Pwnc 3.10 — Paratoi, Gwydnwch ac Ymateb Brys

Mae Paratoi, Gwydnwch ac Ymateb Brys (EPRR) yn ddyletswydd statudol, nid rhywbeth braf i'w gael, ac mewn system iechyd fodern mae'r dimensiwn digidol a data bellach yn rhan o'r rheng flaen — felly rhaid i chi gynllunio, hyfforddi, ymarfer ac arwain eich technoleg ochr yn ochr â'ch clinigwyr.

Pam mae hyn yn bwysig ym maes iechyd a gofal#

Pan fydd digwyddiad mawr yn digwydd — ymosodiad terfysgol, gollyngiad cemegol, ton wres, ymchwydd ffliw, neu ymosodiad seiber sy'n cloi pob clinigydd allan o'r cofnod cleifion electronig — disgwylir i'r system iechyd a gofal barhau i weithredu tra bo pawb o'i hamgylch wedi'i darfu. Mae'r disgwyliad hwnnw wedi'i ysgrifennu i'r gyfraith. O dan Ddeddf Argyfyngau Sifil 2004, mae gan gyrff y GIG a'u partneriaid ddyletswyddau penodol i asesu risgiau, cynnal cynlluniau, a gallu ymateb. Paratoi, Gwydnwch ac Ymateb Brys yw'r term ymbarél a ddefnyddir gan y GIG ar gyfer sut mae'n bodloni'r dyletswyddau hynny. Nid yw'r un peth â rheoli gwasanaethau cyffredin, ac mae'n ehangach nag adfer ar ôl trychineb â ffocws TG a drafodir ym Mhwnc 3.9 — Parhad Busnes ac Adfer ar ôl Trychineb.

Y rheswm pam mae hyn yn bwysicach ym maes iechyd a gofal nag mewn bron unrhyw le arall yw bod methiant yn costio'n ddynol ar unwaith. Os yw system tilio archfarchnad yn methu, mae gwerthiannau'n stopio; os yw system glinigol ysbyty'n methu yn ystod digwyddiad anafusion torfol, gall pobl farw a fyddai fel arall wedi byw. Mae gwasanaethau digidol bellach wedi'u gwau mor ddwfn i waith clinigol — archebu profion, rhagnodi, gwirio alergeddau, gweld delweddau, rhyddhau cleifion — nes bod toriad technoleg yn ddigwyddiad diogelwch clinigol, a rhaid ei drin â'r un difrifoldeb ag unrhyw fygythiad arall i fywyd. Dyma pam mae traethawd "sut rydych yn gweithio" y llyfr hwn ar ei fwyaf miniog yma: mae eich parodrwydd yn fater o ddiogelwch clinigol, tegwch ac ymddiriedaeth y cyhoedd.

Mae argyfyngau hefyd yn dinoethi anghydraddoldeb. Y bobl lleiaf abl i ymdopi pan fydd gwasanaethau arferol yn methu — y rhai heb gludiant, heb Saesneg, heb arian, heb ofalwyr, â chyflyrau hirdymor — yw'n union y bobl y mae'n rhaid i'ch cynlluniau argyfwng eu hamddiffyn yn gyntaf. Nid yw ymateb sy'n gadael y rhain ar ôl yn dawel yn ymateb llwyddiannus, pa mor slic bynnag y mae'r strwythur gorchymyn yn edrych. Mae paratoi'n dda, ac ymarfer yn onest, yw sut rydych yn ennill yr ymddiriedaeth gyhoeddus y bydd argyfwng go iawn yn ei phrofi hyd at ei dinistrio.

Cysyniadau craidd#

Rheoli argyfyngau yw'r ddisgyblaeth o leihau gwendid cymuned i beryglon a chydgysylltu'r ymateb pan fyddant yn digwydd. Fe'i disgrifir yn gonfensiynol fel cylch — rhagweld, asesu, atal, paratoi, ymateb, adfer — ac mae systemau iechyd yn rhedeg y cylch hwnnw'n barhaus, nid dim ond yn ystod argyfwng. EPRR yw mynegiant y GIG ohono.

Deddf Argyfyngau Sifil 2004 yw'r asgwrn cefn cyfreithiol. Mae'n rhannu ymatebwyr yn ddau grŵp. Ymatebwyr Categori 1 yw'r rhai wrth graidd yr ymateb — y gwasanaethau brys, ymddiriedolaethau a byrddau'r GIG, byrddau gofal integredig, Asiantaeth Diogelwch Iechyd y DU, ac awdurdodau lleol — ac maent yn cario'r set lawn o ddyletswyddau: asesu risg, cynllunio argyfwng, parhad busnes, rhannu gwybodaeth, a rhybuddio'r cyhoedd. Mae ymatebwyr Categori 2 — cwmnïau cyfleustodau, gweithredwyr cludiant, cwmnïau telathrebu ac eraill — yn "gyrff cydweithredol" â dyletswydd ysgafnach, yn bennaf i rannu gwybodaeth a chydweithredu ag ymatebwyr Categori 1. Gwybod pa un ydych chi, a pha ddyletswyddau sy'n glynu, yw'r man cychwyn ar gyfer popeth arall.

