uno. Mae'r cwestiwn hwn yn profi a yw'r tîm wedi meddwl y tu hwnt i'r trosglwyddo at y ddisgyblaeth weithredu wydn sy'n cadw canolfannau cost, cyllidebau, cymeradwyaethau caffael a sefydliad y gweithlu'n byw yn yr ERP yn hytrach nag mewn llyfr gwaith preifat rhywun. Mae'n bwysig ym maes iechyd a gofal oherwydd bod taenlen sefydliad cysgodol sy'n anghytuno â'r gyflogres, neu draciwr caffael oddi ar y system, yn pydru'n dawel yr ansawdd data y mae adrodd bwrdd ac archwilio'n dibynnu arno, ac yn gwneud hynny'n union oherwydd ei fod yn gyfleus i'r person sy'n ei gynnal. Y tensiwn sy'n werth ei godi yw bod systemau cysgodol fel arfer yn bodoli am reswm — roedd y broses ERP yn teimlo'n arafach, neu ni chaewyd bwlch gwirioneddol erioed — felly mae eu gwahardd yn syml yn methu oni bai fod yr angen sylfaenol yn cael sylw. Mae onglau defnyddiol yn cynnwys gofyn pa daenlenni cyfredol fyddai'n gorfod marw wrth fynd yn fyw, pam mae pob un yn bodoli, a pha allu yn y system neu newid proses fyddai'n dileu'r demtasiwn i'w hailadeiladu. Mae ateb gonest yn paru disgwyliad clir bod yr ERP yn awdurdodol â chynllun i drwsio'r bylchau sy'n gyrru pobl oddi ar y system, ac yn enwi pwy fydd yn sylwi ac yn herio system gysgodol pan fydd yn ailymddangos.

6. A ydym yn wirioneddol onest am risg rhaglen ERP — hanes y sector o or-redeg a than-ddarparu — ac a ydym wedi adeiladu ein hamserlen, ein wrth gefn a'n dull mynd yn fyw o amgylch y realiti hwnnw yn hytrach nag un cynllun optimistaidd? Mae gan weithrediadau ERP mawr enw da haeddiannol, trawsectoraidd am or-redeg ar amser a chost a than-ddarparu ar fudd, ac mae'r cwestiwn hwn yn gofyn a yw'r tîm wedi mewnoli'r llenyddiaeth fethiant honno neu'n tybio'n dawel mai hwy fydd yr eithriad. Mae'r polion mewn corff iechyd cyhoeddus yn ddidrugaredd: mae dyddiad a lithrodd yn adferadwy, ond mae trosglwyddo cyflogres neu gyfriflyfr a ddifethwyd yn ddigwyddiad sy'n deilwng o newyddion, yn dinistrio ymddiriedaeth, â chanlyniadau seneddol ac i'r wasg, felly nid dewrder yw optimistiaeth sy'n diystyru parodrwydd ond di-hid. Y tensiwn i'w drafod yw'r pwysau cyson — o ddyddiadau a orfodwyd, cost suddedig a'r awydd i ddangos cynnydd — i gywasgu'r amserlen, teneuo wrth gefn, a ffafrio mynd yn fyw ffrwydrad mawr dros un fesul cam a fyddai'n fwy diogel ond yn arafach. Mae onglau concrid yn cynnwys gofyn beth mae'r cynllun yn tybio fydd yn mynd yn iawn, ble mae'r wrth gefn yn eistedd mewn gwirionedd, a yw trosglwyddo fesul cam yn ymarferol, a beth yw'r meini prawf penodol ar gyfer oedi mynd yn fyw os nad yw parodrwydd yno. Mae ateb da yn enwi'r risgiau penodol y mae'r rhaglen hon yn eu cario yn hytrach nag ystumio at risg ERP yn gyffredinol, yn adeiladu wrth gefn go iawn a phenderfyniad cyfnodi amddiffynadwy, ac yn trin "ddim eto" a yrrir gan ddata fel canlyniad cyfreithlon a ddisgwylir yn hytrach na methiant nerf.

Yn ymarferol: enghraifft iechyd a gofal#

Mae ymddiriedolaeth acíwt y GIG yn rhedeg system gyllid a chaffael ar y safle pymtheng mlwydd oed y bydd ei gwerthwr yn rhoi'r gorau i'w chefnogi cyn bo hir. Mae adrodd yn cymryd dyddiau, mae prynu-i-dalu'n drwm â llaw, ac mae sefydliad y gweithlu'n byw mewn clytwaith o daenlenni nad ydynt byth yn cytuno'n llwyr â'r gyflogres. Mae'r ymddiriedolaeth yn penderfynu symud i ERP cwmwl a ddarperir drwy enghraifft Oracle Cloud templedig consortiwm rhanbarthol y GIG, ochr yn ochr â darparwyr cyfagos.

