Mada 5.4 — Mipango ya Rasilimali za Biashara (ERP)

Kwa sentensi moja: Mipango ya Rasilimali za Biashara ndio mfumo uliounganishwa wa ofisi ya nyuma — fedha, rasilimali watu, malipo ya mishahara, ununuzi, na mnyororo wa ugavi — unaotenda kama mfumo wa rekodi wa shirika kwa fedha, watu na hisa, na kimyakimya unashikilia karibu kila njia ya kufanya kazi katika kitabu hiki.

Kwa nini hili ni muhimu katika afya na huduma#

Mabadiliko ya kidijitali katika afya na huduma hupata umakini wake kutoka kwa mifumo ya kitabibu — rekodi ya kielektroniki ya mgonjwa, rekodi ya pamoja ya huduma, programu ya mgonjwa. Lakini hakuna kati ya hivyo kinachofanya kazi bila ofisi ya nyuma isiyovutia iliyo chini yake. Wafanyakazi lazima waajiriwe, wapangiwe zamu, na walipwe; wasambazaji lazima wafanyiwe mikataba na kulipwa; dawa, vifaa na bidhaa za matumizi lazima ziagizwe na kufuatiliwa; na kila pauni lazima ihesabiwe dhidi ya bajeti za umma zilizobanwa kwa karibu. ERP ndipo hayo yanapotokea, na inaposhindwa, matokeo ni ya papo hapo: wafanyakazi wasiolipwa, ununuzi uliokwama, hesabu zisizopatanishwa, na kazi ya fedha inayoruka gizani.

Ukubwa ni mkubwa. NHS Shared Business Services (NHS SBS), ubia ulioundwa mwaka 2004, huendesha jukwaa la kitaifa la fedha na ununuzi linalotegemea Oracle linalochakata mamilioni ya ankara na kushughulikia sehemu kubwa sana ya matumizi yote ya NHS kwa zaidi ya mashirika mia moja ya NHS (angalia Vyanzo muhimu). Kwa hiyo maamuzi ya ERP si wasiwasi wa fedha wa kipekee — huunda usimamizi wa nguvukazi, udhibiti wa fedha za umma, na ubora wa data ambao kila uchambuzi wa chini unautegemea. Kwa mkurugenzi, ERP ni kiwezeshaji cha msingi na mojawapo ya programu zenye hatari kubwa zaidi ambazo shirika litawahi kujaribu.

Dhana kuu#

ERP ni nini. Seti moja, iliyounganishwa ya mipango ya rasilimali za biashara ya moduli zinazoshiriki hifadhidata moja na seti moja ya data kuu, inayofunika michakato ya msingi ya kiutawala ya biashara: leja kuu na uhasibu wa fedha, akaunti zinazolipwa na zinazopokelewa, HR na utawala wa nguvukazi, malipo ya mishahara, ununuzi (kununua-hadi-kulipa), hisa na mnyororo wa ugavi, na zaidi na zaidi mipango na uchanganuzi (FP&A — mipango na uchambuzi wa kifedha). Hoja ya "uunganishaji" ni kwamba agizo la ununuzi, risiti ya bidhaa, na ankara hupatana kiotomatiki kwa sababu ni data ileile, si nakala tatu.

Mfumo wa rekodi. ERP ndicho chanzo chenye mamlaka cha data ya fedha na rasilimali — leja ambayo wakaguzi wanaiamini na malipo ya mishahara ambayo wafanyakazi hulipwa kutoka. Mifumo mingine inaweza kushikilia nakala za kiuendeshaji, lakini ERP ndilo toleo la ukweli kwa fedha na, mara nyingi, kwa rekodi ya msingi ya HR.

Data kuu. Data ya marejeo ya pamoja ambayo kila kitu kingine kinaitegemea: chati ya akaunti, vituo vya gharama, rekodi za wasambazaji, katalogi ya bidhaa, na rekodi za wafanyakazi. Data kuu ndiyo kiamuzi cha kimya cha mafanikio ya ERP — data kuu chafu, iliyorudiwa, au isiyo thabiti huharibu kuripoti, huvunja upatanisho, na kudhoofisha kila mchakato uliojengwa juu yake.

Majukwaa ya kawaida katika afya na sekta ya umma. Katika NHS na sekta pana ya umma ya Uingereza majukwaa makuu ya ERP ni Oracle (inatawala, hasa kupitia NHS SBS na miungano kama NEP), SAP, Unit4 (inayochaguliwa sana na hospitali, vyuo vikuu, na mamlaka za mitaa), na Microsoft Dynamics 365. Mamlaka za mitaa zinazotoa huduma za jamii za watu wazima huendesha aina ileile ya mifumo kwa fedha na ununuzi wao. Mwelekeo wa kisasa ni ERP ya wingu (programu kama huduma) badala ya usakinishaji wa ndani.