Mae ymatebwyr yn cydgysylltu drwy Fforwm Cadernid Lleol (LRF), partneriaeth aml-asiantaeth a adeiladwyd o amgylch pob ardal heddlu. Yr LRF yw lle mae'r GIG, cynghorau, yr heddlu, tân, ambiwlans ac eraill yn cynllunio gyda'i gilydd, ac mae'n cynnal cofrestr risg gymunedol — asesiad a rennir, cyhoeddedig o'r peryglon lleol sydd fwyaf tebygol o fod angen ymateb cydgysylltiedig, o ffliw pandemig i lifogydd i ddamweiniau diwydiannol. Mae'r gofrestr yn enghraifft weithiedig o asesu risg: nodi peryglon, barnu tebygolrwydd ac effaith, a phenderfynu beth i gynllunio ar ei gyfer.

Caiff digwyddiadau eu dosbarthu fel bod gan bawb iaith a rennir ar gyfer maint. Mae digwyddiad parhad busnes yn tarfu ar eich gallu i ddarparu gwasanaethau ond mae, mewn egwyddor, yn hylaw â'ch cynlluniau eich hun. Mae digwyddiad hollbwysig yn fwy difrifol: mae lefel y tarfu yn bygwth gallu'r sefydliad i ddarparu gofal diogel ac mae angen mesurau arbennig. Mae digwyddiad mawr yn un y mae ei raddfa neu ei natur yn mynnu trefniadau arbennig gan un neu fwy o'r gwasanaethau brys a'r system ehangach fel arfer — digwyddiad anafusion torfol yw'r enghraifft arferol. Mae'r trothwyon yn bwysig oherwydd bod datgan digwyddiad yn datgloi adnoddau, awdurdod a chymorth cydfuddiannol.

Mae gorchymyn yn rhedeg drwy'r strwythur gorchymyn aur–arian–efydd, a elwir hefyd yn strategol–tactegol–gweithredol. Mae aur (strategol) yn gosod amcanion ac yn berchen ar y penderfyniadau mawr; mae arian (tactegol) yn penderfynu sut y defnyddir adnoddau i'w bodloni; mae efydd (gweithredol) yn cyflawni'r tasgau ymarferol. Mae'r strwythur yn generig yn fwriadol fel y gall asiantaethau nad ydynt erioed wedi gweithio gyda'i gilydd ffitio i un system orchymyn ar y diwrnod.

Mae tri chysyniad arall yn cwblhau'r darlun. Ymchwydd yw'r gallu i ehangu capasiti — gwelyau, staff, ocsigen, cyfrifiadura — yn gyflym ac dros dro y tu hwnt i derfynau arferol. Brysbennu yw'r broses o flaenoriaethu anafusion pan fo angen yn fwy na chapasiti, ac mae systemau brysbennu anafusion torfol yn bodoli'n union ar gyfer y diwrnodau gwaethaf. Cymorth cydfuddiannol yw'r cytundeb i fenthyg staff, offer neu gapasiti ar draws ffiniau sefydliadol pan fydd un ymatebwr wedi'i orlethu. Ac pandemig — achos o glefyd heintus yn lledaenu ar draws rhanbarth mawr — yw'r achos gwaethaf sefydlog y mae'r rhan fwyaf o systemau iechyd bellach yn cynllunio yn ei erbyn yn benodol, wedi'i lywio'n drwm gan bandemig COVID-19 yn y Deyrnas Unedig.

Arferion gorau#

1. Trinwch doriadau technoleg mawr ac ymosodiadau seiber fel digwyddiadau mawr yn eu hawl eu hunain. Nid dim ond "problem TG" i'w thrin yn dawel gan ddesg gwasanaeth yw ymosodiad ransomware sy'n analluogi systemau clinigol; mae'n fygythiad i ddiogelwch cleifion ar draws sefydliad cyfan. Gwifrwch eich ymateb i ddigwyddiadau seiber a digidol i'r un strwythur gorchymyn aur–arian–efydd y mae eich sefydliad yn ei ddefnyddio ar gyfer damwain bws, â sbardun diffiniedig ar gyfer pryd mae digwyddiad digidol yn cael ei uwchgyfeirio i ddigwyddiad hollbwysig neu fawr ffurfiol. Dangosodd ymosodiad WannaCry 2017 sut y gallai un darn o feddalwedd maleisus grychdonni ar draws dwsinau o ymddiriedolaethau o fewn oriau — gweler Pwnc 1.7 — Llywodraethiant Gwybodaeth, Diogelu Data a Seiberddiogelwch am y rheolaethau sy'n ei atal, a'r pwnc hwn am sut rydych yn arwain yr ymateb pan fyddant yn methu.

2. Rhedwch y cylch cynllunio–hyfforddi–ymarfer yn ddiflino, a golygwch hynny. Rhagdybiaeth yw cynllun na chafodd ei brofi erioed. Mae EPRR y GIG yn gofyn am raglen dreigl o ymarferion — profion cyfathrebu, ymarferion ar fwrdd ac ymarferion byw llawn — a dylech eu hamserlennu, eu hadnoddi, a thrin absenoldeb uwch arweinwyr fel y faner goch ydyw. Yn hollbwysig, cynhwyswch eich timau digidol a data: ymarferwch golli'r cofnod cleifion electronig, colli'r rhwydwaith, a cholli eich prif ganolfan ddata, nid dim ond tân ar ward.

