Pwnc 6.3 — Caffael a Masnachol

Mewn un frawddeg: Mae'r ffordd rydych yn prynu ac yn contractio ar gyfer digidol yn penderfynu pwy sy'n rheoli eich data, a yw eich gwasanaethau'n parhau'n ddiogel ac yn rhyngweithredol, ac a yw arian cyhoeddus yn darparu gwerth — felly mae caffael yn ddisgyblaeth strategol a diogelwch clinigol, nid ffurfioldeb swyddfa gefn.

Pam mae hyn yn bwysig ym maes iechyd a gofal#

Nid yw bron dim byd mawr mewn iechyd a gofal digidol yn cael ei adeiladu'n gyfan gwbl yn fewnol. Caiff cofnodion cleifion electronig, cofnodion gofal a rennir, apiau sy'n wynebu cleifion, seilwaith, llwyfannau dadansoddeg, a'r arbenigwyr sy'n eu darparu eu prynu gan gyflenwyr o dan gontractau a all redeg am bum, saith neu ddeng mlynedd. Mae'r dewisiadau masnachol a wnewch ar y pwynt prynu — beth rydych yn ei nodi, pwy all gynnig, pwy sy'n berchen ar y data, sut rydych yn ymadael — yn llunio'r gwasanaeth ymhell yn hirach nag unrhyw sbrint darparu unigol. Mae contract gwael yn cloi gwasanaeth gwael i mewn, ac yn y sector hwn nid anghyfleustra'n unig yw gwasanaeth gwael; gall fod yn anniogel, yn anghyfartal, ac yn torri ymddiriedaeth y cyhoedd.

Mae'r polion yn goncrid. Mae cyrff cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig yn gwario cannoedd o biliynau o bunnoedd y flwyddyn drwy gaffael, ac iechyd a gofal yw un o'r cydrannau mwyaf. Mae pob punt yn arian cyhoeddus, yn destun dyletswyddau statudol o dryloywder a gwerth, ac i graffu gan archwilwyr, rheoleiddwyr, a — pan fydd pethau'n mynd o chwith — y Senedd a'r wasg. Mae caffael a fethwyd yn gwastraffu'r arian hwnnw ddwywaith: ar y contract a fethodd ac eto ar yr adfer. Yn waeth, gall contract sy'n rhoi rheolaeth data clinigol i gyflenwr heb ffordd ymadael ddal sefydliad am ddegawd, yn methu newid hyd yn oed pan fo'r gwasanaeth yn dirywio.

Mae caffael hefyd yn lle mae tegwch a diogelwch yn cael eu penderfynu'n dawel. Prynwch system na all gyfnewid data ag eraill (gweler Pwnc 4.3 — Rhyngweithredu a Safonau Data) ac rydych wedi prynu seilo sy'n darnio gofal; nodwch y mewnbwn rhataf yn unig yn hytrach na'r canlyniad mwyaf diogel ac efallai y cewch yn union yr hyn y talasoch amdano. Mae cael y ffyrdd masnachol o weithio'n iawn yn anwahanadwy oddi wrth gael y canlyniadau clinigol a thegwch yn iawn.

Cysyniadau craidd#

Caffael cyhoeddus a'i egwyddorion. Y broses reoledig yw caffael llywodraeth yn y Deyrnas Unedig lle mae cyrff cyhoeddus yn prynu nwyddau, gweithfeydd a gwasanaethau. Ers i Ddeddf Caffael 2023 ddod i rym (ar gyfer contractau a hysbysebir o ddechrau 2025), mae'r drefn ar gyfer y rhan fwyaf o gyrff cyhoeddus yn Lloegr, Cymru a Gogledd Iwerddon yn gorwedd ar set fach o egwyddorion y mae'n rhaid i bob penderfyniad masnachol eu hanrhydeddu: tryloywder, triniaeth deg a chyfartal cyflenwyr, mynd ar drywydd gwerth am arian a'r budd cyhoeddus, a chywirdeb (gweithredu'n onest ac osgoi gwrthdaro buddiannau). Mae rheolau penodol i iechyd — yn enwedig Cyfundrefn Dewis Darparwyr y GIG ar gyfer caffael gwasanaethau gofal iechyd — yn eistedd ochr yn ochr â'r drefn gyffredinol, felly mae'n rhaid i chi wybod pa un sy'n berthnasol i bryniant penodol.

Adeiladu yn erbyn prynu yn erbyn ffurfweddu. Mae pob gofyniad yn gwahodd tri opsiwn eang: ei adeiladu eich hun, prynu cynnyrch oddi ar y silff, neu brynu platfform a'i ffurfweddu. Mae adeiladu'n rhoi rheolaeth ond yn mynnu gallu mewnol parhaol; mae prynu'n gyflymach ond mewn perygl o gloi i mewn a diffyg ffit; ffurfweddu cynnyrch masnachol oddi ar y silff yw'r llwybr canol cyffredin. Mae'r penderfyniad yn dibynnu ar a yw'r gallu'n wahaniaethwr gwirioneddol (prin — fel arfer yn werth ei adeiladu neu ei lunio'n drwm) neu'n nwydd (fel arfer yn werth ei brynu), ac ar gyfanswm cost perchnogaeth gonest dros yr oes gyfan, nid dim ond pris y drwydded (gweler Pwnc 6.0 — Rheolaeth Ariannol ac Achosion Busnes).