Mae'r cyfarwyddwr cyllid yn gwrthsefyll y demtasiwn i drin hyn fel cyfnewid TG. Sefydlir rhaglen â noddwr gweithredol, rheolwr rhaglen llawn amser, ac — yn hollbwysig — ffrwd waith ansawdd data sy'n treulio misoedd yn glanhau'r cynllun cyfrifon, yn dad-ddyblygu deuddeg mil o gofnodion cyflenwyr, ac yn cysoni'r meistr cyflogeion yn erbyn ESR (cofnod staff electronig y GIG) cyn unrhyw ymfudo. Caiff perchnogion prosesau mewn cyllid, caffael ac AD eu secondio i ailddylunio eu llifoedd gwaith i dempled y consortiwm yn hytrach na dyblygu'r hen system.

Mae'r ymddiriedolaeth yn dewis mynd yn fyw fesul cam: cyllid a chaffael yn gyntaf, gweithlu ac adrodd mewn ton ddiweddarach, â rhedeg cyfochrog ar draws dau gau mis a thîm gofal dwys â staff da wrth gefn. Caiff integreiddiadau i e-restru, y banc a'r warws dadansoddeg eu mapio a'u profi o'r dechrau i'r diwedd. Nid yw mynd yn fyw yn ddi-boen — mae ôl-groniad taliadau cyflenwyr yn cronni yn wythnos un ac yn cymryd pythefnos i'w glirio — ond oherwydd bod cysoni a gofal dwys wedi'u hadnoddi'n briodol, ni thelir unrhyw staff yn hwyr ac mae cau mis yn digwydd ar amser.

Flwyddyn yn ddiweddarach, mae'r ymddiriedolaeth yn cau ei llyfrau mewn dyddiau yn hytrach nag wythnosau, mae cymeradwyaethau caffael yn cael eu gorfodi yn y system, ac mae'r sefydliad o'r diwedd yn cysoni â'r gyflogres. Mae'r platfform consortiwm a rennir hefyd yn golygu bod yr uwchraddiad nesaf yn cyrraedd fel datganiad cwmwl arferol yn hytrach na phrosiect aml-flwyddyn arall.

Golwg drwy wahanol sectorau#

Busnes newydd#

Anaml y mae busnes newydd iechyd digidol yn rhedeg ERP llawn; mae'n pwytho ynghyd offer SaaS cwmwl — pecyn cyfrifyddu ysgafn, ap AD-a-chyflogres, cwpl o daenlenni — oherwydd bod cyfres integredig drwm yn anghymesur â thîm o ddeg ar hugain. Mae disgyblaeth y system gofnodi'n dal i fod yn bwysig, fodd bynnag: hyd yn oed ar gam hadau, mae un cynllun cyfrifon glân ac un ffynhonnell gyflogres awdurdodol yn atal yr anhrefn cysoni sy'n codi ofn ar fuddsoddwyr yn ystod diwydrwydd dyladwy. Y symudiad cywir yw cadw'r pentwr yn syml, yn integradwy, ac wedi'i lywodraethu'n dda, ac oedi ERP "go iawn" nes bod graddfa'n mynnu hynny'n wirioneddol. Risg y busnes newydd yw delwedd drych y fenter — nid gor-addasu, ond lledaeniad: dwsin o apiau datgysylltiedig heb unrhyw berchennog data meistr a neb yn atebol am y rhifau.

Busnes bach#

Mae darparwr bach sefydledig — practis meddyg teulu, fferyllfa gymunedol, cartref gofal, asiantaeth gofal cartref, neu glinig un safle — yn cario pwysau llawn dyletswyddau ariannol, cyflogres a chaffael heb fawr ddim gallu cyllid neu TG pwrpasol, felly mae ERP trwm y tu hwnt i gyrraedd ond nid yw disgyblaeth y system gofnodi'n ddewisol. Yr ateb ymarferol yw set fach, wedi'i hintegreiddio'n dda o becynnau cwmwl — cyfrifyddu, cyflogres a stoc — wedi'u dewis fel bod un cynllun cyfrifon ac un ffynhonnell gyflogres awdurdodol yn dal, oherwydd bod cartref gofal sy'n talu staff yn hwyr neu fferyllfa y mae ei stoc a'i chyfriflyfr yn anghytuno yn wynebu'r un canlyniadau rheoleiddiol ac arian parod ag ymddiriedolaeth fawr ond heb dîm swyddfa gefn i'w hamsugno. Mae'r demtasiwn i redeg y busnes ar daenlen sylfaenydd ar ei chryfaf yma ac yn fwyaf peryglus, gan nad oes bron byth neb i sylwi pan fydd y rhifau'n drifftio. Lle mae corff proffesiynol, masnachfraint neu rwydwaith lleol yn cynnig platfform cyllid a rennir neu safonedig, mae ei fabwysiadu fel arfer yn symudiad call: mae'n prynu'r safoni a'r cymorth na all y sefydliad eu hadnoddi ei hun. Y ddisgyblaeth yw cadw'r pentwr yn syml ac wedi'i lywodraethu gan bwy bynnag sy'n berchen ar yr arian, a gwrthsefyll datrysiadau dros dro pwrpasol nad yw ond yr un person hwnnw'n eu deall.

