Pwnc 10.3 — Rheoli Gwybodaeth a Dogfennaeth

Mewn un frawddeg: Mewn gwasanaeth hanfodol i ddiogelwch, mae'r hyn y mae eich timau'n ei wybod ond nad ydynt erioed wedi'i ysgrifennu i lawr yn risg glinigol, nid anghyfleustra yn unig — felly trinwch ddogfennaeth fel cynnyrch cyflawni o'r radd flaenaf a pharhad gwybodaeth fel dyletswydd, nid braf i'w gael.

Pam mae hyn yn bwysig ym maes iechyd a gofal#

Mae timau iechyd digidol yn fach, yn arbenigol, ac yn aml wedi'u pwytho ynghyd o staff parhaol, contractwyr a pheirianwyr cyflenwyr. Mae'r person sy'n deall pam mae'r rhyngwyneb patholeg yn ailgeisio deirgwaith cyn methu, neu ba faner yn y cofnod cleifion electronig sy'n atal rhybudd alergedd dyblyg, yn aml yn un unigolyn — ac mae'r unigolyn hwnnw'n symud ymlaen, yn ymddeol, neu'n sâl yr wythnos y mae'r integreiddio'n torri am 2am. Pan fo'r wybodaeth yn gadael gyda hwy, nid yn unig mae'r system yn mynd yn anoddach i'w chynnal; mae'n mynd yn anoddach i'w gweithredu'n ddiogel. Gall ffordd osgoi heb ei dogfennu y dibynnodd clinigydd arni ddiflannu'n dawel, ac nid oes neb ar ôl yn gwybod ei bod yn dwyn llwyth.

Mae'r polion yn benodol i'r sector. Gall cyfluniad a gamddeallir gynhyrchu cofnod claf anghywir, rhybudd a fethwyd, neu atgyfeiriad wedi torri — niwed a fesurir mewn canlyniadau cleifion, nid tocynnau amser segur. Mae gan gyrff cyhoeddus hefyd rwymedigaethau statudol: rhaid cadw cofnodion iechyd am gyfnodau diffiniedig, a rhaid i benderfyniadau am ofal ac arian cyhoeddus fod yn archwiliadwy flynyddoedd yn ddiweddarach ac yn ddarganfyddadwy pan fo crwner, rheoleiddiwr, neu gais Rhyddid Gwybodaeth yn galw. Mae rheoli gwybodaeth dda felly'n rhan diogelwch clinigol, yn rhan llywodraethiant, ac yn rhan parch at y person nesaf y mae'n rhaid iddo gadw'r gwasanaeth i redeg. Mae'n anwahanadwy oddi wrth sut rydych yn rhedeg gweithrediadau byw (gweler Pwnc 3.8 — Rheoli Gwasanaethau a Gweithrediadau Byw) a sut rydych yn dylunio timau (gweler Pwnc 7.0 — Strwythurau Timau, Rolau a Chyfrifoldebau).

Cysyniadau craidd#

Rheoli gwybodaeth fel disgyblaeth. Rheoli gwybodaeth yw'r set o arferion y mae sefydliad yn creu, yn cipio, yn rhannu, ac yn ailddefnyddio'r hyn y mae'n ei wybod drwyddynt. Mae'n cydbwyso tair elfen — pobl a diwylliant, prosesau a strwythur, a thechnoleg — ac yn methu pryd bynnag y mae arweinwyr yn ei drin fel pryniant offeryn yn hytrach nag arferiad. Mae'r "wybodaeth" yn amrywio o sut mae llwybr clinigol yn gweithio mewn gwirionedd mewn ymddiriedolaeth benodol i sut y ffurfweddir peiriant integreiddio penodol.

Gwybodaeth ymhlyg yn erbyn penodol. Gwybodaeth ymhlyg yw'r hyn sy'n byw ym mhennau a dwylo pobl — y farn, y reddf, a'r "mae'n rhaid i chi wybod bod yr ymddiriedolaeth hon yn codio rhyddhau'n wahanol" a enillir yn galed ac sy'n anodd ei ysgrifennu i lawr. Gwybodaeth benodol yw'r hyn sydd wedi'i fynegi a'i godeiddio i ddogfennau, diagramau a llyfrau rhedeg. Mae'r rhan fwyaf o'r wybodaeth sy'n cadw gwasanaeth yn ddiogel yn dechrau'n ymhlyg; gwaith rheoli gwybodaeth yw trosi digon ohoni i ffurf benodol fel nad yw'r gwasanaeth yn dibynnu ar unrhyw un pen.

Model trosi gwybodaeth SECI. Mae model SECI (Cymdeithasoli, Allanoli, Cyfuno, Mewnoli), gan Nonaka a Takeuchi, yn disgrifio sut mae gwybodaeth yn symud rhwng ffurfiau ymhlyg a phenodol: rhannu drwy weithio ochr yn ochr â'i gilydd (cymdeithasoli), ysgrifennu gwybodaeth ymhlyg i lawr (allanoli), cyfuno darnau penodol yn ddogfennau mwy (cyfuno), ac amsugno gwybodaeth ddogfenedig yn ôl i ymarfer rhugl (mewnoli). Mae'n ddefnyddiol oherwydd ei fod yn eich atgoffa nad yw dogfennaeth yn unig yn ddigon — mae parau, cysgodi, a chymunedau'n bwysig cymaint â'r wici.