3. Dyluniwch ac ymarferwch eich dewis papur ac amser segur yn fwriadol. Mae angen ffordd ddogfenedig, ymarferol o weithio ar bob system glinigol hanfodol pan nad yw ar gael — ffurflenni amser segur, siartiau cyffuriau wedi'u hargraffu, copïau "parhad busnes" darllen yn unig o gofnodion, a phroses hysbys ar gyfer cysoni data unwaith y bydd systemau'n dychwelyd. Mae'r dewisiadau wrth gefn hyn yn dirywio'n dawel; mae ffurflenni'n mynd yn hen, mae staff a wyddai'r drefn yn gadael, ac nid oes inc yn yr argraffydd ar y diwrnod y mae ei angen arnoch. Archwiliwch hwy mor ofalus ag yr archwiliwch y system fyw, a chysylltwch y gwaith hwn yn benodol â'r amcanion amser adfer ym Mhwnc 3.9 — Parhad Busnes ac Adfer ar ôl Trychineb.

4. Cadwch gyfathrebu gorchymyn a rheoli yn gweithio pan fydd popeth arall yn methu. Mewn digwyddiad go iawn, gall eich e-bost a'ch teleffoni arferol fod yn rhan o'r hyn sydd wedi methu, yn enwedig mewn ymosodiad seiber. Cynhaliwch gyfathrebu y tu allan i'r band — ffordd o gynnull gorchymyn aur nad yw'n dibynnu ar y rhwydwaith dan ymosodiad — ynghyd â rhestrau galw allan cyfredol, all-lein a dull gwydn o gyrraedd staff rheng flaen. Profwch y sianeli hyn yn ystod ymarferion; mae darganfod bod eich pont digwyddiad yn dibynnu ar yr un mewngofnodi sengl ag y mae ransomware newydd ei amgryptio yn ddarganfyddiad rydych am ei wneud wrth ymarfer, nid am 3 y bore.

5. Cytunwch ymlaen llaw ar y rheolau llywodraethiant gwybodaeth ar gyfer argyfwng cyn yr argyfwng. Mewn argyfwng bydd angen i chi rannu data'n gyflym — rhwng ysbytai, gydag iechyd y cyhoedd, gyda phartneriaid cymorth cydfuddiannol — ac mae'n rhaid i staff wybod bod ganddynt ganiatâd i wneud hynny. Gweithiwch gyda'ch Swyddog Diogelu Data a'ch Gwarcheidwad Caldicott i sefydlu, ymlaen llaw, y seiliau cyfreithlon a'r cytundebau rhannu gwybodaeth sefydlog sy'n berthnasol mewn argyfwng, fel y gall clinigwyr rannu'r hyn sydd ei angen i achub bywyd heb rewi mewn ansicrwydd. Mae cadw cofnod o benderfyniadau rhannu data brys yn amddiffyn cleifion a staff wedyn (gweler Pwnc 1.8 — Moeseg Data, Caniatâd ac Ymddiriedaeth y Cyhoedd).

6. Adeiladwch ymchwydd i'ch gwasanaethau digidol, nid dim ond eich wardiau. Gall gwasanaethau digidol sy'n wynebu'r boblogaeth — archebu, brysbennu, gwirwyr symptomau, systemau brechu — gael eu taro gan bigau galw o ddeg neu gant gwaith yr arferol yn ystod argyfwng, yn union pan fônt yn bwysicaf. Profwch lwyth yn erbyn senarios ymchwydd realistig, cytunwch sut y byddwch yn graddio capasiti cwmwl yn gyflym, a phenderfynwch ymlaen llaw beth i'w ddirywio'n osgeiddig fel bod y swyddogaeth graidd yn goroesi. Mae ciw sy'n dal yn well na gwefan sy'n dymchwel dan bwysau cyhoedd ofnus.

7. Bwydwch arbenigedd digidol a data i asesu risg a'r gofrestr risg gymunedol. Dylai cyfraniad eich sefydliad at y Fforwm Cadernid Lleol gynnwys golwg glir ar risg ddigidol a seiber, pwyntiau methiant unigol, a dibyniaethau ar systemau a chyflenwyr cenedlaethol. Rhy aml mae'r gofrestr risg yn trin "methiant TG" fel un llinell amwys; dadansoddwch hi, meintiolwch hi, a gwnewch yn siŵr bod yr LRF yn deall bod toriad rhwydwaith neu gwmwl rhanbarthol bellach yn ddigwyddiad tarfu torfol credadwy. Mae hyn yn rhan o'r ddolen llywodraethiant a sicrwydd a ddisgrifir ym Mhwnc 6.4 — Llywodraethiant a Sicrwydd.

8. Dysgwch yn agored o bob ymarfer a phob digwyddiad go iawn. Gwerth ymarfer yw'r ôl-drafodaeth, a gwerth digwyddiad go iawn yw'r gwersi strwythuredig sy'n ei ddilyn. Cofnodwch yr hyn a ddigwyddodd heb feio, tracwch y camau gweithredu hyd at eu cwblhau, a — y rhan anodd — eu cau mewn gwirionedd cyn i'r digwyddiad nesaf ddod o hyd i'r un bwlch. Rhannwch ddysgu ar draws y system drwy eich LRF a sianeli cenedlaethol, oherwydd pwynt rhwydwaith gwydn yw nad oes rhaid i unrhyw sefydliad ddysgu'r un wers boenus ddwywaith.

9. Gofalwch am eich pobl drwy'r ymateb ac ar ei ôl. Nid yw gwydnwch yn dechnegol yn unig; ni all gweithlu sydd wedi blino'n lân, wedi dychryn neu wedi'i niweidio'n foesol gynnal argyfwng hir. Cynlluniwch ar gyfer patrymau sifft, gorffwys, cymorth cyntaf seicolegol a lles yn ystod digwyddiadau hirfaith fel pandemig, a gwnewch hi'n gyfreithlon gofyn am help. Y sefydliadau a adferodd orau o COVID-19 yn aml oedd y rhai a ddiogelodd les eu staff yn fwriadol yn hytrach na thrin stamina fel un diderfyn.

