Viðfangsefni 6.4 — Stjórnarhættir og trygging

Stjórnarhættir eru til að hjálpa þér að taka góðar, skjótar og öruggar ákvarðanir og að sanna — fyrir sjálfum þér, stjórn þinni og almenningi — að stafræn þjónusta sé rekin með ábyrgum hætti, svo meðhöndlaðu þá sem stuðning við afhendingu frekar en skatt á hana.

Hvers vegna þetta skiptir máli í heilbrigðis- og velferðarþjónustu#

Í flestum geirum kosta veikir stjórnarhættir fé og orðspor. Í heilbrigðis- og velferðarþjónustu geta þeir kostað mannslíf, fest ójöfnuð í sessi og rýrt almannatraustið sem allt kerfið hvílir á. Illa stýrð breyting á klínísku kerfi getur dreift skammtavillu til þúsunda sjúklinga áður en nokkur tekur eftir; óstýrt gagnaflæði getur rofið trúnað þeirra sem eru viðkvæmastir í þjónustu ykkar; ótryggð gangsetning getur fest í sessi þjónustu sem hljóðlega útilokar þá sem helst þurfa umönnun. Hagsmunirnir eru ástæða þess að „hvernig þú vinnur“ er klínískt öryggis-, jafnræðis- og traustsmál, ekki bara skilvirknimál.

Um leið hafa stjórnarhættir í heilbrigðis- og velferðarþjónustu rótgróið orð á sér fyrir að vera hægir, helgisiðakenndir og tengslalausir við afhendingu. Teymi sitja stjórnarfundi sem stimpla ákvarðanir sem þegar eru teknar, fylla út eyðublöð sem enginn les og horfa á gular áhættur verða grænar vikuna fyrir yfirferð aðeins til að mistakast stórkostlega eftir á. Þetta er þversögnin sem þú verður að leysa. Svarið er hvorki minni stjórnarhættir né meiri; það eru hlutfallslegir stjórnarhættir sem skalast með áhættu og virði, gefa skýru fólki skýra ábyrgð og framleiða heiðarlegar upplýsingar nógu hratt til að bregðast við. Þetta viðfangsefni sýnir hvernig byggja má slíkt, og hvernig leggja má óháða tryggingu ofan á svo að þeir sem bera ábyrgð — og almenningur — geti treyst því að eftirlitið virki í raun. Það tengist náið Viðfangsefni 1.6 — Klínískt öryggi og áhættustýring, Viðfangsefni 1.7 — Upplýsingastjórnarhættir, gagnavernd og netöryggi, Viðfangsefni 5.3 — Fyrirtækjasafns- og verkefnastjórnun (EPPM) og Viðfangsefni 10.4 — Sýnileiki fyrir forstjóra og æðri leiðtoga.

Lykilhugtök#

Stjórnarhættir eru kerfi ákvörðunarréttar, ábyrgðar og eftirlits sem skipulagsheild stýrir og hefur stjórn á starfsemi sinni með. Í stafrænni heilbrigðis- og velferðarþjónustu stýrir þú í raun þremur skörunarsviðum stjórnarhátta í einu. Fyrirtækjastjórnarhættir ná yfir ráðsmennsku stjórnar yfir skipulagsheildinni í heild — fjármál, stefnu, áhættu og lagaskyldur. Klínískir stjórnarhættir eru rammi sem heilbrigðisstofnanir bera ábyrgð á stöðugum umbótum á gæðum og öryggi umönnunar innan. Upplýsingastjórnarhættir ná yfir hvernig skipulagsheildin meðhöndlar gögn með lögmætum, öruggum og siðlegum hætti. Stafræn þjónusta snertir öll þrjú; ef þú stýrir aðeins einu muntu verða gripinn óvörum af hinum.

Eins punkts ábyrgð er burðarás góðra stjórnarhátta. Ábyrgur æðri eigandi (SRO) er einn nafngreindur einstaklingur sem ber persónulega ábyrgð á að áætlun eða stórt verkefni nái markmiðum sínum og raungeri ávinning sinn — hlutverk sem breska ríkisstjórnin gerði vinsælt en er almennt gagnlegt. Ákvörðunarréttur fyrir neðan SRO er gerður skýr með ábyrgðarúthlutunarfylki, oftast RACI (ábyrgur að framkvæma, ábyrgur að svara til, ráðfært við, upplýstur), sem kemur í veg fyrir tvær klassískar bilanir: „allir héldu að einhver annar ætti þetta“ og „allir reyndu að eiga þetta“.