Dibyniaeth ar berson allweddol a ffactor y bws. Ffactor y bws yw nifer y bobl y byddai'n rhaid eu colli cyn i wasanaeth aros yn ei unfan oherwydd nad oes neb sy'n ei ddeall. Ffactor bws o un yw cyflwr rhagosodedig y rhan fwyaf o dimau digidol bach a risg weithredol ddifrifol mewn gwasanaeth y mae iechyd pobl yn dibynnu arno. Mae trosiant staff uchel, defnydd trwm o gontractwyr, a chloi i mewn gan un cyflenwr i gyd yn gwthio'r rhif i lawr; mae dogfennaeth fwriadol, croes-hyfforddi, a pharu'n ei wthio yn ôl i fyny.

Dogfennaeth fel cynnyrch cyflawni o'r radd flaenaf. Trinwch ddogfennau fel cynhyrchion, nid sgil-gynhyrchion. Mae llawlyfr gwasanaeth yn disgrifio beth yw'r gwasanaeth a sut mae'n ymddwyn; mae llyfr rhedeg (neu lawlyfr chwarae) yn rhoi gweithdrefnau cam wrth gam ar gyfer ei ddechrau, ei stopio, a'i adfer; mae cofnod penderfyniad pensaernïaeth (ADR) yn cipio pam y gwnaed dewis sylweddol, fel nad yw cynhalwyr y dyfodol yn ei ddatod heb wybod y rhesymau. Mae un ffynhonnell o'r gwir yn golygu bod pob ffaith wedi'i meistroli mewn un lle'n unig, fel nad yw pobl yn mynd ar ôl copïau gwrthgyferbyniol o "y bensaernïaeth gyfredol".

Dogfennau-fel-cod. Mae cadw dogfennaeth yn yr un ystorfa a reolir gan fersiwn â'r gwaith — wedi'i hysgrifennu mewn testun plaen neu Markdown, ei hadolygu fel cod, ei chyhoeddi'n awtomatig — yn cadw dogfennau'n agos at y peth y maent yn ei ddisgrifio ac yn llawer mwy tebygol o aros yn gyfredol. Pan fo'r diagram yn byw wrth ymyl y cod ac yn newid yn yr un cais tynnu, mae'n pydru'n arafach.

Cymunedau ymarfer. Mae cymuned ymarfer (a elwir weithiau'n urdd) yn grŵp trawstîm sy'n rhannu crefft — swyddogion diogelwch clinigol, peirianwyr pen blaen, arweinwyr llywodraethiant gwybodaeth — ac yn ei gwella gyda'i gilydd. Mae cymunedau'n lledaenu gwybodaeth ymhlyg yn llorweddol ar draws sefydliad y byddai ffiniau tîm fertigol yn ei maglu fel arall.

Rheoli cofnodion a chadw. Mae rheoli cofnodion yn llywodraethu gwybodaeth drwy ei chylch oes, gan gynnwys am ba mor hir y mae'n rhaid ei chadw a phryd y caniateir ei dinistrio. Mewn iechyd mae hyn yn rhannol statudol: mae gan gofnodion clinigol gyfnodau cadw diffiniedig o dan God Ymarfer Rheoli Cofnodion y GIG. Mae hyn yn wahanol i ddogfennaeth tîm, ac mae cymysgu'r ddau'n achosi gwallau go iawn — pwynt y dychwelwn ato isod.

Pensaernïaeth gwybodaeth a'r gallu i ddod o hyd i bethau. Pensaernïaeth gwybodaeth yw dylunio strwythurol gofod gwybodaeth fel y gall pobl ddod o hyd i'r hyn sydd ei angen arnynt. Nid dogfennaeth yw wici â deng mil o dudalennau a dim strwythur; tomen sbwriel ydyw. Gallu dod o hyd i bethau yw'r gwahaniaeth rhwng gwybodaeth sy'n bodoli a gwybodaeth a ddefnyddir.

Arferion gorau#

1. Gwnewch ddogfennaeth yn rhan o ddiffiniad o wedi'i wneud, nid ôl-ystyriaeth. Nid yw nodwedd, integreiddio, neu newid cyfluniad "wedi'i wneud" nes bod ei gofnod llyfr rhedeg, ei ADR (os gwnaed penderfyniad sylweddol), a'i ddiweddariad llawlyfr gwasanaeth yn bodoli. Pobwch hyn i mewn i'ch ffyrdd o weithio fel ei fod yn cael ei ysgrifennu tra bo'r wybodaeth yn ffres, gan y person sydd â hi. Ôl-ddogfennu system chwe mis yn ddiweddarach, o'r cof, yw lle mae anghywirdebau a bylchau peryglus yn cael eu geni.

2. Cadwch un ffynhonnell o'r gwir a chysylltwch tuag allan ohoni. Penderfynwch, fesul parth, ble mae fersiwn awdurdodol pob ffaith yn byw — y bensaernïaeth, y rota ar alwad, y diagram llif data — a gwnewch i bopeth arall bwyntio ati yn hytrach na'i chopïo. Mae dogfennaeth ddyblyg yn drifftio, ac mewn cyd-destun clinigol mae copi hen sy'n dweud "mae'r gwiriad alergedd ymlaen" pan fo i ffwrdd yn waeth na dim dogfen o gwbl. Dilëwch neu ailgyfeiriwch y copïau hen sydd gennych eisoes yn ddidrugaredd.