Menter fawr#

Mae ymddiriedolaeth fawr neu gwmni technoleg iechyd yn rhedeg ERP integredig llawn fel system gofnodi sy'n hanfodol i genhadaeth, ac mae ei amnewid yn un o'r rhaglenni risg uchaf y bydd byth yn ceisio ei chyflawni. Y demtasiwn menter yw addasu trwm i gadw prosesau etifeddol cyfarwydd; y ddisgyblaeth yw mabwysiadu'r templed safonol, adnoddi ffrwd waith ansawdd data ddifrifol, a rhedeg mynd yn fyw â rhedeg cyfochrog a chyfnod gofal dwys â staff da. Mae integreiddiadau'n lluosi — e-restru, ESR, stoc fferylliaeth, bancio, dadansoddeg — ac mae pob un yn fethiant sy'n dinistrio ymddiriedaeth os yw'n torri cyflogres neu gysoni diwedd mis yn dawel. Oherwydd mai pobl a phroses yn hytrach na thechnoleg yw'r rhan fwyaf o'r boen, rheoli newid (gweler Pwnc 8.1 — Rheoli Newid) yw lle mae'r rhaglen menter yn cael ei hennill neu ei cholli. Mae atebolrwydd i fwrdd ac archwilwyr yn gwneud trosglwyddo cyfriflyfr neu gyflogres a ddifethwyd yn ddigwyddiad llywodraethiant, nid dim ond rhwystr TG.

Llywodraeth#

Ar raddfa genedlaethol a gwasanaethau a rennir, mae ERP yn offeryn safoni: mae Gwasanaethau Busnes a Rennir y GIG ac enghreifftiau Oracle Cloud consortiwm yn bodoli i roi un platfform templedig i lawer o sefydliadau, gan gyfnewid hyblygrwydd lleol am arbedion maint ac uwchraddiadau parhaus. Mae atebolrwydd y llywodraeth yn ychwanegu craffu caffael cyhoeddus (fframweithiau cystadleuol, sicrwydd gwerth am arian) at bob penderfyniad ERP mawr, ac mae methiant trosglwyddo cenedlaethol yn cael canlyniadau seneddol ac i'r wasg. Gwir ddylanwad y canol yw cynnull — gorchymyn neu ysgogi platfformau a rennir fel nad yw degau o ymddiriedolaethau ac awdurdodau lleol yn rhedeg, yn clytio ac yn methu ar wahân eu swyddfa gefn eu hunain. Y tensiwn diffiniol yw rhwng safoni cenedlaethol ac ymreolaeth leol: gwthiwch y templed yn rhy galed ac mae mabwysiadu'n arafu mewn drwgdeimlad; yn rhy feddal ac mae'r darnio y mae ERP yn bodoli i'w ddileu yn parhau'n dawel.

Ffyrdd cyffredin o fethu#

• Data meistr budr wedi'i ymfudo'n gyfanwerthol. Mae hen ddyblygion ac anghysondebau'n cael eu cario i'r system newydd, gan lygru adrodd o'r diwrnod cyntaf. Y datrysiad: glanhewch a llywodraethwch ddata meistr cyn ymfudo, a byddwch yn berchen arno wedyn.
• Addasu i ddyblygu'r hen system. Mae newidiadau pwrpasol a wnaed i osgoi newid proses yn chwyddo cost ac yn dinistrio uwchraddadwyedd. Y datrysiad: mabwysiadwch y templed safonol; newidiwch y broses, nid y feddalwedd.
• ERP wedi'i redeg fel prosiect TG. Mae ei drin fel cyfnewid technoleg yn llwgu'r ymdrech newid, hyfforddi ac ailddylunio proses. Y datrysiad: rhedwch ef fel rhaglen newid busnes â rheoli newid go iawn (Pwnc 8.1).
• Mynd yn fyw ffrwydrad mawr optimistaidd. Mae amserlenni cywasgedig ac un trosglwyddo'n troi problemau cyffredin yn argyfyngau cyhoeddus. Y datrysiad: cyfnodwch lle mae'n ymarferol, a pheidiwch byth â chyfnewid parodrwydd am ddyddiad.
• Integreiddiadau toredig. Mae ffrwd rhestru-i-gyflogres neu gaffael-i-gyfriflyfr heb ei phrofi yn talu pobl yn anghywir neu'n torri cysoni. Y datrysiad: mapiwch, byddwch yn berchen ar, a phrofwch bob rhyngwyneb o'r dechrau i'r diwedd.
• Taenlenni cysgodol yn goroesi. Mae datrysiadau dros dro lleol yn parhau ochr yn ochr â'r ERP, gan ail-ddarnio'r data. Y datrysiad: gwnewch yr ERP yn un system gofnodi a ymddeolwch y cysgodion.