Trygging er aðgreind frá stjórnarháttum. Stjórnarhættir eru að stýra og ákveða; trygging er óháð, hlutlæg staðfesting á að stjórnarhættirnir og eftirlitið virki eins og til er ætlast. Ríkjandi hugarlíkan er „þrjár varnarlínur“: fyrsta línan er rekstrarstjórnendur sem eiga og stýra áhættu daglega; önnur línan eru eftirlitsföll (áhætta, fylgni, klínískt öryggi, upplýsingastjórnarhættir) sem setja stefnu og véfengja; og þriðja línan er innri endurskoðun, óháð báðum, sem skilar til stjórnar. Ytri eftirlitsaðilar og endurskoðendur mynda í raun fjórðu línu.

Tvö hugtök til viðbótar halda kerfinu saman. Áhættuvilji er magn og tegund áhættu sem skipulagsheildin er fús að samþykkja í leit að markmiðum sínum; án hans er stigmögnun handahófskennd. Og áhættuskráin — oft útvíkkuð í RAID-skrá (áhættur, forsendur, vandamál, háðir) sem byggir á sama aga og áhættuskrá — er vinnuskráin sem heldur afhendingu heiðarlegri. Yfirferðarpunktar eru veittir með þrepaðri tryggingu eins og áfangahliðakerfi og, í bresku ríkisstjórninni, hliðsyfirferðum í anda gateway sem Infrastructure and Projects Authority (IPA) rekur. Ofan við hvert stakt verkefni situr fyrirtækjaáhættustýring, agi sem nær yfir alla skipulagsheildina við að greina og stýra áhættum sem gætu stöðvað fyrirtækið allt í að ná markmiðum sínum, frekar en að meðhöndla stafræna, klíníska, fjárhagslega, net- og rekstraráhættu sem aðskilin sílo.

Bestu starfsvenjur#

1. Nefndu einn ábyrgan SRO og meinaðu það. Skipaðu einn, nægilega háttsettan einstakling sem er persónulega ábyrgur fyrir niðurstöðunni, hefur umboð til ákvarðana og situr nógu lengi í áætluninni til að hægt sé að láta hann svara til ábyrgðar. Skrifaðu ábyrgð hans inn í erindisbréfið og markmið hans. Stenstu freistinguna að dreifa ábyrgð yfir nefnd — nefndir ráðleggja og ákveða sameiginlega, en þær geta ekki borið ábyrgð, því sameiginleg ábyrgð er fjarverandi ábyrgð.

2. Hannaðu stjórnarhætti eftir áhættu og virði, ekki dagatali. Lítið, áhættulítið innanhústól þarfnast ekki sömu stjórnar, hliða og pappíra og svæðisbundin rafræn sjúkraskrá. Settu þrep svo áhættulítil, lágvirðisvinna flæði gegnum léttvæga stjórnarhætti á teymisstigi, meðan áhættumikil eða hávirðisvinna dregur að sér formlegar stjórnir og óháða yfirferð. Birtu viðmiðin svo teymi viti í hvaða þrepi þau eru og geti bjargað sér sjálf. Hlutfallsleiki er það sem heldur stjórnarháttum frá því að verða flöskuháls sem teymi sniðganga.

3. Skrifaðu erindisbréf sem skýra ákvörðunarrétt. Sérhver stjórn ætti að hafa stutt erindisbréf sem segir tilgang, aðild, ályktunarbæra mætingu, hvaða ákvarðanir hún getur tekið, hverju hún getur aðeins mælt með og hvað verður að stigmagnast ofar. Paraðu þetta við RACI svo endurteknar ákvarðanagerðir — arkitektúrvöl, klínísk undirritun, fjárlosun, samþykki gangsetningar — hafi nafngreindan ábyrgan eiganda. Óljós ákvörðunarréttur er algengasta orsök reks stjórnarhátta, þar sem fundum fjölgar því enginn er viss hver getur í raun sagt já.