3. Mabwysiadwch ddogfennau-fel-cod a chadwch ddogfennaeth wrth ymyl y gwaith. Storiwch lyfrau rhedeg, ADRau, a llawlyfrau gwasanaeth mewn rheoli fersiwn ochr yn ochr â'r systemau y maent yn eu disgrifio, adolygwch newidiadau dogfennaeth yn yr un cais tynnu â'r newid cod, a chyhoeddwch yn awtomatig. Mae hyn yn gwneud diweddariadau'n rhad, newidiadau'n adolygadwy, a hanes yn archwiliadwy — ac mae'n golygu bod y person sy'n newid y system yn cael ei annog i newid y dogfennau yn yr un anadl.

4. Ysgrifennwch lyfrau rhedeg y gallai dieithryn dan straen eu dilyn am 3am. Dylai llyfr rhedeg dybio bod y darllenydd wedi blino, yn anghyfarwydd â'r system, a dan bwysau — oherwydd yn ystod digwyddiad mawr bydd. Defnyddiwch gamau wedi'u rhifo, llythrennol, enwch y sgriniau a'r gorchmynion union, a datganwch ganlyniad disgwyliedig pob cam a beth i'w wneud os yw'n methu. Profwch hwy drwy gael rhywun na ysgrifennodd hwy i gyflawni adferiad mewn ymarfer.

5. Cipiwch y "pam", nid dim ond y "beth", â chofnodion penderfyniad pensaernïaeth. Mae ADR byr — cyd-destun, penderfyniad, canlyniadau — yn cadw'r rhesymu y tu ôl i ddewisiadau sylweddol fel nad yw cynhalwyr y dyfodol yn gwrthdroi penderfyniad heb ddeall y cyfyngiad a'i gyrrodd. Mewn iechyd mae hyn yn bwysig iawn: gall cyfluniad sy'n edrych yn od fodoli oherwydd dadansoddiad perygl diogelwch clinigol neu ddyfarniad llywodraethiant gwybodaeth. Mae cofnodi'r rheswm yn atal "glanhau" bwriadol dda rhag ailgyflwyno risg hysbys.

6. Codwch ffactor y bws ar bob system hanfodol yn fwriadol. Nodwch y systemau â ffactor bws o un a thrinwch hynny fel risg ar eich cofrestr â pherchennog a enwir a chynllun. Parwch bobl, cylchdroi gwybodaeth ar alwad, rhedwch sesiynau "dysgu'n ôl" lle mae'r arbenigwr yn dogfennu tra bo cydweithiwr yn dilyn, a gwaherddwch fod unrhyw un person yr unig un sy'n gallu defnyddio neu adfer gwasanaeth hanfodol i ddiogelwch. Mae hyn yn rhatach na darganfod y bwlch yn ystod toriad.

7. Rhedwch adolygiadau ar ôl digwyddiad sy'n newid ymarfer, nid beio pobl. Ar ôl unrhyw ddigwyddiad sylweddol, rhedwch adolygiad ar ôl digwyddiad heb feio sy'n cynhyrchu camau dogfenedig, â pherchnogion, â therfyn amser — ac yna eu cau mewn gwirionedd. Theatr yw gwersi a ddysgwyd sy'n cael eu ffeilio a byth eu hailedrych; prawf y broses yw a atelir digwyddiad diweddarach o'r un siâp. Bwydwch y canfyddiadau'n syth yn ôl i lyfrau rhedeg a'r achos diogelwch clinigol (gweler Pwnc 3.8 — Rheoli Gwasanaethau a Gweithrediadau Byw).

8. Buddsoddwch mewn pensaernïaeth gwybodaeth a'r gallu i ddod o hyd i bethau. Strwythurwch eich sylfaen wybodaeth fel y gall aelod newydd ddod o hyd i'r llyfr rhedeg ar alwad mewn llai na munud, a thociwch yn ddidrugaredd — mae tudalen sydd wedi dyddio'n rhwymedigaeth, nid ased. Cytunwch ar gonfensiynau enwi, hierarchaeth glir, a pherchennog ar gyfer pob maes, a rhowch ddyddiad "adolygwyd ddiwethaf" ar dudalennau sy'n bwysig fel y gall darllenwyr farnu ffresni. Nid yw chwilio'n lle strwythur; mae'n ategiad iddo.

9. Tyfwch gymunedau ymarfer i ledaenu gwybodaeth ymhlyg. Sefydlwch urddau trawstîm ar gyfer y crefftau sy'n bwysig — diogelwch clinigol, diogelwch, pen blaen, peirianneg data — â chylch gorchwyl ysgafn: rhannu'r hyn rydych yn ei ddysgu, cytuno ar batrymau cyffredin, mentora newydd-ddyfodiaid. Mae'r fforymau hyn yn symud y wybodaeth ymhlyg na all unrhyw ddogfen ei chipio, ac yn lleihau camgymeriadau dyblyg ar draws timau (gweler Pwnc 7.5 — Datblygu Pobl a Sefydliad). Rhowch amser iddynt yn yr wythnos waith, neu byddant yn gwywo.