Huduma za pamoja. Badala ya kila shirika kuendesha ERP yake, wengi hushiriki jukwaa la pamoja na shughuli ya ofisi ya nyuma ya pamoja — kielelezo cha NHS SBS, na miungano ya NHS inayoendesha matukio ya Oracle Cloud yenye violezo. Huduma za pamoja hubadilisha kiasi cha urahisi wa mahali kwa usanifishaji, uchumi wa ukubwa, na mzigo mdogo wa pamoja wa utekelezaji na msaada.

Mazoea bora#

1. Chukulia data kuu kama msingi, si wazo la baadaye. Safisha na uondoe nakala mbili kwenye chati ya akaunti, rekodi za wasambazaji, katalogi ya bidhaa, na data ya wafanyakazi kabla ya uhamishaji, na uweke umiliki endelevu wa utawala wa data. Kushindwa kwa ERP kunakoharibu zaidi hufuatiliwa hadi data kuu mbaya ambayo hakuna programu nzuri inayoweza kurekebisha; mkondo wa kazi wa ubora wa data si wa hiari.

2. Kubali kiwango; punguza ubinafsishaji. Sanidi ERP kwa kiolezo cha kawaida cha msambazaji au muungano popote mchakato ni wa kawaida kweli, na uhifadhi mabadiliko maalumu kwa kitofautishi cha kweli adimu. Ubinafsishaji mzito huongeza gharama, huharibu uwezo wa kusasishwa, na huingiza tena machafuko ya mahali uliyokuwa unajaribu kuyakimbia — ERP ya wingu hasa huadhibu silika ya "ifanye ionekane kama mfumo wetu wa zamani".

3. Buni uunganishaji kwa makusudi. ERP haisimami peke yake: lazima ibadilishane data na mifumo ya nguvukazi na e-rostering, mifumo ya kitabibu na ya famasia (kwa hisa na gharama), benki, na uchanganuzi. Chora ramani ya kila kiolesura, miliki mikataba ya data, na ujaribu kutoka mwanzo hadi mwisho — malipo ya mishahara yanayolishwa na mtiririko wa rostering ulioharibika huwalipa watu vibaya, na hilo ni kushindwa kunakoharibu uaminifu.

4. Endesha ubadilishaji wa ERP kama programu kuu, usimamizi wa mabadiliko ukiwa kiini. Utekelezaji wa ERP ni programu ya mabadiliko ya biashara inayohusisha programu, si mradi wa IT. Ipe rasilimali kwa nidhamu ya programu (angalia Mada 5.2 — Usimamizi wa Programu) na juhudi halisi ya usimamizi wa mabadiliko (angalia Mada 8.1 — Usimamizi wa Mabadiliko), kwa sababu maumivu mengi ya ERP ni watu na mchakato, si teknolojia.

5. Kuwa mwaminifu kuhusu hatari ya programu ya ERP. Utekelezaji mkubwa wa ERP una sifa iliyopatikana vizuri ya kupitiliza wakati na gharama na kutoa faida pungufu; fasihi ya kushindwa ni pana na ya sekta mbalimbali. Weka akiba ya dharura, epuka kuanza kutumika kwa mlipuko mmoja pale njia ya awamu inawezekana, na usiruhusu ratiba ya matumaini kubatilisha utayari — tarehe iliyoahirishwa inaweza kurekebishwa, kubadilika kwa malipo ya mishahara au leja kulikoharibika hakuwezi.

6. Linda kuanza kutumika na kipindi baada yake. Panga kubadilika kwa data, uendeshaji sambamba, upatanisho, na msaada wa hypercare kwa undani, na upinge shinikizo la kuvifupisha. Wiki zinazozunguka kuanza kutumika ndizo wakati wasambazaji hawalipwi na mwisho wa mwezi unavunjika; kipindi cha kuimarisha chenye wafanyakazi wa kutosha ndicho tofauti kati ya mwanzo mgumu na mgogoro wa umma.

7. Tumia ERP kama mfumo wa rekodi wa usimamizi wa rasilimali — na ubuni njia za kufanya kazi kuuzunguka. Acha ERP iwe chanzo kimoja cha vituo vya gharama, bajeti, idhini za ununuzi, na uanzishwaji wa nguvukazi, na upange michakato yako ya uendeshaji nayo badala ya kudumisha lahajedwali za kivuli. Mifumo ya kivuli hurudisha mgawanyiko ambao ERP ipo kuuondoa na huoza kimyakimya ubora wa data.