4. Aðgreindu tryggingu frá stjórnarháttum og notaðu þrjár línur. Láttu ekki fólkið sem afhendir áætlun vera þá einu sem tryggja að hún sé örugg. Tryggðu að önnur línan — klínískir öryggisfulltrúar, upplýsingastjórnarháttaleiðtogar, netöryggi — hafi óháða rödd og geti stigmagnað yfir höfuð SRO þegar þarf, og að innri endurskoðun prófi reglulega kerfið í heild. Þessi aðgreining breytir bjartsýnni sjálfsskýrslugjöf í trúverðuga tryggingu, og hún er eftirlitsvænting í flestum heilbrigðiskerfum, ekki fínheit.

5. Notaðu samþætta tryggingu og þrepaða yfirferðarpunkta. Frekar en að panta ósamræmdar yfirferðir, skipuleggðu samþætta trygginga- og samþykktaráætlun sem samræmir klínískar öryggis-, upplýsingastjórnarhátta-, tækni- og viðskiptayfirferðir við sömu ákvörðunarpunkta. Taktu upp hliðsyfirferðir í anda gateway á umskiptunum sem skipta máli — áður en fé er skuldbundið, áður en smíði hefst, áður en gangsett er — eftir fyrirmynd IPA gateway-yfirferða og, fyrir stafrænar þjónustur sem snúa að almenningi, þjónustumatið sem Government Digital Service (GDS) var brautryðjandi í og NHS aðlagaði. Gott hlið er stuðningsrík véfenging sem dregur úr áhættu næsta áfanga, ekki próf til að leika á.

6. Gerðu áhættuvilja skýran og láttu hann ráða stigmögnun. Samþykktu á stjórnarstigi hve mikla áhættu þið eruð fús að bera á hverju sviði — sjúklingaöryggi, gögn, afhending, fjármál, orðspor — og settu hann fram nógu áþreifanlega til að teymi geti sagt hvort tiltekin áhætta sé innan eða utan viðmiðs. Tengdu síðan stigmögnun við viljann: allt utan hans fer upp sjálfkrafa, með nafngreindum eiganda og ákvörðunarfresti. Þetta kemur í veg fyrir báðar bilanirnar: smámuni sem stífla stjórnina og alvarlegar áhættur sem sitja hljóðlega í töflureikni.

7. Rektu lifandi RAID-skrá og stjórnartryggingarramma. Haltu RAID-skrá sem er yfirfarin í hverri afhendingarlotu, þar sem hver færsla er í eigu, dagsett, stiguð og virkt unnin — ekki kirkjugarður gamalla gulra atriða. Á skipulagsstigi, haltu stjórnartryggingarramma (Board Assurance Framework, BAF) sem kortleggur helstu stefnumótandi áhættur á eftirlitið sem er til staðar og trygginguna sem þið hafið fyrir að það virki, og afhjúpar bil þar sem þið reiðið ykkur á von. BAF leyfir stjórn að sjá, á einni síðu, hvort mikilvægustu markmið hennar séu í raun varin.

8. Skýrðu heiðarlega frá og drepðu stjórnarháttaleikhús. Krefstu hreinskilinnar stöðuskýrslugjafar sem dregur slæm tíðindi fram snemma, og verndaðu fólkið sem vekur þau. Gættu að „vatnsmelónuskýrslugjöf“ — grænt að utan, rautt að innan — þar sem mælaborð haldast græn þar til bilunin verður; vinnðu gegn henni með því að láta tryggingarföll og afhendingarleiðtoga skýra frá sömu staðreyndum. Skerðu hvern fund, eyðublað eða skýrslu sem breytir ekki ákvörðun. Stjórnarhættir sem framleiða skjöl sem enginn bregst við eru ekki varúð, heldur sóun í dulargervi vandvirkni.

9. Stýrðu áhættu á fyrirtækjastigi, ekki bara verkefnastigi. Haltu fyrirtækjaáhættuskrá á stjórnarstigi og skriflega áhættuviljayfirlýsingu sem tengja stafræna, klíníska, fjárhagslega, net- og rekstraráhættu í stað þess að meðhöndla hverja í eigin sílói. Margar áhætturnar sem sökkva í raun stafrænum heilbrigðisþjónustum — öldrandi arfleifðarkerfi, netárás, of mikil háð einum birgi — skera þvert yfir hvert verkefni og eru í eigu einskis þeirra, svo gefðu hverri þverlægri áhættu nafngreindan framkvæmdaeiganda og stað á skránni. Þetta er munurinn á að vita að áætlanir ykkar séu hver um sig nokkurn veginn á áætlun og að vita hvort skipulagsheildin í heild sé innan viðmiðs síns.