Model aeddfedrwydd#

Rhestr wirio#

• Mae data meistr y cynllun cyfrifon, cyflenwyr, eitemau a chyflogeion wedi'i lanhau a'i ddad-ddyblygu cyn ymfudo.
• Neilltuwyd ac ariannwyd perchnogaeth a llywodraethiant data meistr parhaus.
• Mae'r gweithrediad wedi'i gwmpasu a'i adnoddi fel rhaglen newid busnes, nid prosiect TG.
• Lleihawyd addasu; mabwysiedir templed safonol y gwerthwr neu'r consortiwm ar gyfer prosesau nwyddol.
• Mae pob integreiddiad (rhestru, cyflogres/ESR, clinigol/fferylliaeth, bancio, dadansoddeg) wedi'i fapio, dan berchnogaeth, ac wedi'i brofi o'r dechrau i'r diwedd.
• Dewisir y dull mynd yn fyw (fesul cam yn erbyn ffrwydrad mawr) ar sail parodrwydd, nid dyddiad a orfodwyd.
• Cynlluniwyd a staffiwyd trosglwyddo data, rhedeg cyfochrog, cysoni a chyfnod gofal dwys.
• Adnoddwyd rheoli newid, hyfforddi ac ailddylunio proses yn benodol (gweler Pwnc 8.1).
• Gwerthusir opsiynau gwasanaethau a rennir ac ERP cwmwl ar eu cyfnewidiadau go iawn rhwng safoni a hyblygrwydd.
• Sefydlwyd yr ERP fel un system gofnodi, ac ymddeolwyd taenlenni cysgodol.

Prif ffynonellau#

• NHS Shared Business Services (NHS SBS) — the national Oracle-based finance and procurement shared service for NHS organisations. https://www.sbs.nhs.uk/
• Oracle, NHS Shared Business Services with Oracle Fusion Cloud Applications — scale of the national NHS finance platform. https://www.oracle.com/uk/
• NHS North of England Commissioning / NEP consortium — templated Oracle Cloud ERP for NHS members. https://nepcloud.nhs.uk/
• Unit4, Public sector and healthcare ERP — ERP for NHS trusts, local authorities, and universities. https://www.unit4.com/industries/public-sector-software
• HFMA (Healthcare Financial Management Association), Introductory Guide to NHS Finance — finance processes ERP underpins. https://www.hfma.org.uk/
• NHS Electronic Staff Record (ESR) — the NHS workforce and payroll system ERP must integrate with. https://www.electronicstaffrecord.nhs.uk/
• See also Pwnc 5.2 — Programme Management, Pwnc 5.3 — Enterprise Project Portfolio Management, and Pwnc 8.1 — Change Management.

Cyfeiriadau#

1. Enterprise resource planning — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning
2. System of record — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/System_of_record
3. Master data management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Master_data_management
4. Chart of accounts — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Chart_of_accounts
5. Payroll — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Payroll
6. Procure-to-pay — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Procure-to-pay
7. Software as a service — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Software_as_a_service
8. Shared services — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Shared_services
9. Data migration — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Data_migration
10. Change management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Change_management
11. Business process re-engineering — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_re-engineering
12. Electronic health record — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_health_record
13. NHS Shared Business Services — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/NHS_Shared_Business_Services
14. NHS Shared Business Services — the national Oracle-based finance and procurement shared service for NHS organisations — https://www.sbs.nhs.uk/
15. NHS Shared Business Services with Oracle Fusion Cloud Applications — Oracle — https://www.oracle.com/uk/
16. Public sector and healthcare ERP — Unit4 — https://www.unit4.com/industries/public-sector-software
17. Introductory Guide to NHS Finance — HFMA — https://www.hfma.org.uk/
18. NHS Electronic Staff Record (ESR) — the NHS workforce and payroll system ERP must integrate with — https://www.electronicstaffrecord.nhs.uk/