Llwybrau i'r farchnad. Yn hytrach na rhedeg cystadleuaeth lawn bob tro, mae cyrff cyhoeddus yn aml yn prynu drwy lwybrau a sefydlwyd ymlaen llaw. Mae cytundeb fframwaith yn drefniant ag un cyflenwr neu fwy, a sefydlwyd gan gorff prynu canolog, y gall prynwyr alw contractau i lawr ohono o dan delerau y cytunwyd arnynt. Yn y DU mae Gwasanaeth Masnachol y Goron (CCS) yn gweithredu fframweithiau trawsllywodraethol gan gynnwys G-Cloud (lletya cwmwl, meddalwedd a chymorth) a'r Farchnad Ddigidol; mae cyrff y GIG yn gweithredu fframweithiau iechyd; ac mae marchnadoedd deinamig (olynydd Deddf Caffael systemau prynu deinamig) yn gadael i gyflenwyr newydd ymuno dros oes y trefniant. Mae'r llwybrau hyn yn cyfnewid peth teilwra pwrpasol am gyflymder, telerau a sicrhawyd ymlaen llaw, a chydymffurfiaeth gyfreithlon.

Manyleb ar sail canlyniad yn erbyn ar sail mewnbwn. Mae manyleb mewnbwn yn dweud wrth y cyflenwr yn union beth i'w adeiladu a sut; mae contract canlyniad neu seiliedig ar berfformiad yn diffinio'r canlyniad rydych ei eisiau a'r mesurau llwyddiant, ac yn gadael i'r cyflenwr gynnig sut. Mae manyleb ar sail canlyniad yn gweddu i wasanaethau digidol cymhleth, sy'n esblygu, ond mae'n mynnu mesur aeddfed a chleient sy'n gallu barnu canlyniadau yn hytrach na chyfrif cynhyrchion darparu.

Cloi i mewn i gyflenwr, cludadwyedd a safonau agored. Cloi i mewn i gyflenwr yw methu newid cyflenwr heb gost waharddol, oherwydd bod eich data, integreiddiadau neu sgiliau wedi'u dal ym myd perchnogol un gwerthwr. Y gwrthwenwynau masnachol yw cludadwyedd data (eich data y gellir ei allforio ar ffurf ddefnyddiadwy), safonau agored (gweler safon agored) wedi'u hysgrifennu i'r contract, a threfniadau ymadael a throsglwyddo penodol y cytunir arnynt cyn i chi lofnodi, nid ar ôl i'r berthynas suro.

Gwerth cymdeithasol. Mae Deddf Gwasanaethau Cyhoeddus (Gwerth Cymdeithasol) 2012 yn gofyn i gyrff cyhoeddus ystyried y buddion economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol ehangach o'r hyn y maent yn ei brynu — cyflogaeth leol, sgiliau, lleihau carbon, anghydraddoldebau iechyd. Mae gwerth cymdeithasol bellach yn cael ei bwysoli'n rheolaidd wrth werthuso, ac o dan y Ddeddf Caffael mae mynd ar drywydd budd y cyhoedd yn benodol.

Mynediad BBaCh, rheoli contractau, a gallu cleient deallus. Mae polisi'n annog mynediad yn weithredol i fusnesau bach a chanolig (BBaChau) a busnesau newydd, oherwydd bod marchnad a ddominyddir gan ychydig o gewri yn fregus ac yn ddrud. Unwaith y llofnodir contract, rheoli contractau a rheoli perthynas cyflenwyr sy'n penderfynu a wireddir y gwerth ar bapur yn ymarferol. Lle mae rheoli contractau'n gorfodi'r telerau, rheoli perthynas cyflenwyr yw'r ddisgyblaeth mewn-oes o lywodraethu perfformiad, cynnal partneriaeth weithio, a rheoli risg cyflenwyr a chrynodiad dros y blynyddoedd y mae'r contract yn rhedeg. Yn sail i'r cyfan mae gallu cleient deallus: digon o ddealltwriaeth fewnol i nodi, gwerthuso a dal cyflenwyr i gyfrif. Gallwch allanoli darparu; ni allwch byth allanoli atebolrwydd.

Arferion gorau#

1. Penderfynwch adeiladu yn erbyn prynu yn erbyn ffurfweddu'n fwriadol, ar sail cyfanswm cost perchnogaeth. Gofynnwch a yw'r gallu'n wahaniaethwr gwirioneddol neu'n nwydd, a chostiwch yr oes gyfan — trwyddedau, integreiddio, ymadael, a'r sgiliau mewnol y mae'n rhaid i chi eu cadw — nid y pris tocyn. Y rhagosodiad mewn corff cyhoeddus â chyfyngiadau adnoddau yw prynu neu ffurfweddu nwydd a neilltuo adeiladu ar gyfer y gwahaniaethwr gwirioneddol prin. Ysgrifennwch y rhesymeg i lawr fel y gellir ei hailedrych pan fydd amgylchiadau'n newid.

2. Ymgysylltwch â'r farchnad cyn i chi nodi, yn dryloyw. Mae ymgysylltu cyn-farchnad — diwrnodau cyflenwyr, ceisiadau am wybodaeth, piblinellau cyhoeddedig — yn gadael i chi ddysgu beth all y farchnad ei gynnig ac yn gadael i gyflenwyr baratoi, heb roi mantais annheg i neb. O'i wneud yn agored ac wedi'i gofnodi, mae'n cynhyrchu manylebau gwell a mwy o gynigwyr, mwy amrywiol. O'i wneud yn gyfrinachol â chyflenwr ffafriol, mae'n llygru'r gystadleuaeth ac yn torri'r egwyddor cywirdeb; cadwch ef yn gytbwys ac wedi'i ddogfennu.

3. Nodwch ganlyniadau, nid dim ond mewnbynnau, lle mae'r gwaith yn gymhleth. Ar gyfer gwasanaethau digidol sy'n esblygu, diffiniwch y canlyniadau, y lefelau gwasanaeth a'r mesurau rydych yn gofalu amdanynt, a gadewch i gyflenwyr gynnig y sut, yn hytrach na rhewi datrysiad manwl y byddwch yn edifarhau. Mae hyn yn gweddu i ddarparu ystwyth ac yn gadael i syniadau gwell ddod i'r wyneb. Dim ond os gallwch fesur y canlyniadau'n wirioneddol a gwrthsefyll y demtasiwn i ddrifftio'n ôl i reoli tasgau y mae'n gweithio; parwch ef â meini prawf derbyn clir (gweler Pwnc 3.5 — Cylchoedd Bywyd Darparu).