8. Pima huduma za pamoja na ERP ya wingu kwa mabadilishano yao halisi. Majukwaa ya pamoja (NHS SBS, miungano ya mtindo wa NEP) na ERP ya wingu hutoa usanifishaji, ukubwa, masasisho endelevu, na mzigo mwepesi wa mahali, kwa gharama ya baadhi ya urahisi wa mahali na utegemezi kwa mtoa huduma. Chagua kwa makusudi: kwa mashirika mengi faida ya usanifishaji inazidi urahisi uliopotea, lakini uamuzi unapaswa kufanywa kwa macho wazi, si kwa chaguo-msingi.

Maswali ya kujadili na timu yako#

1. Tuna uhakika kiasi gani — kwa ushahidi, si uhakikisho — kuhusu ubora wa data kuu tutakayobeba kwenye ERP mpya, na nani anaimiliki baada ya kuanza kutumika? Data kuu ndiyo kiamuzi cha kimya cha mafanikio ya ERP, hata hivyo mara nyingi huchukuliwa kama kazi ya usafi ya uhamishaji badala ya msingi ilivyo, kwa hiyo swali hili hujaribu kama timu imeangalia kwa makini chati ya akaunti, rekodi za wasambazaji, katalogi ya bidhaa, na rekodi kuu ya wafanyakazi au inatumaini tu ni safi. Katika mazingira ya afya na huduma dau ni madhubuti: rekodi za wasambazaji zilizorudiwa huvunja upatanisho wa kununua-hadi-kulipa, rekodi kuu ya wafanyakazi isiyokubaliana na ESR huwalipa watu vibaya, na chati ya akaunti isiyo thabiti huharibu kila ripoti ya kifedha ya chini ambayo bodi na wakaguzi wanaitegemea. Mvutano unaostahili kujadiliwa ni mvuto wa kuhamisha kwa wingi kufikia tarehe dhidi ya miezi ya usafishaji usiovutia na kuondoa nakala mbili ambayo mazoea mazuri yanadai, na kama yeyote mkuu yuko tayari kufadhili mkondo wa kazi wa ubora wa data usioonyesha bidhaa inayoonekana. Jibu imara linataja hesabu halisi — wasambazaji wangapi waliorudiwa, rekodi ngapi za wafanyakazi ambazo hazijapatanishwa — badala ya hisia ya jumla kwamba "data kwa kiasi kikubwa ni nzuri". Linapaswa pia kutaja mtu na utaratibu wa utawala unaowajibika kwa ubora wa data kuu baada ya kuanza kutumika, kwa sababu data iliyosafishwa mara moja kisha kuachwa bila utawala hurudi tu kwenye machafuko.

2. Tunashawishika wapi kweli kubinafsisha ERP ili kuhifadhi mchakato unaojulikana, na je, tofauti hiyo ni kitofautishi cha kweli au ni machafuko ya zamani tunayojaribu kuyakimbia? Ubinafsishaji mzito ni mtego wa kawaida wa ERP ya biashara: huongeza gharama, huharibu uwezo wa kusasishwa, na hurudisha mgawanyiko wa mahali ule ule ambao programu ilikusudiwa kuuondoa, na ERP ya wingu hasa huadhibu silika ya "ifanye ionekane kama mfumo wetu wa zamani". Swali hili linaiomba timu iwe mahususi kuhusu michakato ipi itasisitiza kupinda programu ili iwafae, na kuhalalisha kila moja dhidi ya jaribio gumu la kama ni kitofautishi cha kweli au tabia ya starehe tu. Mjadala ni muhimu kwa sababu katika afya na huduma karibu kila mchakato wa ofisi ya nyuma — leja kuu, idhini za ununuzi, utawala wa malipo ya mishahara — ni wa kawaida kweli, kwa hiyo chaguo-msingi la uaminifu linapaswa kuwa kukubali kiolezo cha kawaida cha msambazaji au muungano na kubadilisha mchakato, si programu. Mitazamo madhubuti ni pamoja na kuorodhesha kila ubinafsishaji ulioombwa na kuuliza nani anafaidika, gharama gani ya sasisho inafungia, na kama hospitali jirani kwenye kiolezo kilekile inaweza kufanya bila hiyo. Jibu zuri hutofautisha ubaguzi adimu halali na maombi mengi yanayoendeshwa na kuchukia mabadiliko, na kutambua kwamba kukubali kiwango ni tatizo la usimamizi wa mabadiliko na uongozi, si la kiufundi. Linapaswa pia kukabili gharama ya muda mrefu: kila badiliko maalumu ni kodi inayolipwa kwenye kila toleo la baadaye la wingu.