10. Safnaðu sömu áhættum upp til stjórnar án þess að hreinsa þær. Tengdu þrjár varnarlínur þínar svo áhætta sem afhendingarteymi sér ferðist upp á fyrirtækjaskrána þekkjanleg, ekki endurpökkuð í hughreystandi orðalag á hverju lagi. BAF og fyrirtækjaskráin eru aðeins jafn heiðarleg og skýrslugjöfin undir þeim, svo gættu gegn vatnsmelónuáhrifunum þar sem gult verður grænt á leið sinni upp, og gerðu það að venju að stigmagna þverlægar áhættur — arfleifð, netöryggi, samþjöppun birgja — sem ekkert stakt verkefni á. Stjórn sem sér aðeins samanlagðar, mýktar tölur getur ekki stýrt áhættunum sem skipta mestu.

Spurningar til að ræða með teyminu#

1. Hvar er eins punkts ábyrgð ósvikið skýr á mikilvægustu stafrænu vinnu okkar, og hvar er hún þægileg skáldsaga? Gangið gegnum þrjú helstu verkefni ykkar og spyrjið, fyrir hvert, hver myndi persónulega svara stjórninni ef það mistækist. Ef heiðarlega svarið er „stjórnin“, „áætlunin“ eða nafn sem breytist sífellt, hafið þið bil. Prófið hvort nafngreindur SRO hafi í raun valdið og tímann sem hlutverkið krefst, eða sé sýndarmynd meðan raunverulegar ákvarðanir eru teknar annars staðar. Íhugið hvort ábyrgð sé grafin undan fylki þar sem SRO getur ekki stýrt fólkinu sem afhendir. Ræðið hvernig samfella er varin þegar SRO flytja, því ábyrgð sem endurræsist við hverja endurskipulagningu er engin ábyrgð. Markmiðið er ekki að kenna einstaklingum um heldur að tryggja að þegar eitthvað fer úrskeiðis eigi einn valdeflur einstaklingur að koma því í lag.

2. Eru stjórnarhættir okkar hlutfallslegir, eða beitum við þungu ferli á áhættulitla vinnu og öfugt? Kortleggið núverandi stjórnir, hlið og samþykktarþrep ykkar gegn raunverulegri áhættu og virði þess sem fer gegnum þau. Leitið að áhættulitlu breytingunni sem beið í sex vikur eftir stjórn sem hittist mánaðarlega, og áhættumiklu klínísku breytingunni sem slapp í gegn á orði teymisins eins. Spyrjið hvort teymi sniðgangi stjórnarhætti því þeir eru of hægir, sem er sjálft alvarlegt áhættumerki. Íhugið hvort þið hafið birt skýr þrep og viðmið, eða hvort allt fari sjálfgefið í hámarks umstang af varúð. Þrætið um hvar þið gætuð framselt ákvarðanir örugglega til að fara hraðar, og hvar þið hafið verið hættulega létt. Markmiðið er kerfi þar sem þyngd stjórnarhátta rekur sýnilega þyngd áhættunnar.

3. Hvernig myndum við vita hvort skýrslugjöf okkar segir sannleikann? Ræðið áþreifanleg nýleg dæmi þar sem staða fór úr grænu í rautt með litlum fyrirvara, og spyrjið hver snemmmerkin voru og hvers vegna þau komu ekki fram. Kannið hvort afhendingarleiðtogar og tryggingarföll skýri frá sömu staðreyndum eða aðskildum, hentuglega ólíkum útgáfum. Íhugið hvað gerist, félagslega og faglega, við þann sem tilkynnir rauða stöðu hér — er honum þakkað eða hann refsað? Spyrjið hvort stjórn ykkar sjái óháða tryggingu samhliða eigin frásögn stjórnenda, eða aðeins hina síðari. Skoðið hvort mælaborð ykkar mæla hluti sem spá fyrir um vandamál eða aðeins hluti sem er auðvelt að gera græna. Tilgangurinn er að byggja menningu þar sem heiðarleg slæm tíðindi ferðast hratt, því stjórnarhættir sem heyra ekki slæm tíðindi geta ekki stýrt.