4. Ysgrifennwch gludadwyedd, safonau agored ac ymadael i'r contract cyn i chi lofnodi. Mynnwch fod data'n cael ei ddal mewn, neu'n allforiadwy i, fformatau agored a rhyngweithredol (gweler Pwnc 4.3 — Rhyngweithredu a Safonau Data), bod rhyngwynebau'n defnyddio safonau cyhoeddedig, a bod cynllun ymadael a throsglwyddo wedi'i gostio'n bodoli o'r diwrnod cyntaf. Y foment o ddylanwad mwyaf yw cyn llofnodi; wedyn mae gan y cyflenwr bob cymhelliad i wneud gadael yn anodd. Trinwch safonau agored fel lifer masnachol, nid dim ond dewis technegol.

5. Dewiswch y llwybr i'r farchnad ar sail ffit, nid arfer. Mae fframwaith neu farchnad ddeinamig yn gyflymach ac yn fwy diogel yn gyfreithiol na chystadleuaeth bwrpasol, ond dim ond os yw ei delerau'n ffitio'ch angen ac mae ei reolau galw i lawr yn rhoi cystadleuaeth go iawn yn hytrach na sêl rwber. Gwiriwch fod y llwybr yn caniatáu'r contractio ar sail canlyniad, ystwyth rydych ei eisiau ac nad yw'n eithrio'n dawel y BBaChau rydych yn ceisio eu cyrraedd. Peidiwch â rhagosod i fframwaith y tro diwethaf yn syml am ei fod yn gyfarwydd.

6. Pwyswch werth cymdeithasol a mynediad BBaCh yn onest. Rhowch bwysoliad ystyrlon, cyhoeddedig i werth cymdeithasol wedi'i glymu wrth ganlyniadau y byddwch yn eu mesur — sgiliau lleol, anghydraddoldebau llai, carbon — a dyluniwch y broses fel y gall cwmnïau llai gystadlu: gofynion cymesur, talu prydlon, lotiau maint BBaCh, dim trothwyon trosiant diangen. Theatr yw pwysoli symbolaidd na fydd neb yn ei wirio ar ôl dyfarnu; mae cyfranogiad BBaCh gwirioneddol yn gwneud eich marchnad gyflenwi'n fwy gwydn ac yn aml yn fwy arloesol.

7. Adnoddwch reoli contractau a pherthynas cyflenwyr o'r diwrnod cyntaf. Mae'r gwerth a addawyd mewn cais yn anweddu heb reoli gweithredol: tracwch berfformiad yn erbyn lefelau gwasanaeth, cynhaliwch adolygiadau rheolaidd, rheolwch newid, ac adeiladwch berthynas ddigon cadarn i oroesi problemau. Enwch berchennog contract atebol â'r amser a'r awdurdod i wneud y swydd, nid llofnod sy'n ffeilio'r contract ac yn symud ymlaen. Mae'r rhan fwyaf o werth y gellir ei wireddu — a'r rhan fwyaf o'r risg — yn byw yn y blynyddoedd ar ôl dyfarnu (gweler Pwnc 9.0 — Cydweithio â Sefydliadau Partner).

8. Cadwch allu cleient deallus yn fewnol. Cadwch ddigon o arbenigedd pensaernïaeth, diogelwch clinigol, data a masnachol i nodi'n dda, gwerthuso'n gredadwy, a herio cyflenwyr fel cydraddolion. Mae allanoli darparu'n gyfreithlon; allanoli'r gallu i ddeall yr hyn rydych wedi'i brynu yw sut mae sefydliadau'n cael eu dal gan eu gwerthwyr. Rydych yn parhau'n atebol i gleifion, rheoleiddwyr a'r cyhoedd ni waeth pwy sy'n gwneud y gwaith (gweler Pwnc 6.4 — Llywodraethiant a Sicrwydd).

9. Gwnewch i ddarparu ystwyth weithio o fewn contract cydymffurfiol. Mae contractau pris sefydlog, cwmpas sefydlog yn ymladd darganfod iteraidd, ond gallwch eu cysoni: contractiwch ar gyfer canlyniadau a chapasiti, defnyddiwch bwyntiau torri cyfnodedig a ffyrdd allan, prisiwch fesul sbrint neu amser-a-deunyddiau wedi'u capio, a halinio taliad â meddalwedd weithredol yn hytrach na dogfennau. Adeiladwch fecanweithiau newid i'r contract fel y gellir amsugno dysgu yn ystod darparu'n gyfreithlon, gan anrhydeddu rheolau caffael tra'n dal i ddarparu yn y ffordd y mae gwasanaethau digidol modern yn ei mynnu.

10. Rheolwch y berthynas yn weithredol drwy oes y contract, nid dim ond y trafodiad. Rhedwch gadernid rheolaidd o gyfarfodydd llywodraethiant sy'n adolygu perfformiad yn erbyn lefelau gwasanaeth a'r canlyniadau sy'n bwysig yn glinigol ac yn weithredol, yn cytuno ar fap ffordd ar y cyd, ac yn datrys materion cyn iddynt uwchgyfeirio. Trinwch eich cyflenwyr strategol fel partneriaid â rhan a rennir yn y gwasanaeth, nid gwrthwynebwyr i'w dal allan; y berthynas, nid y gwaith papur, sy'n eich cario drwy'r problemau anochel. Cadwch benderfyniadau, camau gweithredu a data perfformiad wedi'u dogfennu fel bod adolygiadau'n adeiladu ar dystiolaeth yn hytrach na chof, ac fel bod atebolrwydd yn goroesi newidiadau personél ar y naill ochr a'r llall.