10. Gwahanwch ddogfennaeth tîm oddi wrth gofnodion statudol — a rheolwch y ddau. Byddwch yn benodol am yr hyn sy'n wybodaeth tîm (llyfrau rhedeg, ADRau, wicis) yn erbyn yr hyn sy'n gofnod sy'n ddarostyngedig i gadw cyfreithiol (cofnodion clinigol, penderfyniadau gofal, cymeradwyaethau ariannol, penderfyniadau llywodraethiant gwybodaeth). Cymhwyswch amserlenni cadw Cod Ymarfer Rheoli Cofnodion y GIG i'r olaf, a pheidiwch â gadael i ddileu wici achlysurol ddinistrio rhywbeth yr oedd yn ofynnol yn gyfreithiol i chi ei gadw. Yn gyfartal, peidiwch â chelcio popeth am byth "i fod yn ddiogel" — mae gorgadw'n risg llywodraethiant a diogelu data ynddo'i hun.

11. Gwnewch sefydlu'n brawf o'ch dogfennaeth. Trinwch bob sefydlu fel archwiliad byw: os na all peiriannydd neu glinigydd newydd cymwys ddod yn gynhyrchiol o'ch deunydd ysgrifenedig ynghyd â ychydig o baru, mae eich dogfennaeth wedi methu, a'r bylchau a drawant yw eich ôl-groniad. Gofynnwch i aelodau newydd drwsio'r peth cyntaf a'u drysodd fel eu cyfraniad cyntaf. Mae hyn yn troi sefydlu o gost unffordd yn ddolen gwelliant parhaus ar gyfer parhad gwybodaeth.

Cwestiynau i'w trafod gyda'ch tîm#

1. Pe bai'r un person sy'n deall ein hintegreiddio mwyaf hanfodol yn gadael yfory, pa mor hir tan i ni gael ein hamlygu — a beth yn benodol na fyddem yn ei wybod? Mae hyn yn troi'r syniad haniaethol o ffactor bws yn brawf straen concrid o'ch systemau pwysicaf. Gweithiwch drwy enghraifft go iawn — y ffrwd patholeg, y cyfluniad mewngofnodi sengl, rhesymeg paru'r cofnod gofal a rennir — a gofynnwch yn onest pwy arall allai ei weithredu, ei newid, a'i adfer heb y person hwnnw. Y tensiwn i'w godi yw bod y wybodaeth ddyfnaf fel arfer yn eistedd gyda'ch unigolyn prysuraf, mwyaf dibynadwy, ac mae pwysau darparu'n ei gwneud yn rhesymegol iddynt byth stopio ac ysgrifennu i lawr. Gwahaniaethwch wybodaeth sy'n wirioneddol ymhlyg ac yn anodd ei chodeiddio oddi wrth wybodaeth nad yw erioed wedi'i chipio'n syml oherwydd na wnaeth neb amser. Mae ateb da, gonest yn enwi eich systemau ffactor-bws-un yn uchel, yn cyfaddef pa fylchau sy'n real, ac yn cynhyrchu cynllun wedi'i gostio — parau, sbrintiau dogfennaeth, croes-hyfforddi — yn hytrach na sicrwydd amwys bod "y cyfan ym mhennau pobl ac mae hynny'n iawn". Os yw'r sgwrs yn gyfforddus, nid ydych wedi bod yn ddigon penodol.

2. Pan ysgrifennwn rywbeth i lawr, sut rydym yn gwybod y bydd unrhyw un byth yn dod o hyd iddo, yn ymddiried ynddo, ac yn ei gadw'n gyfredol — a ble mae ein dogfennaeth eisoes yn dweud celwydd wrthym? Nid yw dogfennaeth sydd wedi dyddio'n niwtral; mewn lleoliad hanfodol i ddiogelwch mae'n camarwain gweithredwr dan straen yn weithredol i'r weithred anghywir. Dylai'r drafodaeth wynebu'r gwahaniaeth rhwng meddu dogfennau a meddu dogfennau y gall pobl ddod o hyd iddynt, ymddiried ynddynt, a gweithredu arnynt — cwestiwn o bensaernïaeth gwybodaeth, perchnogaeth a ffresni, nid cyfaint. Dadleuwch a oes gan eich sylfaen wybodaeth strwythur go iawn neu a yw wedi dod yn wasgariad nad oes neb yn ei lywio, ac a yw dogfennau'n byw'n ddigon agos at y gwaith (dogfennau-fel-cod) i aros yn gyfredol neu'n drifftio mewn offeryn ar wahân nad oes neb yn ei ddiweddaru. Gofynnwch i bob person pryd y dibynnasant ddiwethaf ar ddogfen fewnol a'i chael yn anghywir, a beth gostiodd hynny. Mae ateb cryf yn nodi tudalennau penodol rydych yn gwybod eu bod wedi dyddio, yn neilltuo perchnogion a dyddiadau adolygu, ac yn cytuno ar un ffynhonnell o'r gwir ar gyfer y ffeithiau sydd bwysicaf — ac mae'n barod i ddileu mwy nag y mae'n ei ychwanegu.