Cwestiynau i'w trafod gyda'ch tîm#

1. Pryd yn union mae problem ddigidol neu seiber yn peidio â bod yn "ddigwyddiad gwasanaeth" a dod yn ddigwyddiad hollbwysig neu fawr a ddatganwyd — a phwy sydd â'r awdurdod i wneud y penderfyniad hwnnw am 2 y bore ar fore Sul? Mae'r cwestiwn hwn yn eich gorfodi i brofi'r wythïen rhwng rheoli gwasanaethau bob dydd Pwnc 3.8 — Rheoli Gwasanaethau a Gweithrediadau Byw a pheiriannau statudol EPRR. Y tensiwn yw rhwng gor-uwchgyfeirio (gweiddi blaidd, blino eich strwythur gorchymyn) a than-uwchgyfeirio (gadael i ymosodiad ransomware ledaenu am oriau tra bo pobl yn dadlau a yw'n cyfrif). Mae ateb da yn enwi sbardunau penodol y gellir eu harsylwi — er enghraifft, colli'r cofnod cleifion electronig ar draws sawl safle, neu feddalwedd faleisus wedi'i chadarnhau ar systemau clinigol — ac yn enwi'r rolau ar alwad sydd â'r grym i ddatgan, heb aros am oriau swyddfa. Trafodwch pwy sydd ar y rota honno, a ydynt wedi'u hyfforddi, ac a allant gynnull gorchymyn aur pan fo'r rhwydwaith arferol i lawr. Ystyriwch dywys drwy ddigwyddiad diweddar a fu bron â digwydd a gofyn yn onest a fyddech wedi uwchgyfeirio mewn pryd. Mae'r atebion gorau hefyd yn cwmpasu dad-uwchgyfeirio: sut rydych yn penderfynu bod yr argyfwng drosodd a dychwelyd i fusnes fel arfer.

2. Pe bai ein prif systemau clinigol yn mynd yn dywyll am 72 awr, beth fyddem ni'n ei wneud mewn gwirionedd — ac a ydym erioed wedi'i brofi, neu a ydym ond yn ei gredu? Mae hwn yn gwestiwn am y bwlch rhwng y cynllun ar y silff a'r realiti ar y ward. Y cyfnewidiad i'w godi yw buddsoddiad: mae cynnal ac ymarfer gweithdrefnau amser segur yn costio arian ac amser clinigol y gellid ei wario mewn man arall, ac mae'n hawdd gadael iddynt bydru'n dawel. Mae ateb cryf yn gwahaniaethu rhwng yr hyn sydd wedi'i ymarfer yn wirioneddol a'r hyn sydd wedi'i ysgrifennu i lawr yn unig, ac yn benodol am yr awr gyntaf, y sifft gyntaf a'r ail ddiwrnod, oherwydd bod y problemau'n newid dros amser — mae cysoni tri diwrnod o gofnodion papur yn ôl i'r system yn dasg fawr ynddi'i hun. Archwiliwch a yw staff rheng flaen, nid dim ond rheolwyr, yn gwybod y dewis wrth gefn, ac a yw cyflogeion newydd erioed wedi'i weld. Chwiliwch am onestrwydd ynghylch pwyntiau methiant unigol, gan gynnwys dibyniaethau ar seilwaith cenedlaethol a chyflenwyr nad ydych yn eu rheoli. Gall y timau mwyaf aeddfed bwyntio at ymarfer go iawn neu doriad go iawn lle daliodd y dewis wrth gefn, ac at y gwersi a gaewyd ganddynt wedyn.

3. Sut rydym yn sicrhau bod ein hymateb brys yn amddiffyn y bobl anoddaf eu cyrraedd, yn hytrach na'u gadael ar ôl yn dawel? Mae argyfyngau'n chwyddo anghydraddoldeb presennol, a gall ymatebion digidol ei waethygu: gall system archebu ar-lein yn unig, rhybudd Saesneg yn unig, neu ap sy'n tybio ffôn clyfar a data gau allan yr union bobl sydd mewn mwyaf o berygl. Y tensiwn yw rhwng y cyflymder a'r raddfa y mae sianeli digidol yn eu cynnig a'r cwmpas y mae tegwch yn ei fynnu, a does dim cinio am ddim — bydd angen llwybrau anddigidol arnoch yn rhedeg yn gyfochrog, sy'n costio mwy. Mae ateb da yn cysylltu â'r gofrestr risg gymunedol ac yn gofyn pa grwpiau agored i niwed y mae perygl penodol yn eu bygwth, yna'n gwirio bod yr ymateb yn eu cyrraedd. Ystyriwch lwybrau digidol â chymorth, deunyddiau wedi'u cyfieithu, a sut rydych yn cyrraedd pobl sy'n gaeth i'r tŷ, wedi'u hallgau'n ddigidol neu heb gefnogaeth (gweler Pwnc 1.9 — Cynhwysiant Digidol a Hygyrchedd). Trafodwch sut y byddech yn gwybod a oeddech yn methu â hwy yn ystod digwyddiad, nid fisoedd yn ddiweddarach mewn adolygiad. Mae atebion gonest yn cyfaddef ble mae'r cynlluniau presennol gwannaf ac yn ymrwymo i'w profi gyda'r cymunedau dan sylw.