11. Monitrwch risg cyflenwyr a chrynodiad mewn-oes, a chadwch barodrwydd ymadael yn fyw. Gwyliwch iechyd ariannol eich cyflenwyr hanfodol — cyfrifon, signalau credyd, newidiadau perchnogaeth — fel nad yw methiant neu gaffaeliad yn eich synnu, a thracwch pa mor ddibynnol y daethoch ar unrhyw un darparwr unigol ar draws eich portffolio. Cadwch y cynllun ymadael a throsglwyddo'n ddogfen fyw, wedi'i hymarfer a'i hail-gostio yn hytrach na'i ffeilio a'i hanghofio, fel bod gadael yn parhau'n opsiwn go iawn. Cytunwch ar lwybrau uwchgyfeirio clir ar gyfer pan fydd cyflenwr yn tanberfformio — o adolygiad gweithredol i lefel fasnachol a bwrdd — a'u defnyddio'n gynnar, cyn i wasanaeth sy'n dirywio ddod yn risg diogelwch neu barhad.

Cwestiynau i'w trafod gyda'ch tîm#

1. Ar gyfer y gofyniad hwn, a ydym yn prynu nwydd neu wahaniaethwr — a beth yw cost oes gyfan onest pob opsiwn, gan gynnwys ymadael? Mae'r cwestiwn hwn yn gorfodi'r penderfyniad adeiladu-yn-erbyn-prynu-yn-erbyn-ffurfweddu i'r agored cyn i fomentwm eich cario tuag at y cyflenwr cyfarwydd neu'r pris pennawd isaf. Mae'r fagl yn gynnil ym maes iechyd a gofal: mae gallu sy'n teimlo'n unigryw i'ch ymddiriedolaeth fel arfer yn nwydd y mae dwsinau o rai eraill eisoes wedi'i brynu, tra bod gwaith gwahaniaethu gwirioneddol yn brinnach nag y mae timau'n hoffi ei gredu. Dylai'r ddadl godi cyfanswm cost perchnogaeth go iawn — integreiddio, ymfudo data, y sgiliau mewnol y mae'n rhaid i chi eu cadw, ac yn anad dim cost gadael — yn hytrach na'r ffi drwydded sy'n dominyddu'r rhan fwyaf o achosion busnes. Pwyswch y tynfa tuag at adeiladu (rheolaeth, ffit, balchder) yn erbyn disgyblaeth prynu nwydd a chyfeirio ymdrech peirianneg brin at yr hyn na all neb ond chi ei wneud. Ystyriwch gymharwyr concrid: beth dalodd sefydliad cyfagos dros bum mlynedd, a beth dalon nhw i ymadael? Mae ateb da yn enwi'r gwahaniaethwr yn benodol, yn costio'r oes gyfan gan gynnwys senario ymadael credadwy, ac yn cofnodi'r rhesymeg fel y gellir ei herio'n ddiweddarach; mae un gwan yn cymharu prisiau tocyn ac yn galw'r opsiwn rhataf yn werth am arian.

2. Sut y byddem yn gadael y cyflenwr hwn pe bai'n rhaid i ni — ac a ydym wedi ysgrifennu hynny i'r contract cyn i ni lofnodi? Ymadael yw lle mae cloi i mewn naill ai'n cael ei atal neu ei sicrhau, ac mae bron bob amser yn cael ei esgeuluso oherwydd, wrth lofnodi, mae pawb yn optimistaidd a'r berthynas yn newydd. Y tensiwn yw mai'r foment pan fo gennych y dylanwad mwyaf i fynnu cludadwyedd data, safonau agored a chynllun trosglwyddo wedi'i gostio yw'r foment nad yw neb eisiau siarad am ysgariad. Mewn lleoliad clinigol mae'r canlyniadau'n ddifrifol: data cleifion wedi'i ddal mewn fformat perchnogol, integreiddiadau na all neb ond y deiliad presennol eu deall, a gwasanaeth na allwch ei wella oherwydd byddai newid yn costio mwy na goddef y status quo. Dadleuwch a yw'r contract yn gwarantu allforio data mewn fformatau agored, defnyddiadwy mewn gwirionedd, a yw rhyngwynebau'n defnyddio safonau cyhoeddedig, ac a yw cynllun trosglwyddo a'i gostau wedi'u cytuno nawr yn hytrach na'u trafod o wendid yn ddiweddarach. Ystyriwch senarios go iawn: caiff y cyflenwr ei gaffael, mae'n dyblu ei bris, neu'n gadael i'r gwasanaeth ddirywio — beth yw eich opsiynau ar bob un? Mae ateb cryf yn disgrifio llwybr ymadael credadwy â fformatau, safonau, amserlenni a chostau a enwir eisoes yn y contract; mae un gwael yn tybio y byddwch yn syml yn adnewyddu oherwydd bod gadael yn annychmygol, sef diffiniad cloi i mewn.

3. A oes gennym y gallu mewnol i fod yn gleient deallus ar gyfer hyn — ac os na, sut rydym yn ei adeiladu yn hytrach na throsglwyddo atebolrwydd i'r cyflenwr? Mae'r cwestiwn hwn yn profi a allwch nodi, gwerthuso a dal cyflenwr i gyfrif, neu a ydych yn dibynnu ar yr union bobl y dylech eu rheoli. Mae'n bwysig iawn mewn iechyd digidol oherwydd na ellir allanoli atebolrwydd am ddiogelwch clinigol, diogelu data a thegwch ni waeth pwy sy'n ysgrifennu'r cod (gweler Pwnc 1.6 — Diogelwch Clinigol a Rheoli Risg a Phwnc 1.7 — Llywodraethiant Gwybodaeth, Diogelu Data a Seiberddiogelwch); nid yw sicrwydd cyflenwr yn lle eich dealltwriaeth eich hun. Y tensiwn yw bod gallu cleient deallus yn costio sgiliau prin y mae byrddau'n cael eu temtio i'w torri o blaid darparu gweladwy, ac efallai y bydd yn well gan gyflenwyr yn dawel gleient na all eu herio. Trafodwch ble mae eich gwir fylchau — pensaernïaeth, masnachol, diogelwch clinigol, data — ac a ydych yn eu llenwi ag arbenigedd a gedwir neu'n eu cuddio ag ymgynghori sy'n dyfnhau'r ddibyniaeth. Ystyriwch beth sy'n digwydd mewn adolygiad contract neu anghydfod: a all eich pobl holi perfformiad a hawliadau technegol y cyflenwr yn gredadwy? Mae ateb da yn nodi galluoedd penodol i'w cadw a chynllun i'w hadeiladu; mae un gwan yn tybio y bydd y cyflenwr yn dweud wrthych yr hyn y mae angen i chi ei wybod.