3. Ar ôl ein digwyddiad difrifol diwethaf, beth newidiodd mewn gwirionedd yn y ffordd rydym yn gweithio — ac os mai'r ateb yw "ddim llawer", pam ydym yn dal i redeg adolygiadau? Mae adolygiadau ar ôl digwyddiad yn gyffredin; mae adolygiadau sy'n newid ymarfer yn brin, a'r bwlch rhwng y ddau yw lle mae'r un methiannau'n ailddigwydd. Mae hyn yn profi a yw eich proses gwersi a ddysgwyd yn ddolen adborth wirioneddol neu'n ddefod sy'n cynhyrchu dogfen a dim newid. Archwiliwch yr amodau diwylliannol yn onest: dim ond os ydynt yn ddi-feio y mae adolygiadau'n dod â'r gwir i'r wyneb, a bydd pobl yn cuddio'r gwir achos os yw'r broses yn eu cosbi, felly mae diogelwch seicolegol yn rhagamod, nid braf i'w gael (gweler Pwnc 8.1 — Rheoli Newid). Edrychwch ar eich ychydig o ddigwyddiadau diwethaf a dilynwch bob cam gweithredu i weld a gafodd ei gwblhau ac a atalodd ailddigwyddiad. Gall ateb da bwyntio at newid concrid — llyfr rhedeg wedi'i ailysgrifennu, rhybudd newydd, trwsiad dylunio — a gynhyrchodd adolygiad yn y gorffennol, ac mae'n onest am gamau a logiwyd ac a adawyd yn dawel, â chynllun i gau'r ddolen honno.

4. Pa rai o'r pethau a ddaliwn sy'n gofnodion statudol y mae'n rhaid yn gyfreithiol i ni eu cadw, pa rai sy'n nodiadau gwaith a reolwn am gyfredolrwydd — ac a ydym yn hyderus nad ydym yn dileu'r cyntaf na chelcio'r ail? Mae gan sefydliadau iechyd a gofal ddyletswyddau cadw y mae'r rhan fwyaf o dimau digidol yn eu trin drwy reddf yn hytrach nag yn ôl rheol, ac mae'r gwallau i'r ddau gyfeiriad yn real: dileu tudalen wici'n achlysurol a drodd allan i ddogfennu penderfyniad gofal, neu gelcio popeth am byth "i fod yn ddiogel" a chreu rhwymedigaeth diogelu data a darganfyddadwyedd. Dylai'r drafodaeth orfodi llinell glir rhwng cofnod sy'n ddarostyngedig i God Ymarfer Rheoli Cofnodion y GIG — cofnodion clinigol, penderfyniadau gofal ac ariannu, dyfarniadau llywodraethiant gwybodaeth — a gwybodaeth tîm fel llyfrau rhedeg ac ADRau rydych yn eu rheoli am ffresni, nid am gadw cyfreithiol. Codwch yr achosion canol lletchwith, fel ADR sy'n dogfennu pam y derbyniwyd perygl diogelwch clinigol, a all fod yn ddau. Y tensiwn yw bod peirianwyr yn optimeiddio ar gyfer dogfennaeth daclus, gyfredol tra bo llywodraethiant yn optimeiddio ar gyfer cadw amddiffynadwy, ac mae'r ddwy reddf yn tynnu i gyfeiriadau gwahanol. Gall ateb gonest ddweud pwy sy'n berchen ar yr amserlen gadw, ble tynnir y ffin, a beth fyddai'n digwydd i gofnod penodol pe câi ei ofyn gan grwner, rheoleiddiwr, neu gais Rhyddid Gwybodaeth flynyddoedd o nawr.

5. Beth yn ein ffyrdd o weithio sy'n achosi i ddogfennaeth gael ei hysgrifennu tra bo'r wybodaeth yn ffres — a ble rydym yn dal i ddibynnu ar ewyllys da a bwriadau da? Mae pob tîm yn cytuno bod dogfennaeth yn bwysig; mae llawer llai'n meddu ar fecanwaith sy'n gwneud iddo ddigwydd yn ddiofyn yn hytrach nag drwy arwriaeth. Mae'r cwestiwn hwn yn profi a yw ysgrifennu pethau i lawr wedi'i beiriannu i lif y gwaith — diffiniad o wedi'i wneud sy'n rhwystro "wedi'i wneud" heb gofnod llyfr rhedeg neu ADR, dogfennaeth wedi'i hadolygu yn yr un cais tynnu â'r newid, dogfennau-fel-cod fel bod y diagram yn byw wrth ymyl y peth y mae'n ei ddisgrifio — neu a yw'n dibynnu ar unigolion yn dewis stopio ac ysgrifennu pan fo pwysau darparu'n dweud cludwch. Archwiliwch y cymhellion yn onest: ôl-ddogfennu system o'r cof chwe mis yn ddiweddarach yw lle mae anghywirdebau peryglus yn cael eu geni, felly mae'r gwerth bron yn gyfan gwbl wrth ei gipio ar y foment. Edrychwch ar eich ychydig o newidiadau diwethaf a gofynnwch a ysgrifennwyd y ddogfennaeth gan y person a ddaliodd y wybodaeth, ar y pryd, neu ei bolltio ymlaen yn ddiweddarach gan rywun yn ei hailadeiladu. Mae ateb cryf yn pwyntio at fecanweithiau concrid sydd eisoes yn eu lle ac yn enwi'r bylchau lle mae'r broses yn dal i bwyso ar gof a grym ewyllys, â chynllun i'w cau.