4. Pa rai o'n dibyniaethau digidol hanfodol nad ydym mewn gwirionedd yn eu rheoli — a beth yw ein cynllun pan fo'r methiant i fyny'r afon oddi wrthym? Mae iechyd a gofal modern yn rhedeg ar systemau cenedlaethol, rhanbarthau cwmwl, darparwyr cysylltedd a llond llaw o gyflenwyr blaenllaw, ac mae llawer iawn o'ch gwydnwch felly yn nwylo rhywun arall. Y tensiwn anghyfforddus yw eich bod yn cario'r ddyletswydd statudol a'r canlyniadau diogelwch clinigol, ac eto efallai mai canolfan ddata cyflenwr neu wasanaeth cenedlaethol a rennir na allwch ei archwilio yw'r pwynt methiant unigol. Mae ateb cryf yn mapio'r dibyniaethau hyn yn benodol — pa systemau sy'n cael eu lletya ble, pa gyflenwyr sy'n sail i ba swyddogaethau clinigol, a ble mae risg crynodiad yn golygu bod un toriad yn cymryd sawl gwasanaeth allan ar unwaith — yn hytrach na gadael "methiant TG" fel un llinell amwys ar y gofrestr risg. Mae'n gofyn cwestiynau caled am ymrwymiadau adfer cytundebol, beth sy'n digwydd pan fydd cyflenwr ei hun yn ddioddefwr yr ymosodiad, ac a yw toriad cwmwl rhanbarthol yn cael ei drin fel y digwyddiad tarfu torfol credadwy y mae bellach. Archwiliwch a yw'r risgiau hyn i fyny'r afon yn cael eu codi i'ch Fforwm Cadernid Lleol a'ch bwrdd, ac a oes gennych unrhyw gymorth cydfuddiannol neu ddewis wrth gefn â llaw ar gyfer y dibyniaethau na allwch ddylanwadu arnynt. Mae'r ateb gonest fel arfer yn cyfaddef mai dim ond eu lliniaru, nid eu dileu, y gellir rhai risgiau, ac yn bendant ynghylch pa rai rydych yn eu derbyn yn fwriadol.

5. A yw ein hymarferion yn dweud y gwir wrthym, ac a yw'r gwersi a ddysgwn yn newid unrhyw beth cyn y digwyddiad nesaf? Gall rhaglen ymarfer ddod yn theatr — ymarfer ar fwrdd wedi'i sgriptio y mae pawb yn gwybod y bydd yn llwyddo, a fynychir gan rai iau tra bo uwch arweinwyr yn anfon ymddiheuriadau, gan gynhyrchu adroddiad taclus a rhestr o gamau gweithredu nad oes neb yn eu cau. Y tensiwn yw rhwng ymarferion sy'n gyfforddus ac yn galonogol ac ymarferion sy'n ddigon realistig i fethu'n ddiogel, sef yr unig fath sy'n eich dysgu am unrhyw beth. Mae ateb da yn edrych ar a ydych yn ymarfer senarios gwirioneddol galed — colli'r EPR, colli'r rhwydwaith, ymosodiad ransomware ar gyflenwr — gyda'r bobl a fyddai ar sifft go iawn, ac a yw presenoldeb uwch arweinwyr yn cael ei drin fel gorfodol yn hytrach na dewisol. Mae'n onest am y diwylliant ôl-drafod: a yw gwersi'n cael eu cofnodi heb feio, eu tracio hyd at eu cwblhau, a'u gwirio fel rhai a gaewyd, neu a yw'r un bylchau'n ailadrodd digwyddiad ar ôl digwyddiad? Chwiliwch am dystiolaeth bod gwers o un ymarfer neu ddigwyddiad go iawn wedi newid cynllun, rota neu reolaeth yn amlwg. Gall y timau mwyaf aeddfed enwi methiant a godwyd yn fwriadol wrth ymarfer a'i drwsio cyn y gallai niweidio claf.

6. Sut y byddwn yn cynnal ac yn amddiffyn ein pobl drwy ymateb sy'n para wythnosau, nid oriau? Mae llawer o gynllunio argyfwng yn tybio'n ymhlyg sioc finiog, fyr, ond mae'r digwyddiadau sy'n profi system iechyd galetaf — pandemig, adferiad seiber hirfaith, ymchwydd hir yn y tywydd oer — yn llusgo ymlaen am wythnosau neu fisoedd, ac nid yw stamina dynol yn ddiderfyn. Mae'r cyfnewidiad yn real: mae cylchdroi pobl ar gyfer gorffwys a lles yn lleihau'r oriau crai sydd ar gael ar yr union adeg y mae'r galw ar ei uchaf, ac mae'n demtasiwn pwyso ar y parod nes iddynt dorri. Mae ateb cryf yn cynllunio ar gyfer patrymau sifft, trosglwyddiadau, gorffwys, cymorth cyntaf seicolegol a lles o'r cychwyn, ac yn gwneud hi'n gyfreithlon i staff ofyn am help yn hytrach na thrin blinder fel ymrwymiad. Mae'n ystyried y timau digidol a data hefyd, sy'n aml yn cario adferiad am ddyddiau heb ryddhad am eu bod yn fychan ac yn arbenigol. Trafodwch sut y byddech yn sylwi ar orflinder, anaf moesol a cholli staff yn ystod digwyddiad hir, a phwy sy'n berchen ar les y gweithlu yn eich strwythur gorchymyn. Y sefydliadau a ddaeth drwy COVID-19 orau yn aml oedd y rhai a ddiogelodd eu pobl yn fwriadol, ac mae atebion gonest yn cyfaddef a yw eich cynlluniau ar hyn o bryd yn gwneud hynny neu ddim ond yn gobeithio am arwriaeth.