4. Höfum við skrifað áhættuvilja okkar nógu áþreifanlega til að teymi geti brugðist við honum, eða er hann slagorð? Takið lifandi áhættu í einni áætlun ykkar og spyrjið hvort fólkið næst henni gæti sagt, af yfirlýstum vilja ykkar, hvort hún situr innan eða utan línunnar. Flestar skipulagsheildir hafa áhættuviljayfirlýsingu sem les vel og ákveður ekkert — „við tökum yfirvegaða nálgun á áhættu“ segir engum lækni hvort ógreind ofnæmisbirtingarvilla er þolanleg. Ræðið hvort viljinn er settur fram eftir sviðum — sjúklingaöryggi, gögn, afhending, fjármál, orðspor — því eitt alþjóðlegt gildi felur að þið gætuð haft engan vilja fyrir klínískum öryggisgöllum og raunverulegan vilja fyrir tímaáætlunarfrávikum. Skoðið hvort stigmögnun er í raun tengd viljanum, svo allt utan hans rís sjálfkrafa með nafngreindum eiganda og fresti, frekar en að velta á að einhver velji að vekja það. Íhugið hver á viljann og hve oft hann er endurskoðaður, því vilji settur einu sinni og aldrei endurskoðaður rekur úr takti við raunheiminn. Heiðarlegt svar nefnir nýlega ákvörðun sem viljayfirlýsingin mótaði ósvikið, og viðurkennir hvar yfirlýsingin er nú of óljós til að bíta.

5. Hafa hlið okkar og tryggingaryfirferðir tennur, eða sigla áætlanir sem mistakast gegnum þau? Lítið til baka á síðustu hliðs- eða þjónustumatsyfirferðir ykkar og spyrjið hvort einhver þeirra stöðvaði, gerði hlé á eða mótaði vinnuna efnislega — ef sérhver áætlun hefur staðist sérhvert hlið eru hliðin nær örugglega leikhús. Ræðið hvort yfirferðir eru meðhöndlaðar sem stuðningsrík véfenging sem dregur úr áhættu næsta áfanga eða sem próf til að leika á, með sönnunargagnapakka sniðnum til að tryggja að standast. Íhugið hvort klínísk öryggis-, upplýsingastjórnarhátta-, tækni- og viðskiptatrygging berist á sömu ákvörðunarpunktum eða sem dreifing ósamræmdra yfirferða sem þreyta teymi án þess að bæta við trausti. Skoðið hvaða vald hliðsyfirferðaraðili hefur í raun: getur hann haldið gangsetningu, og verður hann studdur ef hann gerir það, eða mun viðskiptaþrýstingur hnekkja honum? Kannið hvort fólkið sem afhendir er í raun líka fólkið sem tryggir — því hlið rekin af bjartsýnismönnum er ekki trygging. Markmiðið er yfirferð sem alvarlegt vandamál gæti ekki lifað af, því hlið sem ekkert fellur á er kostnaður án eftirlits að baki.

6. Hverjar áhættur sem gætu í raun sökkt okkur eru í eigu einskis stakra verkefnis, og hver á þær? Listið bilanirnar sem eru líklegastar til að stöðva stafrænar þjónustur ykkar — öldrandi arfleifðarkerfi, netárás, of mikil háð einum birgi, starfsfólk sem getur ekki rekið nýju tólin — og spyrjið, fyrir hverja, á hvers skrá hún situr. Þessar þverlægu áhættur eru hættulegar einmitt því þær tilheyra öllum og þar með engum, og falla milli rifa verkefnastigsstjórnarhátta. Ræðið hvort þið haldið fyrirtækjaáhættuskrá á stjórnarstigi sem tengir stafræna, klíníska, fjárhagslega, net- og rekstraráhættu, eða hvort hver er stýrð í eigin sílói blind fyrir hinum. Íhugið hvort áhætta sem afhendingarteymi sér ferðast upp til stjórnar þekkjanleg, eða er mýkt úr rauðu í gult í grænt á hverju lagi þar til stjórnin sér aðeins hughreystingu. Skoðið hvort hver þverlæg áhætta hefur nafngreindan framkvæmdaeiganda með vald til að bregðast við þvert á áætlanir. Heiðarlegt svar horfist í augu við bilið milli þess að vita að hver áætlun sé nokkurn veginn á áætlun og að vita hvort skipulagsheildin í heild sé innan viðmiðs síns.

Í reynd: dæmi úr heilbrigðis- og velferðarþjónustu#

Samþætt umönnunarkerfi (ICS) er að innleiða sameiginlega umönnunarskrá sem leyfir klínískum starfsmönnum á sjúkrahúsum, í heilsugæslu og félagsþjónustu að sjá sameinaða sýn á hvern sjúkling. Hún er háverðmæt og áhættumikil: hún snertir klínískar ákvarðanir, tengir viðkvæm gögn milli skipulagsheilda og þjónar þýði með mikinn mun á stafrænum aðgangi.