6. Sut rydym yn symud y wybodaeth na fydd unrhyw ddogfen byth yn ei chipio — y farn a'r "mae'n rhaid i chi wybod bod yr ymddiriedolaeth hon yn codio rhyddhau'n wahanol" — ac a yw hynny'n mynd yn anoddach bob tro y mae contract contractwr yn dod i ben? Mae llawer o'r hyn sy'n cadw gwasanaeth yn ddiogel yn ymhlyg: greddf, adnabod patrwm, a chyd-destun a enillir yn galed sy'n gwrthsefyll cael ei ysgrifennu i lawr, ac mae model SECI yn atgoffa nad yw dogfennaeth yn unig byth yn ei allanoli'n llawn. Mae'r cwestiwn hwn yn gofyn pa mor fwriadol rydych yn lledaenu'r wybodaeth honno drwy barau, cysgodi, sesiynau dysgu'n ôl, a chymunedau ymarfer, yn hytrach na thybio bod y wici'n gwneud y gwaith. Mae'r tensiwn ar ei fwyaf miniog lle rydych yn dibynnu ar gontractwyr a sawl cyflenwr, oherwydd bod eu gwybodaeth ddyfnaf yn cerdded allan drwy'r drws ar ddiwedd pob ymgysylltiad oni bai bod cipio'n ddisgwyliad cytundebol a diwylliannol, nid ffafr a ofynnir yn yr wythnos olaf. Trafodwch a oes gan eich crefftau — diogelwch clinigol, integreiddio, peirianneg data — urddau byw ag amser gwarchodedig, neu a yw dysgu trawstîm yn digwydd ar ddamwain yn unig. Mae ateb gonest yn gwahaniaethu gwybodaeth sy'n wirioneddol ymhlyg ac sydd angen trosglwyddo person-i-berson oddi wrth wybodaeth sydd ond heb ei chipio, a gall bwyntio at arferion go iawn — rota parau, cynllun parhad gwybodaeth i gontractwyr sy'n gadael, cymuned ymarfer weithredol — yn hytrach na dyhead.

Yn ymarferol: enghraifft iechyd a gofal#

Mae system gofal integredig (ICS) yn rhedeg cofnod gofal a rennir sy'n tynnu data o dair ymddiriedolaeth acíwt, gwasanaethau cymunedol, a system rheoli achosion gofal cymdeithasol. Adeiladwyd yr integreiddio ddwy flynedd yn ôl gan un peiriannydd contract i raddau helaeth, "Dev", a ddeallai bob mympwy o'r rhesymeg paru sy'n penderfynu pryd mae dau gofnod yn cyfeirio at yr un person. Daw contract Dev i ben mewn chwe wythnos. Mae wici, ond fe'i diweddarwyd ddiwethaf yn ystyrlon yn ystod yr adeiladu.

Mae'r arweinydd darparu'n trin hyn fel risg ffactor-bws-un ac yn ei rhoi ar gofrestr risg y rhaglen â'i henw ei hun yn ei herbyn. Dros y chwe wythnos, mae'n ariannu ymdrech "parhad gwybodaeth" fach: mae Dev yn paru bob bore â dau beiriannydd parhaol, ac yn lle trosglwyddiad brys wrth ffarwelio maent yn allanoli wrth fynd — gan ysgrifennu llyfrau rhedeg ar gyfer y dulliau methu y mae Dev yn eu gwybod ar eu cof, ac ADRau'n egluro pam mae'r rhesymeg paru'n goddef rhai anghydweddiadau (mae'n troi allan fod un rheol sy'n ymddangos yn flêr yn bodoli i osgoi perygl diogelwch cleifion hysbys a fflagiwyd yn yr achos diogelwch clinigol gwreiddiol). Mae'r dogfennau'n mynd i'r un ystorfa Git â chod yr integreiddio, wedi'u hadolygu mewn ceisiadau tynnu, fel eu bod wedi'u fersiynu ac yn gyfredol.

Ddeufis ar ôl i Dev adael, mae'r ffrwd o un ymddiriedolaeth acíwt yn dechrau cynhyrchu cofnodion cleifion dyblyg dros nos. Mae'r peiriannydd ar alwad — nad oedd erioed wedi cwrdd â Dev — yn agor y llyfr rhedeg, yn dilyn y camau wedi'u rhifo, yn cadarnhau'r canlyniad disgwyliedig ar bob cam, ac yn adfer paru cywir o fewn yr awr. Yn yr adolygiad ar ôl digwyddiad heb feio mae'r tîm yn canfod y sbardun (newid i fyny'r afon yn y ffordd y mae'r ymddiriedolaeth yn codio rhifau GIG) ac yn ei droi'n rhybudd monitro a diweddariad llyfr rhedeg. Beth fyddai wedi bod yn ymdrech aml-ddiwrnod, risg uchel — a digwyddiad diogelwch cleifion gwirioneddol — a ddaeth yn adferiad dogfenedig un awr, oherwydd bod gwybodaeth ymhlyg wedi'i gwneud yn benodol tra bo'r person a'i daliodd yno o hyd.

Golwg drwy wahanol sectorau#

Busnes newydd#

Mae busnes newydd iechyd digidol yn byw â'r risg ffactor bws uchaf a'r lleiaf o le i fynd i'r afael â hi: llond llaw o beirianwyr, gwybodaeth ddofn ym mhob pen, a diwylliant sy'n gwerthfawrogi cludo dros ysgrifennu. Y symudiad pragmatig yw dogfennaeth ysgafn, rad wedi'i hymwreiddio yn y llif gwaith — ADRau fel ffeiliau Markdown byr yn yr ystorfa, llyfrau rhedeg a ysgrifennir y tro cyntaf y mae rhywbeth yn torri, dogfennau-fel-cod o'r diwrnod cyntaf fel bod yr arferiad yn ffurfio cyn bod graddfa'n ei wneud yn anodd. Dylai sylfaenwyr wrthsefyll y demtasiwn i ohirio'r holl ddogfennaeth tan "ar ôl ffit cynnyrch-marchnad", oherwydd gall toriad mewn cynnyrch clinigol, neu asesiad diogelwch clinigol neu DTAC (Meini Prawf Asesu Technoleg Ddigidol) a fethodd am ddiffyg tystiolaeth, fod yn fodolaethol. Y nod nid sylfaen wybodaeth gaboledig yw ond sicrhau na all unrhyw ymadawiad unigol suddo'r cwmni.