Yn ymarferol: enghraifft iechyd a gofal#

Mae Meadowford yn system gofal integredig ffuglennol sy'n cwmpasu dinas ganolig ei maint a'i chefnwlad wledig. Fore gwlyb ym mis Chwefror, mae cofnod cleifion electronig ei hymddiriedolaeth acíwt — a letyir gan gyflenwr cenedlaethol ac a rennir â dwy ymddiriedolaeth gyfagos — yn dechrau taflu gwallau, yna'n methu'n llwyr. O fewn ugain munud mae'r cyflenwr yn cadarnhau ymosodiad ransomware. Ni all clinigwyr weld meddyginiaethau, alergeddau, canlyniadau na chynlluniau gofal ar draws tri ysbyty a'u gwasanaethau cymunedol cysylltiedig mwyach.

Mae cyfarwyddwr ar alwad yr ymddiriedolaeth yn datgan digwyddiad hollbwysig gan ddefnyddio sbardun y cytunwyd arno ymlaen llaw — "colli'r EPR ar draws sawl safle" — ac, wrth i'r raddfa ddod yn glir, yn uwchgyfeirio i ddigwyddiad mawr. Cynullir gorchymyn aur nid drwy'r alwad Teams arferol, sy'n rhedeg drwy'r mewngofnodi sengl yr effeithiwyd arno, ond drwy bont y tu allan i'r band wedi'i hymarfer ar blatfform ar wahân, gan ddefnyddio rhestr galw allan wedi'i hargraffu. Mae gorchymyn arian yn gweithredu gweithdrefnau amser segur: siartiau cyffuriau papur, ffurflenni cais amser segur, a chopïau "torri gwydr" darllen yn unig o gofnodion a atgynhyrchwyd i amgylchedd ar wahân ar gyfer yr union senario hon, fel y'i dyluniwyd o dan yr amcanion adfer ym Mhwnc 3.9.

Mae'r arweinwyr seiber a diogelwch clinigol yn rhedeg yn gyfochrog. Mae'r prif swyddog gwybodaeth glinigol yn agor achos diogelwch clinigol, gan drin y toriad fel perygl a thracio'r risgiau penodol — alergeddau a gollwyd, dosau dyblyg, canlyniadau a gollwyd — â mesurau lliniaru ar gyfer pob un (gweler Pwnc 1.6 — Diogelwch Clinigol a Rheoli Risg). Mae Gwarcheidwad Caldicott a'r Swyddog Diogelu Data yn cadarnhau'r safbwynt rhannu gwybodaeth brys y cytunwyd arno ymlaen llaw fel y gall clinigwyr ffonio safleoedd cyfagos am fanylion hanfodol cleifion heb oedi dros gyfreithlondeb, a chofnodir pob penderfyniad o'r fath.

Yn y cyfamser hysbysir y Fforwm Cadernid Lleol, ac mae cymorth cydfuddiannol yn llifo: mae ICS cyfagos yn benthyg staff fferyllfa i helpu i reoli rhagnodi papur, ac mae tîm EPRR GIG Lloegr rhanbarthol yn cydgysylltu â'r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol. Caiff gweithgarwch dewisol ei atal i greu capasiti ymchwydd; roedd y gofrestr risg gymunedol eisoes wedi fflagio toriad systemau clinigol rhanbarthol fel senario gredadwy, felly roedd y llyfr chwarae'n bodoli. Adferir systemau o gopïau wrth gefn glân dros bedwar diwrnod. Daw'r gwaith anoddaf wedyn: cysoni pedwar diwrnod o bapur yn ôl i'r cofnod, ac ôl-drafodaeth strwythuredig heb feio y tracir ei chamau gweithredu — ffin ranedig wan, rhestr galw allan sydd wedi dyddio, a staff nad oeddent erioed wedi gweld y ffurflenni amser segur — hyd at eu cau cyn yr ymarfer nesaf.

Golwg drwy wahanol sectorau#

Busnes newydd#

Ni fydd cwmni iechyd digidol bach yn rhedeg gorchymyn aur–arian–efydd, ond mae'n ddibyniaeth hanfodol i'r cwsmeriaid sy'n gwneud hynny. Mae eich stori wydnwch — ble mae data'n cael ei letya, pa mor gyflym rydych yn adfer, beth yw eich proses digwyddiadau, sut y byddech yn cyfathrebu yn ystod toriad — yn rhywbeth y bydd prynwyr menter yn ei holi, ac y dylent. Byddwch yn onest am bwyntiau methiant unigol, gan gynnwys eich dibyniaeth ar un rhanbarth cwmwl neu un peiriannydd allweddol. Y symudiad disgybledig yw ysgrifennu cynllun ymateb i ddigwyddiadau ysgafn yn gynnar, ei ymarfer unwaith, a gallu dangos i gwsmeriaid eich bod o ddifrif ynghylch eu parhad; mae'n arfer da ac yn fantais werthu.