Snemma er ábyrgð óskýr. Þrír upplýsingastjórar telja sig hver að hluta ábyrgan, birgir ræður tímalínunni og átján manna áætlunarstjórn eyðir fundum í að taka á móti uppfærslum frekar en að ákveða. Skýrslugjöf er græn. Þá kemur nærri-atvik í ljós: lyfjaofnæmi skráð í einu kerfi birtist ekki í öðru, og klínískur starfsmaður er nærri því að ávísa lyfi sem sjúklingurinn er með ofnæmi fyrir.

Forstjórarnir nota þetta sem vendipunkt og endurbyggja stjórnarhættina. Þeir skipa einn SRO — yfirlækni með þá stöðu sem þarf til að stýra áætluninni og véfengja birginn. Þeir endurskrifa erindisbréf stjórnarinnar, skera hana niður í ákvörðunartakana og festa RACI við svo klínísk öryggisundirritun, upplýsingastjórnarháttasamþykki og gangsetningarheimild hafi hvert nafngreindan ábyrgan eiganda. Áhættuvilji er gerður skýr: enginn vilji fyrir ógreindum klínískum öryggisgöllum, takmarkaður vilji fyrir tímaáætlunarfrávikum. Þessi eina yfirlýsing endurraðar öllu.

Trygging er aðgreind frá afhendingu. Klíníski öryggisfulltrúinn og upplýsingastjórnarháttaleiðtoginn skila óháð og geta stigmagnað yfir SRO til forstjóranna; vinnan við sameiginlegu skrána er bætt við stjórnartryggingarramma (BAF) hvers samstarfsaðila. Samþætt trygginga-áætlun setur þrjú hlið — áður en frekari smíði fer fram, áður en tilraun hefst, áður en full innleiðing hefst — hvert sameinar klínískar öryggis-, upplýsingastjórnarhátta-, tækni- og aðgengisyfirferðir, í anda IPA gateway-yfirferða og NHS þjónustumats. RAID-skráin er yfirfarin á tveggja vikna fresti, og ofnæmisbirtingargallinn skráður sem rautt vandamál í nafngreindri eigu með fastan úrlausnardag.

Fyrsta hliðið er óþægilegt: yfirferðarteymið kemst að því að klíníska öryggismálið er þynnra en grænu skýrslurnar gáfu í skyn, og innleiðingin er stöðvuð í fjórar vikur. Það er nákvæmlega vatnsmelónan sem gamla skýrslugjöfin hafði falið. Þar sem hléið gerist fyrir tilraun frekar en eftir gangsetningu er enginn sjúklingur skaðaður, birgirinn lagar gagnakortlagninguna og endanleg innleiðing er hægari að byrja en langtum öruggari og traustari. Stjórnarhættir hægðu ekki á afhendingu; þeir komu í veg fyrir bilun sem hefði stöðvað hana alveg.

Geirasjónarhorn#

Sprotafyrirtæki#

Heilbrigðistæknisprotafyrirtæki þarf sjaldan stjórnir og gateway-yfirferðir, en það þarf grundvallaratriðin snemma, því eftirlitsaðilar, kaupendur og fjárfestar munu spyrja. Nefndu einn ábyrgan stofnanda eða framkvæmdastjóra fyrir klínískt öryggi og einn fyrir persónuvernd, haltu léttvægri RAID-skrá og skrifaðu niður áhættuvilja þinn jafnvel þótt hann sé ein síða. Gildran er að meðhöndla stjórnarhætti sem eitthvað til að bolta á síðar; að endurbyggja sönnunargögn um öruggar, lögmætar ákvarðanir yfir hraðfara vöru er sársaukafullt og stundum ómögulegt. Byggðu lágmarks nothæfa stjórnarhætti sem alvarlegur NHS-kaupandi myndi þekkja, og láttu þá vaxa með þér frekar en að rykkjast frá engu í skrifræði á einni nóttu.