4. A allwn ni fesur y canlyniadau rydym yn bwriadu eu nodi mewn gwirionedd — ac os na, a ydym yn onest ein bod yn dal i brynu mewnbynnau? Mae manyleb ar sail canlyniad yn reddf iawn ar gyfer gwasanaethau digidol cymhleth, ond dim ond os gallwch ddiffinio, cipio a barnu'r canlyniadau sy'n bwysig y mae'n darparu, ac mae llawer o sefydliadau'n ysgrifennu iaith canlyniad dros feddylfryd mewnbwn. Y tensiwn yw bod canlyniadau clinigol a gweithredol — aros wedi'i leihau, rhagnodi mwy diogel, bylchau tegwch wedi'u cau — yn araf, yn aml-achosol, ac yn anodd eu priodoli i un system, felly mae timau'n encilio'n dawel i gyfrif cynhyrchion darparu a'i alw'n ganlyniadau. Mewn iechyd digidol mae'r risg yn torri'r ddwy ffordd: nodwch ganlyniadau na allwch eu mesur ac ni allwch ddal y cyflenwr i gyfrif; nodwch fewnbynnau ar gyfer gwaith sy'n esblygu ac rydych yn rhewi datrysiad y byddwch yn ei dyfu'n rhy fawr (gweler Pwnc 3.5 — Cylchoedd Bywyd Darparu). Dadleuwch pa ganlyniadau y gallwch eu hoffer yn wirioneddol, pa fesurau dirprwy a lefelau gwasanaeth y byddwch yn eu derbyn yn y cyfamser, a phwy ar eich ochr chi sydd â'r gallu dadansoddol i'w barnu. Ystyriwch a yw eich meini prawf derbyn yn clymu taliad wrth feddalwedd weithredol brofedig a lefelau gwasanaeth go iawn yn hytrach na dogfennau. Mae ateb gonest yn enwi'r mesurau, yn cyfaddef ble rydych mewn gwirionedd yn prynu mewnbynnau, ac yn ymrwymo i adeiladu'r aeddfedrwydd mesur y mae'r contract yn ei dybio; mae un gwan yn taenu'r gair "canlyniadau" drwy fanyleb na all neb ei sgorio.

5. A yw ein hymrwymiadau gwerth cymdeithasol a BBaCh yn liferi go iawn y byddwn yn eu gorfodi, neu'n bwysoliad y byddwn yn ei anghofio ar ôl dyfarnu? Mae gwerth cymdeithasol a mynediad BBaCh yn ddisgwyliadau statudol a pholisi, ond maent yn suro'n theatr pan gânt eu pwysoli ar bapur wrth werthuso a byth eu gwirio eto unwaith y mae'r contract yn rhedeg. Mae'r tensiwn yn wirioneddol: gall pwysoli gwerth cymdeithasol ystyrlon a dylunio cyfeillgar i BBaCh — gofynion cymesur, lotiau o'r maint cywir, talu prydlon, dim trothwyon trosiant diangen — ehangu a chryfhau eich marchnad gyflenwi, ac eto maent yn ychwanegu proses a gallant ffafrio cynigwyr sy'n ysgrifennu naratifau gwerth cymdeithasol da dros y rhai sy'n eu darparu. Ym maes iechyd a gofal mae'r wobr yn goncrid — sgiliau digidol lleol, anghydraddoldebau mynediad llai, llai o garbon — ond dim ond os yw rhywun yn mesur darparu ar ôl dyfarnu yn hytrach na ffeilio'r addewidion. Trafodwch pa bwysoliad sy'n ddigon uchel i newid ymddygiad cynigwyr, pa ymrwymiadau y byddwch yn eu hysgrifennu i'r contract fel rhwymedigaethau gorfodadwy, a phwy sy'n berchen ar eu gwirio mewn-oes. Ystyriwch a yw eich proses yn eithrio'n dawel y BBaChau a'r busnesau newydd rydych yn honni eu heisiau, drwy raddfa, trosiant neu ofynion yswiriant na allant eu bodloni. Mae ateb cryf yn clymu gwerth cymdeithasol wrth ganlyniadau mesuradwy, contractedig ac yn enwi'r perchennog a fydd yn dal cyflenwyr atynt; mae un gwan yn trin y pwysoliad fel blwch a diciwyd wrth werthuso ac a anghofiwyd erbyn mynd yn fyw.