3. Je, tumetoa rasilimali kwa uaminifu kwa upande wa binadamu na mchakato wa badiliko hili la ERP — kubadilika, uendeshaji sambamba, hypercare, mafunzo, na majaribio ya uunganishaji — au tunaliendesha kimyakimya kama mradi wa IT? Fasihi ya kushindwa iko wazi kwamba maumivu mengi ya ERP ni watu na mchakato kuliko teknolojia, kwa hiyo swali hili linafichua kama programu ni juhudi ya mabadiliko ya biashara kweli au ubadilishaji wa IT uliovaa nguo za programu. Kipindi kinachozunguka kuanza kutumika ndicho wakati wasambazaji hawalipwi, mwisho wa mwezi unavunjika, na wafanyakazi wanalipwa kwa kuchelewa, na kila moja katika chombo cha afya ya umma si mwanzo mgumu bali kushindwa kunakoharibu uaminifu, kunakoweza kuwa habari. Mvutano wa kujadili ni shinikizo la kila mara la kufupisha uendeshaji sambamba, kupunguza timu ya hypercare, na kubana ratiba kufikia tarehe iliyowekwa, dhidi ya uhalisia kwamba tarehe iliyoahirishwa inaweza kurekebishwa ilhali kubadilika kwa malipo ya mishahara au leja kulikoharibika hakuwezi. Mitazamo yenye manufaa ni pamoja na kupitia kila uunganishaji — e-rostering, ESR, hisa za famasia, benki, uchanganuzi — na kuuliza upi umejaribiwa kutoka mwanzo hadi mwisho dhidi ya kudhaniwa, na kama wamiliki wa michakato katika fedha, ununuzi, na HR wameazimwa kweli kubuni upya mtiririko wao wa kazi. Jibu la uaminifu linaonyesha rasilimali iliyotajwa ya usimamizi wa mabadiliko, mafunzo, na upatanisho katika mpango badala ya mstari unaosema "IT itashughulikia", na liko tayari kugawa kuanza kutumika kwa awamu pale kubadilika kwa mlipuko mmoja kunaongeza hatari inayoweza kuepukika. Linapaswa pia kukiri kwamba utayari, si kalenda, lazima utawale uamuzi wa kuendelea.

4. Kuhusu swali la huduma za pamoja na ERP ya wingu, tumepima usanifishaji tutakaopata dhidi ya urahisi wa mahali tutakaoutoa — na kufanya uamuzi huo kwa makusudi badala ya kwa chaguo-msingi? Majukwaa ya pamoja kama NHS SBS na matukio ya Oracle Cloud ya miungano, na ERP ya wingu kwa upana zaidi, hutoa tuzo halisi — uchumi wa ukubwa, masasisho endelevu, mzigo mwepesi wa utekelezaji na msaada wa mahali — lakini huzinunua kwa upotevu halisi wa udhibiti wa mahali na utegemezi mgumu kwa ramani ya mtoa huduma na mdundo wa matoleo. Swali hili linailazimisha timu kutaja urahisi gani unajalisha kwao kweli na kujaribu kama una thamani ya gharama ya kuendesha, kurekebisha, na kusaidia ofisi yao ya nyuma kando. Mvutano katika mazingira ya afya na huduma unaongezwa makali na ukweli kwamba michakato mingi ya ofisi ya nyuma ni ya kawaida, kwa hiyo faida ya usanifishaji kwa kawaida inazidi urahisi uliopotea — lakini "kwa kawaida" si "daima", na kuelea kwenye jukwaa la pamoja bila kuchunguza mabadilishano ndivyo mashirika yanavyoishia kuchukia kiolezo ambacho hawakuwahi kukichagua kwa fahamu. Mitazamo madhubuti ni pamoja na kuuliza michakato ipi ya mahali timu ingepigania kuhifadhi na kwa nini, nini kinatokea muungano unapobadilisha kiolezo chini yao, na kama masharti ya kutoka na kuhamisha data yanaeleweka kabla ya kutia saini. Jibu imara huchukulia hili kama uchaguzi wa kimkakati uliofanywa kwa macho wazi, ukipima utegemezi wa mtoa huduma na hatari ya ramani dhidi ya ukubwa na unafuu wa masasisho, badala ya kuchagua chaguo la pamoja kwa chaguo-msingi kwa sababu ni la mtindo au kung'ang'ania jukwaa maalumu kwa mazoea.