Busnes bach#

Mae darparwr bach sefydledig — practis meddyg teulu, fferyllfa gymunedol, cartref gofal neu wasanaeth gofal cartref — yn cario'r un ddyletswydd i gadw pobl yn ddiogel pan fydd systemau'n methu, ond heb ddim o beiriannau EPRR pwrpasol ymddiriedolaeth y GIG. Ni fydd gennych swyddog argyfwng atebol na rota gorchymyn 24/7; rhaid pobi gwydnwch i mewn i'r ffordd y mae llond llaw o bobl eisoes yn gweithio. Y ffocws pragmatig yw cynllun amser segur byr, wedi'i ymarfer yn wirioneddol ar gyfer y systemau rydych yn dibynnu arnynt — y system glinigol, y ffonau, y cyswllt rhyngrwyd — gyda dewisiadau papur wrth gefn y mae eich staff gwirioneddol wedi'u defnyddio o leiaf unwaith, a rhestr all-lein o bwy i'w ffonio, gan gynnwys eich cyflenwr a'ch comisiynydd. Gan eich bod yn dibynnu bron yn gyfan gwbl ar gyflenwyr a gwasanaethau cenedlaethol na allwch eu rheoli, gwybyddwch eu hymrwymiadau adfer a'ch dewisiadau llaw eich hun ar gyfer yr oriau cyntaf. Ymgysylltwch â'r system ehangach yn hytrach na wynebu argyfwng ar eich pen eich hun: mae eich bwrdd gofal integredig a'ch Fforwm Cadernid Lleol yn bodoli'n rhannol i helpu sefydliadau o'ch maint chi, a gall cymorth cydfuddiannol â darparwyr cyfagos fod y gwahaniaeth rhwng ymdopi a chau.

Menter fawr#

Mae ymddiriedolaeth fawr y GIG neu ICS yn cario pwysau llawn dyletswyddau ymatebwyr Categori 1: swyddog argyfwng atebol, rhaglen ymarferion dreigl, gorchymyn ar alwad 24/7, a sedd yn y Fforwm Cadernid Lleol. Yr her yw integreiddio — gwneud yn siŵr bod ymatebion seiber, clinigol, gweithredol a chyfathrebu yn cydgyfeirio i un strwythur gorchymyn yn hytrach na thri chyfochrog, a bod timau digidol yn wirioneddol yn rhan o EPRR yn hytrach nag ôl-ystyriaeth a alwir i mewn unwaith y bydd pethau ar dân. Mae graddfa hefyd yn dod â chymhlethdod: llawer o systemau, llawer o gyflenwyr, a dibyniaethau ar seilwaith cenedlaethol nad ydych yn ei reoli. Mae aeddfedrwydd yn edrych fel amser segur wedi'i ymarfer yn gweithio ar draws pob gwasanaeth hanfodol a diwylliant ôl-drafod sy'n cau ei gamau gweithredu mewn gwirionedd.

Llywodraeth#

Mae cyrff cenedlaethol a rhanbarthol — GIG Lloegr, Asiantaeth Diogelwch Iechyd y DU, yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol, llywodraethau datganoledig — yn gosod y fframwaith, yn dal y safonau, ac yn cydgysylltu'r ymateb uwchlaw'r lefel y gall unrhyw sefydliad unigol ei rheoli. Eu swydd EPRR yw ysgrifennu a sicrhau'r safonau craidd, rhedeg ymarferion cenedlaethol, cynnal wrth gefn a threfniadau cymorth cydfuddiannol, a darparu cydgysylltu gorchymyn yn ystod digwyddiadau ar draws y system fel pandemig. Maent hefyd yn berchen ar y seilwaith digidol cenedlaethol y byddai ei fethiant yn ddigwyddiad tarfu torfol ynddo'i hun, felly mae eu gwydnwch eu hunain yn ddyletswydd gyhoeddus. Gweithio'n effeithiol gyda hwy, a deall y gadwyn strategol–tactegol–gweithredol hyd at y lefel genedlaethol, yw pwnc Pwnc 9.1 — Gweithio gyda Llywodraethau Lleol a Chenedlaethol.

Ffyrdd cyffredin o fethu#

• Cynlluniau ar silff. Rhwymwr trwchus a ysgrifennwyd i basio gwiriad sicrwydd, byth wedi'i ymarfer, ac anhysbys i'r staff y byddai'n rhaid iddynt ei ddefnyddio. Ymarfer, nid dogfennaeth, yw'r prawf o barodrwydd.
• Trin seiber fel problem TG. Gadael ymosodiad ransomware i'r ddesg gwasanaeth tra bo'n lledaenu, yn hytrach na'i uwchgyfeirio i orchymyn digwyddiad mawr gydag arweinyddiaeth diogelwch clinigol. Cyflymder uwchgyfeirio yw popeth.
• Gweithdrefnau amser segur heb eu profi. Ffurflenni wrth gefn sydd wedi dyddio, staff nad ydynt erioed wedi'u gweld, a dim cynllun wedi'i ymarfer ar gyfer cysoni data wedyn. Mae'r dewis wrth gefn yn dirywio'n dawel oni bai eich bod yn ei archwilio.
• Sianeli gorchymyn sy'n rhannu'r methiant. Cynnull gorchymyn aur ar yr union blatfform y mae'r ymosodiad wedi'i amgryptio. Rhaid i gyfathrebu y tu allan i'r band fod yn wirioneddol annibynnol.
• Dysgu nad yw byth yn glanio. Ôl-drafodaethau sy'n cynhyrchu adroddiad a rhestr o gamau gweithredu nad oes neb yn eu cau, fel bod y digwyddiad nesaf yn dod o hyd i'r un bwlch. Tracwch wersi hyd at eu cwblhau.
• Tegwch fel ôl-ystyriaeth. Ymatebion digidol yn unig sy'n cau'r bregus allan, a ddarganfyddir dim ond mewn adolygiad ar ôl digwyddiad. Dyluniwch lwybrau anddigidol i mewn o'r dechrau.
• Arwriaeth fel strategaeth. Tybio bod stamina staff yn ddiderfyn ac esgeuluso lles, gorffwys a chymorth seicolegol yn ystod digwyddiad hir. Mae gorflinder yn fethiant gwydnwch.