Lítil fyrirtæki#

Rótgróinn lítill veitandi — heimilislæknastofa, samfélagsapótek, hjúkrunarheimili eða stakstaða stofa — ber sömu lögbundnu skyldur fyrir klínískt öryggi og persónuvernd og stór samsteypa, en án endurskoðunarnefndar, innri endurskoðunar og oft án sérstaks upplýsingatæknistarfsfólks til að reka þær. Agi stjórnarhátta hér er róttækur hlutfallsleiki: ein nafngreind manneskja ábyrg fyrir klínísku öryggi og ein fyrir upplýsingastjórnarháttum (sem í mjög lítilli skipulagsheild getur verið sami háttsetti læknirinn eða félaginn), einsíðu áhættuvilji og stutt RAID-skrá sem er ósvikið yfirfarin frekar en skráð. Styddu þig við rammana sem eftirlitsaðilar þínir vænta þegar — Data Security and Protection Toolkit, CQC-kröfur og klínískar öryggisskyldur sem birgjar þínir verða að uppfylla — og láttu tryggingu hugbúnaðarbirgja þinna (DCB0129 öryggismál þeirra, vottanir) vinna verk sem þú getur ekki unnið sjálfur. Raunhæfa gildran er ekki stjórnarháttaleikhús heldur stjórnarháttavanræksla: öruggar, lögmætar ákvarðanir teknar óformlega og aldrei skráðar, svo þegar atvik eða skoðun kemur geturðu ekki sýnt hvað þú ákvaðst eða hvers vegna. Haltu sönnunarslóðinni léttri en raunverulegri, því fyrir lítið fyrirtæki er markmiðið verjanlegar ákvarðanir á naumum fjárhag, ekki stjórnarháttavél sem þú getur ekki mannað.

Stórfyrirtæki#

Stór veitandi eða birgir hefur þegar stjórnir, endurskoðunarnefndir og innri endurskoðun, svo stórfyrirtækjaáhættan er andstæða sprotans: of miklir stjórnarhættir, illa samþættir, sem framleiða leikhús. Sameinaðu skarast stjórnir, birtu hlutfallsleikaþrep og samþættu klíníska, upplýsinga-, tækni- og viðskiptatryggingu í eina áætlun svo teymi mæti einu samhangandi setti hliða frekar en tylft ósamræmdra yfirferða. Tryggðu að þrjár varnarlínur séu ósvikið óháðar og að innri endurskoðun prófi reglulega stafræna afhendingu, ekki bara fjármál. Verðlaunin eru að breyta núverandi, dýrri stjórnarháttavél í vél sem í raun flýtir fyrir öruggum ákvörðunum.

Hið opinbera#

Lands- og svæðisstofnanir — NHS England, ICB, armslengdarstofnanir — starfa undir lögbundinni ábyrgð, opinberum útgjaldaeftirlitum og formlegum tryggingafyrirkomulögum eins og IPA gateway-yfirferðum og útgjaldaeftirliti og þjónustumatsferlum ríkisstjórnarinnar. Hér er SRO-hlutverkið lögfest og persónulega ábyrgt gagnvart þinginu eða hliðstæðu þess, og gagnsæi er skylda, ekki val. Aginn er að gera þessa skyldubundnu stjórnarhætti hlutfallslega og samræma hinar mörgu ytri tryggingakröfur svo þær upplýsi afhendingu frekar en bara endurskoða hana eftir á. Vel gert eru opinberir stjórnarhættir fyrirmynd ábyrgðar; illa gert eru þeir uppruni „stjórnarháttaleikhússins“ sem allur geirinn óttast.

Algeng mistök#

• Ábyrgð í nefnd. Enginn einn SRO, svo þegar illa fer benda allir til hliðar og ekkert er í eigu.
• Stjórnarháttaleikhús. Stjórnir sem taka á móti frekar en ákveða, eyðublöð sem enginn les og hlið sem eru próf til að standast frekar en ósvik áhættudrægni.
• Vatnsmelónuskýrslugjöf. Staða helst græn þar til bilunin verður því slæm tíðindi eru óvelkomin og afhendingarskýrslur eru óvéfengdar af tryggingu.
• Ferli sem hentar öllum. Þung stjórnarhættir á léttvæga vinnu, sem ýtir teymum til að sniðganga þá, meðan raunverulega áhættumikil vinna smýgur í gegn létt.
• Trygging undir stjórn afhendingar. Fólkið sem smíðar þjónustuna er það eina sem staðfestir að hún sé örugg, svo bjartsýni fær að standa óhögguð.
• Úreltar RAID-skrár. Áhættur skráðar einu sinni og aldrei unnar; gul atriði sem hljóðlega verða græn fyrir yfirferð án nokkurrar breytingar undir.
• Sviðsblinda. Að stýra afhendingu vel en missa af klínískri öryggis-, upplýsingastjórnarhátta- eða jafnræðisvídd þar til hún verður að kreppu.
• Hlið án tanna. Yfirferðarpunktar sem stöðva aldrei eða móta vinnu, svo áætlanir sem mistakast sigla gegnum hvert hlið.