6. Pa mor agored ydym i fethiant neu oruchafiaeth un cyflenwr ar draws ein portffolio — ac a ydym yn rheoli'r crynodiad hwnnw'n fwriadol? Caiff caffaeliadau unigol eu barnu fel arfer ar eu pen eu hunain, ond mae risg yn cronni ar draws y portffolio: prynwch ddigon gan un darparwr dominyddol a daw ei drallod ariannol, caffaeliad neu godiad pris yn risg barhad sefydliadol a chlinigol, nid dim ond anghyfleustra masnachol. Y tensiwn yw bod cyfuno ar un cyflenwr strategol yn dod â buddion go iawn — integreiddio, rheoli symlach, gostyngiadau cyfaint — tra'n dyfnhau'n dawel y ddibyniaeth sy'n eich gwneud yn analluog i adael neu drafod. Mewn iechyd digidol gall methiant cyflenwr hanfodol fygwth gwasanaethau clinigol byw, felly mae crynodiad yn gwestiwn diogelwch yn ogystal ag un masnachol (gweler Pwnc 9.0 — Cydweithio â Sefydliadau Partner). Dadleuwch pa mor ddibynnol y daethoch ar unrhyw un darparwr, a ydych yn monitro iechyd ariannol a pherchnogaeth eich cyflenwyr hanfodol, a beth yw eich cynllun parhad os yw un yn methu neu'n cael ei gaffael. Ystyriwch a yw eich llwybrau uwchgyfeirio — o adolygiad gweithredol i lefel fasnachol a bwrdd — wedi'u cytuno ac yn cael eu defnyddio'n gynnar yn hytrach nag ar ôl i wasanaeth ddirywio. Mae ateb da yn tracio crynodiad ar draws y portffolio, yn gwylio signalau risg cyflenwyr, ac yn cadw cynlluniau ymadael a pharhad yn fyw ac wedi'u hymarfer; mae un gwan yn rheoli pob contract ar ei ben ei hun ac yn darganfod ei ddibyniaeth dim ond pan fo cyflenwr eisoes mewn trafferth.

Yn ymarferol: enghraifft iechyd a gofal#

Mae system gofal integredig (ICS) eisiau comisiynu cofnod gofal a rennir sy'n uno golygon gofal acíwt, cymunedol, iechyd meddwl, sylfaenol a chymdeithasol o glaf. Methodd ymgais gynharach pan ddarparodd un cyflenwr blatfform caeedig na allai'r ICS ei ymestyn na fforddio ei adael.

Mae'r tîm masnachol yn dechrau'n wahanol. Mae ymgysylltu cyn-farchnad agored — piblinell gyhoeddedig, diwrnod cyflenwyr, cais am wybodaeth — yn datgelu bod sawl cyflenwr, gan gynnwys dau BBaCh, yn gallu diwallu'r angen os yw'r fanyleb wedi'i hysgrifennu o amgylch canlyniadau a safonau agored yn hytrach na dyluniad technegol penodol. Maent yn penderfynu prynu a ffurfweddu yn hytrach nag adeiladu, gan farnu bod y cofnod yn nwydd tra'n neilltuo ymdrech fewnol ar gyfer integreiddio lleol a sicrwydd diogelwch clinigol.

Mae'r fanyleb ar sail canlyniad: mae'n diffinio canlyniadau clinigol, gofynion llywodraethiant gwybodaeth, safonau rhyngweithredu (rhaid i ryngwynebau ddefnyddio safonau data iechyd cydnabyddedig; gweler Pwnc 4.3 — Rhyngweithredu a Safonau Data), a lefelau gwasanaeth, ac yn gadael y sut i gynigwyr. Yn hollbwysig, mae'r contract yn gofyn i ddata aros yn allforiadwy mewn fformatau agored, yn gorchymyn cynllun ymadael a throsglwyddo wedi'i gostio o'r diwrnod cyntaf, yn pwysoli gwerth cymdeithasol — sgiliau digidol lleol, anghydraddoldebau mynediad llai — ar ganran gyhoeddedig ystyrlon, ac yn maintio lotiau fel y gall BBaCh gynnig am y gwaith integreiddio. Maent yn caffael drwy lwybr cydymffurfiol y mae ei reolau galw i lawr yn caniatáu contractio ar sail canlyniad, cyfnodedig, gan brisio darparu fesul sbrint wedi'i gapio â phwyntiau torri a chlymu taliad wrth feddalwedd weithredol a ddangoswyd i glinigwyr, nid dogfennau.

Ar ôl dyfarnu, nid yw'r ICS yn chwalu'r tîm. Mae perchennog contract a enwir yn rhedeg adolygiadau perfformiad misol ac adolygiad perthynas cyflenwyr chwarterol, ac mae'r swyddogaeth cleient deallus a gedwir — pensaer, swyddog diogelwch clinigol, arweinydd masnachol — yn herio'r cyflenwr fel cydradd. Ddwy flynedd yn ddiweddarach, pan fydd y cyflenwr yn cynnig codiad pris, mae'r ICS yn bygwth yn gredadwy arfer ei hawliau ymadael, oherwydd bod y data'n gludadwy a'r safonau'n agored. Caiff y codiad ei drafod i lawr. Dyluniad masnachol, nid lwc, a gadwodd yr ICS mewn rheolaeth.

Golwg drwy wahanol sectorau#

Busnes newydd#

Fel arfer y cyflenwr, nid y prynwr, yw busnes newydd iechyd digidol, felly ei ffocws masnachol yw ennill gwaith sector cyhoeddus heb y fantolen, y hanes na'r tîm cynnig y mae deiliaid presennol yn eu defnyddio. Mae'r fframweithiau a pholisïau mynediad BBaCh yn bodoli'n rhannol ar eich cyfer, ond rhaid i chi fuddsoddi'n gynnar yn y sicrwydd y mae prynwyr yn ei fynnu — diogelwch clinigol, diogelu data, tystiolaeth rhyngweithredu — oherwydd bod cynnyrch gwych â sicrwydd gwan yn colli i un cyffredin sy'n bodloni'r blychau. Ewch ar y fframwaith neu'r farchnad ddeinamig berthnasol, ymatebwch i biblinellau cyhoeddedig, a thrinwch werth cymdeithasol a safonau agored fel cyfleoedd i wahaniaethu yn hytrach na rhwystrau. Pan fyddwch yn prynu — lletya, offer — cadwch eich contractau eich hun yn fyr ac yn gludadwy fel na fyddwch byth yn dod yr hyn rydych yn ceisio ei amharu arno. Mae llif arian yn fregus, felly trafodwch dalu prydlon a cherrig milltir cyfnodedig y gallwch eu hariannu mewn gwirionedd.