5. Mpango wetu wa uaminifu ni upi wa kuzuia lahajedwali za kivuli na njia za kuzunguka za mahali kutoibuka tena baada ya kuanza kutumika, ili ERP ibaki mfumo mmoja wa rekodi badala ya chanzo kimoja miongoni mwa vingi? Hoja nzima ya ERP iliyounganishwa ni kuondoa mgawanyiko ambao mifumo ya kivuli huunda, hata hivyo lahajedwali za mahali zina njia ya kunusurika kuanza kutumika na kuvunja kimyakimya data ambayo programu ilikusudiwa kuiunganisha. Swali hili hujaribu kama timu imefikiria zaidi ya kubadilika hadi nidhamu endelevu ya uendeshaji inayoweka vituo vya gharama, bajeti, idhini za ununuzi, na uanzishwaji wa nguvukazi katika ERP badala ya kitabu cha kazi cha faragha cha mtu. Ni muhimu katika afya na huduma kwa sababu lahajedwali ya kivuli ya uanzishwaji isiyokubaliana na malipo ya mishahara, au kifuatiliaji cha ununuzi nje ya mfumo, huoza kimyakimya ubora wa data ambao kuripoti kwa bodi na ukaguzi vinautegemea, na hufanya hivyo hasa kwa sababu ni rahisi kwa anayeidumisha. Mvutano unaostahili kuibuliwa ni kwamba mifumo ya kivuli kwa kawaida ipo kwa sababu — mchakato wa ERP ulihisiwa polepole, au pengo halisi halikuzibwa kamwe — kwa hiyo kuikataza tu kunashindwa isipokuwa hitaji la msingi linashughulikiwa. Mitazamo yenye manufaa ni pamoja na kuuliza lahajedwali zipi za sasa zingepaswa kufa wakati wa kuanza kutumika, kwa nini kila moja ipo, na uwezo gani wa ndani ya mfumo au badiliko la mchakato lingeondoa kishawishi cha kuijenga upya. Jibu la uaminifu huoanisha matarajio wazi kwamba ERP ina mamlaka na mpango wa kurekebisha mapengo yanayowasukuma watu nje ya mfumo, na hutaja nani ataona na kupinga mfumo wa kivuli unapoonekana tena.

6. Je, tunakuwa waaminifu kweli kuhusu hatari ya programu ya ERP — rekodi ya sekta ya kupitiliza na kutoa pungufu — na tumejenga ratiba, akiba ya dharura, na mbinu ya kuanza kutumika kuzunguka uhalisia huo badala ya mpango wa matumaini? Utekelezaji mkubwa wa ERP una sifa iliyopatikana vizuri, ya sekta mbalimbali ya kupitiliza wakati na gharama na kutoa faida pungufu, na swali hili linauliza kama timu imeingiza fasihi hiyo ya kushindwa au inadhani kimyakimya itakuwa ubaguzi. Dau katika chombo cha afya ya umma halisamehe: tarehe iliyoahirishwa inaweza kurekebishwa, lakini kubadilika kwa malipo ya mishahara au leja kulikoharibika ni tukio la habari, linaloharibu uaminifu lenye matokeo ya kibunge na ya vyombo vya habari, kwa hiyo matumaini yanayobatilisha utayari si ujasiri bali ni uzembe. Mvutano wa kujadili ni shinikizo la kila mara — kutoka tarehe zilizowekwa, gharama zilizozama, na hamu ya kuonyesha maendeleo — la kubana ratiba, kupunguza akiba ya dharura, na kupendelea kuanza kutumika kwa mlipuko mmoja badala ya awamu ambayo ingekuwa salama zaidi lakini polepole. Mitazamo madhubuti ni pamoja na kuuliza mpango unadhania nini kitaenda sawa, akiba ya dharura iko wapi kweli, kama kubadilika kwa awamu kunawezekana, na vigezo wazi vya kuchelewesha kuanza kutumika ni vipi kama utayari haupo. Jibu zuri hutaja hatari mahususi ambazo programu hii inabeba badala ya kuashiria hatari ya ERP kwa jumla, hujenga akiba halisi ya dharura na uamuzi unaoweza kutetewa wa kugawa awamu, na huchukulia "bado" inayoongozwa na data kama matokeo halali na yanayotarajiwa badala ya kushindwa kwa ujasiri.

Kwa vitendo: mfano wa afya na huduma#

Hospitali ya NHS ya huduma kali inaendesha mfumo wa fedha na ununuzi wa ndani wa umri wa miaka kumi na tano ambao msambazaji wake hivi karibuni ataacha kuusaidia. Kuripoti kunachukua siku, kununua-hadi-kulipa ni kwa mkono kwa kiasi kikubwa, na uanzishwaji wa nguvukazi unaishi katika mkanganyiko wa lahajedwali ambazo hazikubaliani kamwe na malipo ya mishahara. Hospitali inaamua kuhamia ERP ya wingu inayotolewa kupitia tukio la Oracle Cloud lenye kiolezo la muungano wa NHS wa kanda, pamoja na watoa huduma jirani.