Model aeddfedrwydd#

Rhestr wirio#

• Cadarnhewch statws eich sefydliad (ymatebwr Categori 1 neu 2) a'r dyletswyddau statudol sy'n glynu wrtho.
• Diffiniwch sbardunau penodol, y gellir eu harsylwi ar gyfer uwchgyfeirio problem ddigidol neu seiber i ddigwyddiad hollbwysig neu fawr, ac enwch pwy all ddatgan, 24/7.
• Sicrhewch fod ymateb i ddigwyddiadau seiber a digidol wedi'i wifro i'ch strwythur gorchymyn aur–arian–efydd.
• Cynhaliwch gyfathrebu gorchymyn y tu allan i'r band a rhestrau galw allan all-lein, a'u profi mewn ymarferion.
• Dogfennwch, archwiliwch ac ymarferwch weithdrefnau amser segur/wrth gefn ar gyfer pob system glinigol hanfodol, gan gynnwys cysoni data.
• Cytunwch ymlaen llaw ar seiliau cyfreithlon a chytundebau rhannu gwybodaeth brys gyda'ch Gwarcheidwad Caldicott a'ch Swyddog Diogelu Data.
• Profwch lwyth ar wasanaethau digidol sy'n wynebu'r boblogaeth yn erbyn senarios ymchwydd realistig a chytunwch beth sy'n dirywio'n osgeiddig.
• Cyfrannwch olwg glir ar risg ddigidol a seiber i'ch Fforwm Cadernid Lleol a'ch cofrestr risg gymunedol.
• Rhedwch raglen gynllunio–hyfforddi–ymarfer dreigl sy'n cynnwys colli eich EPR, rhwydwaith a phrif ganolfan ddata.
• Cynhaliwch ôl-drafodaethau heb feio ar ôl ymarferion a digwyddiadau go iawn, a thracio pob cam gweithredu hyd at ei gau.
• Cynlluniwch ar gyfer lles staff, gorffwys a chymorth seicolegol yn ystod digwyddiadau hirfaith.
• Gwiriwch fod eich ymateb brys yn cyrraedd grwpiau sydd wedi'u hallgau'n ddigidol a rhai agored i niwed drwy lwybrau anddigidol.

Prif ffynonellau#

• NHS England — NHS Emergency Preparedness, Resilience and Response (EPRR) Framework and the EPRR Core Standards.
• Cabinet Office — Civil Contingencies Act 2004 and Emergency Preparedness / Emergency Response and Recovery statutory guidance.
• Cabinet Office / GOV.UK — National Risk Register and guidance on Local Resilience Forums and community risk registers.
• National Cyber Security Centre (NCSC) — guidance on ransomware, incident management, and treating cyber incidents as major incidents.
• UK Health Security Agency (UKHSA) — pandemic and infectious-disease preparedness guidance.
• UK Covid-19 Inquiry — published modules and reports on pandemic preparedness and response.
• Joint Emergency Services Interoperability Principles (JESIP) — command, coordination and the strategic–tactical–operational model.
• National Audit Office — Investigation: WannaCry cyber attack and the NHS (2018).

Cyfeiriadau#

1. Civil Contingencies Act 2004 — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Civil_Contingencies_Act_2004
2. Emergency management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Emergency_management
3. Local resilience forum — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Local_resilience_forum
4. Gold–silver–bronze command structure — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Gold%E2%80%93silver%E2%80%93bronze_command_structure
5. Risk assessment — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Risk_assessment
6. Triage — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Triage
7. Mutual aid (emergency services) — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Mutual_aid_(emergency_services)
8. Pandemic — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Pandemic
9. COVID-19 pandemic in the United Kingdom — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/COVID-19_pandemic_in_the_United_Kingdom
10. WannaCry ransomware attack — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/WannaCry_ransomware_attack
11. NHS Emergency Preparedness, Resilience and Response (EPRR) — NHS England — https://www.england.nhs.uk/ourwork/eprr/
12. Civil Contingencies Act 2004 (legislation) — UK Government / The National Archives — https://www.legislation.gov.uk/ukpga/2004/36/contents
13. Preparation and planning for emergencies: responsibilities of responder agencies and others — Cabinet Office, GOV.UK — https://www.gov.uk/guidance/preparation-and-planning-for-emergencies-responsibilities-of-responder-agencies-and-others
14. Mitigating malware and ransomware attacks — National Cyber Security Centre — https://www.ncsc.gov.uk/guidance/mitigating-malware-and-ransomware-attacks
15. Investigation: WannaCry cyber attack and the NHS — National Audit Office — https://www.nao.org.uk/reports/investigation-wannacry-cyber-attack-and-the-nhs/
16. UK Covid-19 Inquiry — https://covid19.public-inquiry.uk/