Busnes bach#

Mae darparwr neu gyflenwr bach sefydledig — practis meddyg teulu, fferyllfa gymunedol, cartref gofal neu ddarparwr gofal cartref, clinig un safle, neu gwmni technoleg iechyd bach sydd wedi pasio'r cam busnes newydd — yn prynu digidol o dan yr un dyletswyddau ag ymddiriedolaeth fawr ond â ffracsiwn o'r gallu. Pan mai chi yw'r prynwr, anaml y byddwch yn rhedeg eich cystadleuaeth eich hun: eich dylanwad ymarferol yw dewis yn dda o opsiynau oddi ar y silff cyflenwr a darllen y contract am y trapiau sy'n bwysicaf i chi — cludadwyedd data, costau ymadael, a chodiadau pris na allwch eu hamsugno ar sefyllfa arian parod dynn. Mynnwch fod data eich cleifion yn aros yn allforiadwy mewn fformatau agored a bod gadael wedi'i gostio, oherwydd bod cloi i mewn yn brifo darparwr bach yn llawer mwy na rhywun mawr sy'n gallu ariannu ymfudiad. Pwyswch ar delerau fframwaith, caffael a rennir drwy eich ICS neu grŵp prynu, a chyrff sector ar gyfer contractau enghreifftiol, yn hytrach na thrafod ar eich pen eich hun o wendid. Pan mai chi yw'r cyflenwr, maintiwch eich cynigion i lotiau y gallwch eu darparu a'u hariannu mewn gwirionedd, a thrinwch eich sicrwydd eich hun — diogelwch clinigol, diogelu data, rhyngweithredu — fel pris cael eich cymryd o ddifrif gan brynwyr cyhoeddus.

Menter fawr#

Mae ymddiriedolaeth fawr, ICS, neu gwmni technoleg iechyd yn rhedeg contractau gwerth uchel, hirdymor lle mai'r prif risgiau yw cloi i mewn a rheoli gwan ar ôl dyfarnu. Y demtasiwn menter yw rhagosod i'r deiliad presennol a'r fframwaith cyfarwydd, a thrin llofnodi fel y llinell derfyn yn hytrach na'r dechrau. Y ddisgyblaeth yw ysgrifennu cludadwyedd, safonau agored ac ymadael i bob contract, pwysoli gwerth cymdeithasol a mynediad BBaCh yn wirioneddol, ac adnoddi rheoli contractau a pherthynas cyflenwyr fel swyddogaeth sefydlog yn hytrach nag ôl-ystyriaeth. Mae gan fentrau'r raddfa i fod yn gleient heriol, deallus — a'r raddfa i gael eu dal os ydynt yn gadael i'w gallu mewnol wywo. Mae atebolrwydd lefel bwrdd i reoleiddwyr ac archwilwyr yn gwneud caffael a fethwyd yn ddigwyddiad llywodraethiant, nid dim ond rhwystr darparu (gweler Pwnc 6.4 — Llywodraethiant a Sicrwydd).

Llywodraeth#

Ar lefel genedlaethol a system, mae caffael yn offeryn polisi cymaint â phryniant. Mae cyrff canolog — Gwasanaeth Masnachol y Goron a swyddogaethau masnachol y GIG — yn llunio marchnadoedd cyfan drwy'r fframweithiau, y safonau a'r telerau a osodant, a gallant ddefnyddio'r dylanwad hwnnw i orchymyn rhyngweithredu, safonau agored, gwerth cymdeithasol a mynediad BBaCh ar draws cannoedd o brynwyr ar unwaith. Mae caffael llywodraeth yn gweithredu dan lygad yr haul o ddyletswyddau tryloywder, craffu'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol, ac atebolrwydd seneddol, felly nid yw cywirdeb a gwerth am arian yn ddewisol. Y tensiwn diffiniol yw rhwng safoni canolog, sy'n darparu graddfa a chysondeb, a hyblygrwydd lleol, sy'n darparu ffit; gwthiwch fandadau'n rhy galed ac mae mabwysiadu'n arafu, yn rhy feddal ac mae'r farchnad yn darnio. Rôl fwyaf pwerus y canol yw gwneud y llwybr cydymffurfiol hefyd yn llwybr da — llwybrau i'r farchnad wedi'u dylunio'n dda sy'n gwneud prynu rhyngweithredol, cludadwy, cyfeillgar i BBaCh yw'r opsiwn hawsaf, nid y caletaf.

Ffyrdd cyffredin o fethu#

• Y pris isaf yn ennill, cost oes gyfan wedi'i hanwybyddu. Dyfernwch ar y pris pennawd ac mae'r cynnig rhad yn dod yn ddrud drwy gostau integreiddio, newid ac ymadael. Y datrysiad: gwerthuswch ar gyfanswm cost perchnogaeth a chanlyniadau, a phwyswch ansawdd a gwerth cymdeithasol yn ystyrlon.
• Dim cynllun ymadael. Llofnodir y contract heb gludadwyedd data, safonau agored na threfniadau trosglwyddo, ac mae'r sefydliad wedi'i ddal. Y datrysiad: trafodwch ymadael wedi'i gostio cyn llofnodi a gorchmynnwch fformatau a safonau agored.
• Nodi mewnbynnau ar gyfer gwaith cymhleth. Mae manyleb anhyblyg, fanwl yn rhewi datrysiad y byddwch yn ei dyfu'n rhy fawr ac yn rhwystro darparu ystwyth. Y datrysiad: nodwch ganlyniadau a lefelau gwasanaeth; defnyddiwch gontractio cyfnodedig, wedi'i gapio.
• Llofnodi fel y llinell derfyn. Nid oes neb yn rheoli'r contract ar ôl dyfarnu, ac nid yw'r gwerth addawedig yn gwireddu byth. Y datrysiad: adnoddwch reoli contractau a pherthynas cyflenwyr â pherchennog a enwir, wedi'i rymuso.
• Cleient wedi'i wagio. Caiff gallu mewnol ei dorri, ac ni all y sefydliad nodi, gwerthuso na herio ei gyflenwyr. Y datrysiad: cadwch a buddsoddwch mewn gallu cleient deallus; peidiwch byth ag allanoli atebolrwydd.
• Fframwaith drwy arfer. Defnyddir y llwybr cyfarwydd heb wirio ei fod yn ffitio, gan eithrio cyflenwyr gwell neu rwystro telerau ystwyth. Y datrysiad: dewiswch y llwybr i'r farchnad ar ffit ar gyfer yr angen penodol.
• Gwerth cymdeithasol a mynediad BBaCh fel theatr. Wedi'u pwysoli ar bapur, byth wedi'u mesur na'u gorfodi ar ôl dyfarnu. Y datrysiad: clymwch werth cymdeithasol wrth ganlyniadau mesuradwy a gwiriwch ddarparu drwy reoli contractau.