Mkurugenzi wa fedha anapinga kishawishi cha kuchukulia hili kama ubadilishaji wa IT. Programu inaanzishwa na mdhamini mtendaji, meneja wa programu wa muda wote, na — muhimu — mkondo wa kazi wa ubora wa data unaotumia miezi kusafisha chati ya akaunti, kuondoa nakala kwenye rekodi elfu kumi na mbili za wasambazaji, na kupatanisha rekodi kuu ya wafanyakazi dhidi ya ESR (rekodi ya kielektroniki ya wafanyakazi ya NHS) kabla ya uhamishaji wowote. Wamiliki wa michakato katika fedha, ununuzi, na HR wanaazimwa kubuni upya mtiririko wao wa kazi kulingana na kiolezo cha muungano badala ya kunakili mfumo wa zamani.

Hospitali inachagua kuanza kutumika kwa awamu: fedha na ununuzi kwanza, nguvukazi na kuripoti katika wimbi la baadaye, kukiwa na uendeshaji sambamba kuvuka miisho miwili ya mwezi na timu ya hypercare yenye wafanyakazi wa kutosha tayari. Uunganishaji kwa e-rostering, benki, na ghala la uchanganuzi unachorwa ramani na kujaribiwa kutoka mwanzo hadi mwisho. Kuanza kutumika hakuna maumivu kidogo — mrundikano wa malipo ya wasambazaji unajengeka wiki ya kwanza na unachukua wiki mbili kuondoka — lakini kwa sababu upatanisho na hypercare vilipewa rasilimali ipasavyo, hakuna mfanyakazi aliyelipwa kwa kuchelewa na mwisho wa mwezi unafungwa kwa wakati.

Mwaka mmoja baadaye, hospitali inafunga vitabu vyake kwa siku badala ya wiki, idhini za ununuzi zinatekelezwa ndani ya mfumo, na uanzishwaji hatimaye unapatana na malipo ya mishahara. Jukwaa la pamoja la muungano pia linamaanisha sasisho linalofuata linafika kama toleo la kawaida la wingu badala ya mradi mwingine wa miaka mingi.

Mitazamo ya sekta#

Kampuni changa#

Kampuni changa ya afya ya kidijitali mara chache huendesha ERP kamili; huunganisha zana za SaaS za wingu — kifurushi chepesi cha uhasibu, programu ya HR-na-malipo, lahajedwali kadhaa — kwa sababu mfululizo mzito uliounganishwa hauendani na timu ya watu thelathini. Nidhamu ya mfumo wa rekodi bado inajalisha, ingawa: hata katika hatua ya mbegu, chati moja safi ya akaunti na chanzo kimoja chenye mamlaka cha malipo ya mishahara huzuia machafuko ya upatanisho yanayowatisha wawekezaji wakati wa uchunguzi wa kina. Hatua sahihi ni kuweka mkusanyiko rahisi, unaoweza kuunganishwa, na uliotawaliwa vizuri, na kuahirisha ERP "halisi" hadi ukubwa udai kweli. Hatari ya kampuni changa ni kinyume cha biashara kubwa — si ubinafsishaji kupita kiasi, bali kutawanyika: programu kumi na mbili zisizounganishwa bila mmiliki wa data kuu na bila yeyote anayewajibika kwa nambari.

Biashara ndogo#

Mtoa huduma mdogo aliyeimarika — zahanati ya GP, duka la dawa la jamii, nyumba ya wazee, wakala wa huduma za nyumbani, au kliniki ya eneo moja — hubeba uzito kamili wa wajibu wa fedha, malipo ya mishahara, na ununuzi bila uwezo maalumu wa fedha au IT, kwa hiyo ERP nzito iko nje ya uwezo lakini nidhamu ya mfumo wa rekodi si ya hiari. Jibu la vitendo ni seti ndogo, iliyounganishwa vizuri ya vifurushi vya wingu — uhasibu, malipo ya mishahara, na hisa — vilivyochaguliwa ili chati moja ya akaunti na chanzo kimoja chenye mamlaka cha malipo ya mishahara vishikilie, kwa sababu nyumba ya wazee inayolipa wafanyakazi kwa kuchelewa au duka la dawa ambalo hisa na leja yake haziafikiani linakabiliwa na matokeo yale yale ya udhibiti na fedha taslimu kama hospitali kubwa lakini bila timu ya ofisi ya nyuma ya kuyanyonya. Kishawishi cha kuendesha biashara kwenye lahajedwali ya mwanzilishi ni kikubwa zaidi hapa na cha hatari zaidi, kwa sababu mara chache kuna mtu wa kugundua nambari zinapopotoka. Mahali ambapo chombo cha kitaaluma, franchise, au mtandao wa mahali hutoa jukwaa la fedha la pamoja au sanifu, kulikubali kwa kawaida ndiyo hatua ya busara: linanunua usanifishaji na msaada ambao shirika haliwezi kujipatia rasilimali zake. Nidhamu ni kuweka mkusanyiko rahisi na unaotawaliwa na yeyote anayemiliki fedha, na kupinga njia za kuzunguka maalumu ambazo mtu mmoja tu anazielewa.