Busnes bach#

Mae darparwr bach sefydledig — practis meddyg teulu, fferyllfa gymunedol, cartref gofal, neu glinig un safle — yn cario'r un dyletswyddau diogelwch clinigol a chadw cofnodion ag ymddiriedolaeth fawr ond heb swyddogaeth TG neu reoli gwybodaeth bwrpasol a fawr o le i adeiladu un. Yma mae'n rhaid i'r arfer fod yn radical gymesur: un lle y gellir dod o hyd iddo ar gyfer y llond llaw o lyfrau rhedeg sy'n bwysig (sut i adfer y system glinigol, pwy i'w ffonio pan fo'r cofnod gofal a rennir yn methu), trefniant perchennog a enwir syml fel nad yw gwybodaeth hanfodol yn eistedd gyda rheolwr y practis neu un nyrs hirwasanaethol yn unig, a llinell glir rhwng y cofnodion statudol y mae'n rhaid yn gyfreithiol eu cadw a'r nodiadau gwaith nad oes rhaid. Y risg acíwt yw ffactor bws o un wedi'i wisgo fel parhad: mae'r person sy'n gwybod sut mae popeth wedi'i ffurfweddu hefyd yn rhedeg y gwaith dydd i ddydd, a gall ymddeoliad neu salwch hir adael neb a all weithredu system hanfodol i ddiogelwch. Lle mae systemau'n cael eu cyflenwi a'u cynnal gan werthwr, dylai'r darparwr bach ysgrifennu i lawr ei gyfluniad lleol a'i ffyrdd osgoi ei hun o hyd, oherwydd na fydd y cyflenwr yn dogfennu sut mae'r sefydliad hwn yn defnyddio'r cynnyrch mewn gwirionedd.

Menter fawr#

Mae ymddiriedolaeth fawr y GIG, ICS, neu gyflenwr technoleg iechyd yn wynebu'r methiant arall: gormod o ddogfennaeth, wedi'i gwasgaru ar draws SharePoint, Confluence, gyriannau rhwydwaith, ac e-bost, heb un ffynhonnell o'r gwir a gallu gwael i ddod o hyd i bethau. Her y fenter yw pensaernïaeth gwybodaeth, perchnogaeth, a thocio — penderfynu ble mae pob ffaith wedi'i meistroli, neilltuo perchnogion, ymddeol dyblygiadau, a chysylltu rheoli gwybodaeth â rheoli gwasanaeth a rheolaeth newid. Mae cymunedau ymarfer yn ennill eu lle yma, gan ledaenu patrymau ar draws dwsinau o dimau a fyddai fel arall yn dysgu'r un wers yn boenus bob un. Y risg i'w rheoli yw defnydd trwm o gontractwyr a sawl cyflenwr, lle mae gwybodaeth yn cerdded allan drwy'r drws ar ddiwedd pob contract oni bai bod cipio'n ddisgwyliad cytundebol a diwylliannol.

Llywodraeth#

Mae corff cyhoeddus cenedlaethol neu leol — GIG Lloegr, yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol, UKHSA, neu awdurdod lleol — yn gweithredu o dan ddyletswyddau rheoli cofnodion statudol, rhwymedigaethau Rhyddid Gwybodaeth, a chraffu archwilio cyhoeddus, felly mae rheoli gwybodaeth yn rhannol yn fater o gyfraith ac atebolrwydd cyhoeddus. Rhaid dogfennu penderfyniadau am wasanaethau, arian a pholisi, eu cadw am gyfnodau diffiniedig, a'u gallu i ddod o hyd iddynt flynyddoedd yn ddiweddarach ar gyfer pwyllgorau dethol, adolygiadau'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol, ac ymchwiliadau cyhoeddus; mae hanes diweddar ymchwiliadau mawr yn dangos sut mae cadw cofnodion gwael yn dod yn sgandal yn ei hawl ei hun. Rhaid i'r llywodraeth ddal y llinell rhwng cofnodion statudol (a gedwir ac a waredir yn ôl amserlen) a gwybodaeth waith (a reolir am gyfredolrwydd), gan gymhwyso Cod Ymarfer Rheoli Cofnodion y GIG â disgyblaeth. Tryloywder yw'r gair allweddol: dylai'r dybiaeth weithio fod y gall y cyhoedd ddarllen dogfennaeth un diwrnod.