Model aeddfedrwydd#

Rhestr wirio#

• Gwneir y penderfyniad adeiladu yn erbyn prynu yn erbyn ffurfweddu'n fwriadol, ar sail cyfanswm cost perchnogaeth oes gyfan, a'i gofnodi.
• Mae ymgysylltu cyn-farchnad agored, cytbwys, wedi'i ddogfennu wedi llywio'r fanyleb.
• Mae'r fanyleb ar sail canlyniad lle mae'r gwaith yn gymhleth, â lefelau gwasanaeth mesuradwy.
• Ysgrifennir cludadwyedd data, safonau agored a chynllun ymadael a throsglwyddo wedi'i gostio i'r contract cyn llofnodi.
• Dewisir y llwybr i'r farchnad ar sail ffit a chydymffurfiaeth, ac mae'n caniatáu'r contractio ystwyth, cyfnodedig sydd ei angen arnoch.
• Pwysolir gwerth cymdeithasol yn ystyrlon ac fe'i clymir wrth ganlyniadau y byddwch yn eu mesur ar ôl dyfarnu.
• Dyluniwyd mynediad BBaCh a busnesau newydd i mewn: gofynion cymesur, meintiau lot priodol, talu prydlon.
• Clymir cerrig milltir talu wrth feddalwedd weithredol a chanlyniadau, nid dogfennau, â phwyntiau torri cyfnodedig.
• Mae perchennog contract a enwir, wedi'i rymuso'n rhedeg adolygiadau perfformiad a pherthynas cyflenwyr o'r diwrnod cyntaf.
• Cedwir ac ariennir gallu cleient deallus (pensaernïaeth, diogelwch clinigol, data, masnachol).
• Mae atebolrwydd am ddiogelwch, diogelu data a thegwch yn aros gyda'r prynwr waeth pwy sy'n darparu.
• Mae'r caffael yn anrhydeddu egwyddorion caffael cyhoeddus: tryloywder, triniaeth gyfartal, gwerth am arian, cywirdeb.

Prif ffynonellau#

• Procurement Act 2023 and Transforming Public Procurement guidance — Cabinet Office / GOV.UK. https://www.gov.uk/government/collections/transforming-public-procurement
• Provider Selection Regime — NHS England (procurement of health care services). https://www.england.nhs.uk/publication/the-provider-selection-regime-statutory-guidance/
• Crown Commercial Service — frameworks and routes to market (including G-Cloud and the Digital Marketplace). https://www.crowncommercial.gov.uk/
• Public Services (Social Value) Act 2012 — UK legislation. https://www.legislation.gov.uk/ukpga/2012/3/enacted
• GOV.UK Service Manual — buying and contracting for digital and technology services. https://www.gov.uk/service-manual
• Technology Code of Practice — Central Digital and Data Office / GOV.UK (open standards, avoiding lock-in). https://www.gov.uk/guidance/the-technology-code-of-practice
• Open Standards Principles — GOV.UK (open standards in government IT). https://www.gov.uk/government/publications/open-standards-principles
• National Audit Office — reports and good-practice guidance on commercial and contract management. https://www.nao.org.uk/
• See also Pwnc 4.3 — Interoperability & Data Standards, Pwnc 5.4 — Enterprise Resource Planning (ERP), Pwnc 6.0 — Financial Management & Business Cases, and Pwnc 9.0 — Collaborating with Partner Organisations.

Cyfeiriadau#

1. Government procurement in the United Kingdom — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Government_procurement_in_the_United_Kingdom
2. Procurement Act 2023 — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Procurement_Act_2023
3. Framework agreement — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Framework_agreement
4. Performance-based contracting — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Performance-based_contracting
5. Vendor lock-in — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Vendor_lock-in
6. Open standard — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Open_standard
7. Data portability — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Data_portability
8. Public Services (Social Value) Act 2012 — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Public_Services_(Social_Value)_Act_2012
9. Small and medium-sized enterprises — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Small_and_medium-sized_enterprises
10. Total cost of ownership — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Total_cost_of_ownership
11. Supplier relationship management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Supplier_relationship_management
12. Contract management — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Contract_management
13. Transforming Public Procurement — Cabinet Office / GOV.UK — https://www.gov.uk/government/collections/transforming-public-procurement
14. The Provider Selection Regime: statutory guidance — NHS England — https://www.england.nhs.uk/publication/the-provider-selection-regime-statutory-guidance/
15. Crown Commercial Service — GOV.UK — https://www.crowncommercial.gov.uk/
16. Public Services (Social Value) Act 2012 — UK Legislation — https://www.legislation.gov.uk/ukpga/2012/3/enacted
17. The Technology Code of Practice — Central Digital and Data Office / GOV.UK — https://www.gov.uk/guidance/the-technology-code-of-practice
18. Open Standards Principles — GOV.UK — https://www.gov.uk/government/publications/open-standards-principles
19. GOV.UK Service Manual — Government Digital Service — https://www.gov.uk/service-manual
20. National Audit Office — commercial and contract management good practice — https://www.nao.org.uk/