Biashara kubwa#

Hospitali kubwa au kampuni ya teknolojia ya afya huendesha ERP kamili iliyounganishwa kama mfumo wa rekodi muhimu kwa dhamira, na kuubadilisha ni mojawapo ya programu zenye hatari kubwa zaidi itakazowahi kujaribu. Kishawishi cha biashara kubwa ni ubinafsishaji mzito kuhifadhi michakato ya zamani inayojulikana; nidhamu ni kukubali kiolezo cha kawaida, kutoa rasilimali kwa mkondo mzito wa kazi wa ubora wa data, na kuendesha kuanza kutumika kwa uendeshaji sambamba na kipindi cha hypercare chenye wafanyakazi wa kutosha. Uunganishaji huongezeka — e-rostering, ESR, hisa za famasia, benki, uchanganuzi — na kila moja ni kushindwa kunakoharibu uaminifu ikivunja kimyakimya malipo ya mishahara au upatanisho wa mwisho wa mwezi. Kwa sababu maumivu mengi ni watu na mchakato kuliko teknolojia, usimamizi wa mabadiliko (angalia Mada 8.1 — Usimamizi wa Mabadiliko) ndipo programu ya biashara kubwa inaposhindwa au kushinda. Uwajibikaji kwa bodi na wakaguzi hufanya kubadilika kwa leja au malipo ya mishahara kulikoharibika kuwa tukio la utawala, si kikwazo cha IT tu.

Serikali#

Katika ngazi ya kitaifa na ya huduma za pamoja, ERP ni chombo cha usanifishaji: NHS Shared Business Services na matukio ya Oracle Cloud ya miungano yapo kuyapa mashirika mengi jukwaa moja lenye kiolezo, kubadilishana urahisi wa mahali kwa uchumi wa ukubwa na masasisho endelevu. Uwajibikaji wa serikali huongeza uchunguzi wa ununuzi wa umma (mifumo ya ushindani, uhakikisho wa thamani-ya-fedha) kwa kila uamuzi mkuu wa ERP, na kushindwa kwa kubadilika kwa kitaifa kuna matokeo ya kibunge na ya vyombo vya habari. Kiegemeo halisi cha kituo ni kuitisha — kuamuru au kuhimiza majukwaa ya pamoja ili makumi ya hospitali na mamlaka za mitaa zisiendeshe, kurekebisha, na kushindwa kando kila moja ofisi yake ya nyuma. Mvutano unaofafanua ni kati ya usanifishaji wa kitaifa na uhuru wa mahali: sukuma kiolezo kwa nguvu sana na kukubalika kunakwama kwa chuki; kwa upole sana na mgawanyiko ambao ERP ipo kuuondoa unaendelea kimyakimya.

Njia za kawaida za kushindwa#

• Data kuu chafu iliyohamishwa kwa wingi. Nakala mbili na kutokuwa thabiti vya zamani vinabebwa kwenye mfumo mpya, vikiharibu kuripoti tangu siku ya kwanza. Suluhisho: safisha na utawale data kuu kabla ya uhamishaji, na uimiliki baadaye.
• Kubinafsisha kunakili mfumo wa zamani. Mabadiliko maalumu yaliyofanywa kuepuka badiliko la mchakato huongeza gharama na kuharibu uwezo wa kusasishwa. Suluhisho: kubali kiolezo cha kawaida; badilisha mchakato, si programu.
• ERP inayoendeshwa kama mradi wa IT. Kuichukulia kama ubadilishaji wa teknolojia kunanyima juhudi ya mabadiliko, mafunzo, na kubuni upya mchakato. Suluhisho: iendeshe kama programu ya mabadiliko ya biashara yenye usimamizi halisi wa mabadiliko (Mada 8.1).
• Kuanza kutumika kwa mlipuko mmoja wa matumaini. Ratiba zilizobanwa na kubadilika kwa mara moja hugeuza matatizo ya kawaida kuwa migogoro ya umma. Suluhisho: gawa kwa awamu inapowezekana, na kamwe usibadilishe utayari kwa tarehe.
• Uunganishaji ulioharibika. Mtiririko wa rostering-hadi-malipo au ununuzi-hadi-leja usiojaribiwa huwalipa watu vibaya au huvunja upatanisho. Suluhisho: chora ramani, miliki, na ujaribu kila kiolesura kutoka mwanzo hadi mwisho.
• Lahajedwali za kivuli zinanusurika. Njia za kuzunguka za mahali hudumu pamoja na ERP, zikigawanya tena data. Suluhisho: fanya ERP kuwa mfumo mmoja wa rekodi na ustaafishe vivuli.