Ffyrdd cyffredin o fethu#

• Yr arwr a ffactor bws o un. Dathlu'r unigolyn sydd "yn gwybod" y system wrth byth ariannu'r gwaith i ledaenu'r wybodaeth honno. Mae'n teimlo'n effeithlon tan y diwrnod nad ydynt ar gael ac nid oes neb all weithredu gwasanaeth hanfodol i ddiogelwch.
• Dogfennaeth ysgrifennu-unwaith. Dogfennau a grëir yn ystod adeiladu ac na chânt eu cyffwrdd byth wedyn, gan ddrifftio i anwiredd hyderus. Mae dogfennau hen yn fwy peryglus na dim, oherwydd bod pobl yn gweithredu arnynt.
• Tomen sbwriel y wici. Miloedd o dudalennau, dim strwythur, dim perchnogion, dim dyddiadau adolygu — gwybodaeth sy'n bodoli'n dechnegol ond na ellir dod o hyd iddi nac ymddiried ynddi. Cyfaint wedi'i gamgymryd am werth.
• Dogfennau ymhell o'r gwaith. Dogfennaeth mewn offeryn ar wahân nad oes neb yn ei agor wrth godio, gan warantu ei bod yn gwyro oddi wrth realiti. Dogfennau-fel-cod yw'r gwrthwenwyn.
• Theatr gwersi a ddysgwyd. Adolygiadau ar ôl digwyddiad sy'n cynhyrchu dogfen a rhestr o gamau na chânt byth eu cau, fel bod yr un digwyddiad yn ailddigwydd. Mae'r broses yn dod yn ddefod, nid gwelliant.
• Cymysgu cofnodion â nodiadau. Naill ai dileu rhywbeth yr oedd yn ofynnol yn gyfreithiol i chi ei gadw, neu gelcio popeth am byth a chreu rhwymedigaeth diogelu data a darganfyddadwyedd. Mae'r ddau'n deillio o beidio â gwahaniaethu cofnodion statudol oddi wrth ddogfennaeth tîm.
• Beio yn yr ystafell adolygu. Adolygiadau sy'n cosbi'r person agosaf at y methiant, sy'n dysgu pawb i guddio'r gwir achos ac yn dinistrio'r gonestrwydd y mae'r broses yn dibynnu arno.

Model aeddfedrwydd#

Rhestr wirio#

• Mae gan bob system hanfodol lawlyfr gwasanaeth, llyfr rhedeg cyfredol, ac ADRau ar gyfer ei phenderfyniadau sylweddol.
• Mae dogfennaeth yn rhan o'ch diffiniad o wedi'i wneud ac yn cael ei hadolygu yn yr un cais tynnu â'r newid.
• Mae gan bob parth un ffynhonnell o'r gwir a enwir; mae dyblygiadau hysbys wedi'u dileu neu eu hailgyfeirio.
• Mae systemau ffactor-bws-un ar y gofrestr risg â pherchnogion a chynllun croes-hyfforddi gweithredol.
• Mae llyfrau rhedeg wedi'u profi gan rywun na ysgrifennodd hwy, mewn ymarfer neu ddigwyddiad go iawn.
• Mae adolygiadau ar ôl digwyddiad yn ddi-feio ac yn cynhyrchu camau â pherchnogion, â therfyn amser a gaiff eu cau.
• Mae gan y sylfaen wybodaeth strwythur clir, perchnogion tudalennau, a dyddiadau adolygu; caiff tudalennau hen eu tocio.
• Mae o leiaf un gymuned ymarfer weithredol yn bodoli ar gyfer crefft sy'n rhychwantu timau, â gwarchod amser ar ei chyfer.
• Gwahaniaethir cofnodion statudol oddi wrth ddogfennaeth tîm a'u rheoli i'r amserlen gadw gywir.
• Gofynnir i aelodau newydd drwsio'r bwlch dogfennaeth cyntaf a drawant fel cyfraniad cynnar.

Prif ffynonellau#

• NHS England / NHSX, Records Management Code of Practice 2021 — statutory retention schedules and lifecycle duties for health and care records.
• GOV.UK Service Manual (Government Digital Service) — guidance on writing for and running digital services, including documentation and operating a service.
• NHS Digital Service Standard — expectations for building and maintaining sustainable, well-documented digital services.
• Michael Nygard, "Documenting Architecture Decisions" (2011) — the originating pattern for architecture decision records (ADRs).
• Google, Site Reliability Engineering — blameless post-incident reviews (postmortems), runbooks, and reducing operational key-person risk.
• Etienne Wenger, Communities of Practice: Learning, Meaning, and Identity (1998) — the foundational text on communities of practice.
• Nonaka & Takeuchi, The Knowledge-Creating Company (1995) — the SECI model of tacit-to-explicit knowledge conversion.
• The Write the Docs community — practitioner guidance on docs-as-code and treating documentation as a product.

Cyfeiriadau#

1. Knowledge management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management
2. Tacit knowledge — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Tacit_knowledge
3. Explicit knowledge — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Explicit_knowledge
4. SECI model of knowledge dimensions — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/SECI_model_of_knowledge_dimensions
5. Bus factor — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Bus_factor
6. Runbook — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Runbook
7. Architectural decision — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Architectural_decision
8. Single source of truth — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Single_source_of_truth
9. Community of practice — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Community_of_practice
10. Records management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Records_management
11. Information architecture — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Information_architecture
12. Postmortem documentation — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Postmortem_documentation
13. Onboarding — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Onboarding
14. Records Management Code of Practice 2021 — NHS England / NHSX — https://www.nhsx.nhs.uk/information-governance/guidance/records-management-code/
15. Service manual — Government Digital Service (GOV.UK) — https://www.gov.uk/service-manual
16. Documenting Architecture Decisions — Michael Nygard — https://cognitect.com/blog/2011/11/15/documenting-architecture-decisions
17. Site Reliability Engineering — Google — https://sre.google/books/
18. Write the Docs — docs-as-code guidance — https://www.writethedocs.org/guide/docs-as-code/