Þroskalíkan#

Gátlisti#

• Sérhvert stórt verkefni hefur einn nafngreindan, nægilega háttsettan, valdeflan SRO.
• Sérhver stjórn hefur gilt erindisbréf sem segir ákvörðunarrétt, ályktunarbæra mætingu og stigmögnun.
• RACI úthlutar nafngreindum ábyrgum eiganda á hverja endurtekna ákvörðunargerð.
• Stjórnarháttaþrep skalast með áhættu og virði, og viðmiðin eru birt.
• Varnarlínurnar þrjár eru til staðar, með óháðri annarrar-línu rödd sem getur stigmagnað.
• Samþætt trygginga-áætlun samræmir klínískar, upplýsingastjórnarhátta-, tækni- og viðskiptayfirferðir við þrepuð hlið.
• Áhættuvilji er skrifaður eftir sviðum og stigmögnun tengd honum.
• Lifandi RAID-skrá er yfirfarin í hverri afhendingarlotu, með hverja færslu í eigu og dagsetta.
• Stjórnartryggingarrammi kortleggur helstu áhættur á eftirlit og trygginguna fyrir að það virki.
• Afhending og trygging skýra frá sömu staðreyndum, og það er öruggt að vekja slæm tíðindi.
• Sérhver fundur, eyðublað og skýrsla sem þið haldið breytir raunverulegri ákvörðun.

Helstu heimildir#

• Infrastructure and Projects Authority (IPA), Principles for Project Success og gateway-/trygginga-yfirferðarleiðbeiningar — UK Cabinet Office / HM Treasury.
• NHS England, Clinical Risk Management Standards (DCB0129 og DCB0160) — fyrir klíníska stjórnarhætti heilbrigðisupplýsingatækni (sjá einnig Viðfangsefni 1.6).
• Institute of Internal Auditors (IIA), The IIA's Three Lines Model (uppfærsla 2020) — opinber yfirlýsing þriggja-línu nálgunarinnar.
• HM Treasury, The Orange Book: Management of Risk — Principles and Concepts — áhættuvilji, eftirlit og trygging í breskum opinberum stofnunum.
• NHS England / fyrrum Government Digital Service, Service Standard og þjónustumatsleiðbeiningar — trygging stafrænna þjónusta sem snúa að almenningi.
• UK Corporate Governance Code — Financial Reporting Council — stjórnarábyrgð og innra eftirlit.

Tilvísanir#

1. Governance — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Governance
2. Corporate governance — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Corporate_governance
3. Clinical governance — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Clinical_governance
4. Information governance — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Information_governance
5. Senior responsible owner (Executive sponsor) — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Senior_responsible_owner
6. Responsibility assignment matrix (RACI) — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Responsibility_assignment_matrix
7. Assurance services — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Assurance_services
8. Internal audit (Three Lines model) — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Internal_audit
9. Risk appetite — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Risk_appetite
10. Risk register — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Risk_register
11. Phase-gate process — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Phase-gate_process
12. Infrastructure and Projects Authority — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Infrastructure_and_Projects_Authority
13. The IIA's Three Lines Model — Institute of Internal Auditors — https://www.theiia.org/en/content/position-papers/2020/the-iias-three-lines-model-an-update-of-the-three-lines-of-defense/
14. The Orange Book: Management of Risk — Principles and Concepts — HM Treasury — https://www.gov.uk/government/publications/orange-book
15. Clinical Risk Management: its Application in the Deployment and Use of Health IT Systems (DCB0160) — NHS England — https://digital.nhs.uk/services/clinical-safety
16. Service Standard — Government Digital Service / GOV.UK — https://www.gov.uk/service-manual/service-standard
17. The UK Corporate Governance Code — Financial Reporting Council — https://www.frc.org.uk/library/standards-codes-policy/corporate-governance/uk-corporate-governance-code/
18. Enterprise risk management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_risk_management