Kielelezo cha ukomavu#

Orodha hakiki#

• Data kuu ya chati ya akaunti, wasambazaji, bidhaa, na wafanyakazi imesafishwa na nakala mbili kuondolewa kabla ya uhamishaji.
• Umiliki na utawala endelevu wa data kuu umepewa na kufadhiliwa.
• Utekelezaji umepangwa wigo na kupewa rasilimali kama programu ya mabadiliko ya biashara, si mradi wa IT.
• Ubinafsishaji umepunguzwa; kiolezo cha kawaida cha msambazaji au muungano kimekubaliwa kwa michakato ya kawaida.
• Kila uunganishaji (rostering, malipo/ESR, kitabibu/famasia, benki, uchanganuzi) umechorwa, kumilikiwa, na kujaribiwa kutoka mwanzo hadi mwisho.
• Mbinu ya kuanza kutumika (awamu dhidi ya mlipuko mmoja) imechaguliwa kwa utayari, si tarehe iliyowekwa.
• Kubadilika kwa data, uendeshaji sambamba, upatanisho, na kipindi cha hypercare vimepangwa na kupewa wafanyakazi.
• Usimamizi wa mabadiliko, mafunzo, na kubuni upya mchakato vimepewa rasilimali waziwazi (angalia Mada 8.1).
• Chaguzi za huduma za pamoja na ERP ya wingu zimetathminiwa kwa mabadilishano yao halisi ya usanifishaji-dhidi-ya-urahisi.
• ERP imeanzishwa kama mfumo mmoja wa rekodi, na lahajedwali za kivuli zimestaafishwa.

Vyanzo muhimu#

• NHS Shared Business Services (NHS SBS) — huduma ya pamoja ya kitaifa ya fedha na ununuzi inayotegemea Oracle kwa mashirika ya NHS. https://www.sbs.nhs.uk/
• Oracle, NHS Shared Business Services with Oracle Fusion Cloud Applications — ukubwa wa jukwaa la kitaifa la fedha la NHS. https://www.oracle.com/uk/
• NHS North of England Commissioning / muungano wa NEP — ERP ya Oracle Cloud yenye kiolezo kwa wanachama wa NHS. https://nepcloud.nhs.uk/
• Unit4, Public sector and healthcare ERP — ERP kwa hospitali za NHS, mamlaka za mitaa, na vyuo vikuu. https://www.unit4.com/industries/public-sector-software
• HFMA (Healthcare Financial Management Association), Introductory Guide to NHS Finance — michakato ya fedha ambayo ERP inaishikilia. https://www.hfma.org.uk/
• NHS Electronic Staff Record (ESR) — mfumo wa nguvukazi na malipo ya mishahara wa NHS ambao ERP lazima iunganishwe nao. https://www.electronicstaffrecord.nhs.uk/
• Angalia pia Mada 5.2 — Usimamizi wa Programu, Mada 5.3 — Usimamizi wa Jalada la Miradi la Biashara, na Mada 8.1 — Usimamizi wa Mabadiliko.

Marejeo#

1. Enterprise resource planning — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning
2. System of record — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/System_of_record
3. Master data management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Master_data_management
4. Chart of accounts — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Chart_of_accounts
5. Payroll — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Payroll
6. Procure-to-pay — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Procure-to-pay
7. Software as a service — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Software_as_a_service
8. Shared services — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Shared_services
9. Data migration — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Data_migration
10. Change management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Change_management
11. Business process re-engineering — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_re-engineering
12. Electronic health record — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_health_record
13. NHS Shared Business Services — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/NHS_Shared_Business_Services
14. NHS Shared Business Services — the national Oracle-based finance and procurement shared service for NHS organisations — https://www.sbs.nhs.uk/
15. NHS Shared Business Services with Oracle Fusion Cloud Applications — Oracle — https://www.oracle.com/uk/
16. Public sector and healthcare ERP — Unit4 — https://www.unit4.com/industries/public-sector-software
17. Introductory Guide to NHS Finance — HFMA — https://www.hfma.org.uk/
18. NHS Electronic Staff Record (ESR) — the NHS workforce and payroll system ERP must integrate with — https://www.electronicstaffrecord.nhs.uk/