Pwnc 7.2 — Cynllunio'r Gweithlu

Mewn un frawddeg: Cynllunio'r gweithlu yw'r arfer disgybledig o gydweddu'r cyflenwad o bobl a sgiliau â'r galw y bydd eich gwasanaethau'n ei roi arnynt — y bobl iawn, â'r galluoedd iawn, yn y lle iawn, ar yr adeg iawn, am bris y gallwch ei fforddio.

Pam mae hyn yn bwysig ym maes iechyd a gofal#

Nid arian na thechnoleg yw'r adnodd prinnaf ym maes iechyd a gofal digidol; pobl â'r sgiliau iawn ydyw. Mae prinder cenedlaethol acíwt o arbenigwyr digidol, data a thechnoleg, ac mae iechyd a gofal yn cystadlu amdanynt yn erbyn cyflogwyr preifat sy'n talu'n well. Ffuglen yw achos busnes rhaglen sy'n tybio y gallwch yn syml gyflogi deg peiriannydd y chwarter nesaf, ac a fydd yn datod adeg darparu.

Mae cynllunio'r gweithlu yn troi'r risg honno'n newidyn a reolir. Mae'n ddisgwyliad statudol a strategol yn y GIG: mae Cynllun Gweithlu Hirdymor y GIG yn fframio'r gweithlu fel gwrthrych cynllunio o'r radd flaenaf, a disgwylir i systemau gofal integredig gynllunio eu gweithlu ar draws ffiniau sefydliadol, gan gynnwys gofal cymdeithasol. Mae cynllunio gwael yn dangos ei hun fel bylchau diogelwch (rotâu na ellir eu llenwi), arian cyhoeddus a wastraffwyd (gwariant brys ar asiantaethau a chontractwyr), a thrawsnewid sy'n methu symud (cofnod gofal a rennir heb neb i'w redeg).

O'i wneud yn dda, mae cynllunio'r gweithlu'n cysylltu eich strategaeth gwasanaeth â phenderfyniadau go iawn am bobl — recriwtio, hyfforddiant, cymysgedd sgiliau a chadw staff — ddigon ymhell ymlaen fel y gallwch weithredu mewn gwirionedd. Mae'r pwnc hwn yn ymdrin â'r ddisgyblaeth ddadansoddol; mae'n bwydo'r Strategaeth Gweithlu hirach ei gorwel (gweler Pwnc 7.3) ac fe'i darperir drwy Ddatblygu Pobl a Sefydliad (gweler Pwnc 7.5).

Cysyniadau craidd#

Cynllunio gweithlu strategol yn erbyn gweithredol. Mae cynllunio gweithredol yn llenwi rota'r chwarter nesaf a swyddi gwag y mis nesaf. Mae cynllunio strategol yn edrych dair i ddeng mlynedd ymlaen ac yn gofyn pa weithlu y bydd ei angen ar fodel gwasanaeth newydd — er enghraifft, y rolau sydd eu hangen pan fydd brysbennu â chymorth AI neu wardiau rhithwir yn dod yn weithgarwch arferol. Mae angen y ddau; y methiant yw gwneud y gweithredol yn unig a'i alw'n gynllunio.

Galw a chyflenwad. Galw yw'r gweithlu y bydd ei angen ar eich gwasanaethau yn y dyfodol, a ddeilliwyd o gynlluniau gwasanaeth, rhagolygon gweithgarwch, demograffeg, a modelau gofal newydd. Cyflenwad yw'r gweithlu y byddwch yn ei gael mewn gwirionedd — nifer presennol y staff wedi'i addasu ar gyfer trosiant, ymddeoliad, absenoldeb, piblinellau hyfforddi, a'r farchnad lafur. Y bwlch rhyngddynt yw gwrthrych cynllunio.

Fframweithiau sgiliau a galluoedd. Ni allwch gynllunio'r hyn na allwch ei enwi. Mae fframweithiau galluoedd yn rhoi geirfa a rennir o rolau a sgiliau. Mae Fframwaith Galluoedd Proffesiwn Digidol a Data'r Llywodraeth (DDaT gynt) yn diffinio'r rolau digidol (rheolwr cynnyrch, rheolwr darparu, ymchwilydd defnyddwyr, dylunydd gwasanaeth, peiriannydd meddalwedd, gweithwyr data proffesiynol, a mwy) a'r sgiliau a'r lefelau o fewn pob un — tacsonomi parod i ddisgrifio galw a chyflenwad digidol.

Adeiladu, prynu, benthyg. Tair ffordd o gau bwlch: adeiladu (tyfu eich staff eich hun drwy hyfforddiant a datblygiad), prynu (recriwtio staff parhaol), neu fenthyg (contractwyr, secondiadau, partneriaid, cyflenwyr). Mae gan bob un broffil gwahanol o ran cost, cyflymder a chadw gwybodaeth.

Cudd-wybodaeth gweithlu. Y sylfaen data — sefydliad yn erbyn nifer gwirioneddol y staff, cyfraddau swyddi gwag a throsiant, rhestrau sgiliau, proffiliau oedran, a data piblinell — hebddo mae cynllunio'n ddyfalu wedi'i wisgo fel dadansoddiad.

Y fethodoleg chwe cham#

Dull sefydledig y sector iechyd a gofal yw Methodoleg Chwe Cham i Gynllunio Gweithlu Integredig® Skills for Health, a ddyfynnir yng Nghynllun Gweithlu Hirdymor y GIG ac a ddefnyddir ar draws GIG Lloegr, Cymru a'r Alban. Mae'n rhoi strwythur ailadroddadwy:

1. Diffinio'r cynllun — gosod cwmpas, amserlen, a'r strategaeth gwasanaeth y mae'n rhaid i'r gweithlu ei darparu; ymgysylltu â rhanddeiliaid.
2. Mapio newid gwasanaeth — trosi modelau gwasanaeth y dyfodol yn eu goblygiadau i'r gweithlu.
3. Diffinio'r gweithlu gofynnol — disgrifio'r gweithlu yn y dyfodol o ran niferoedd, rolau a sgiliau (ochr y galw).
4. Deall argaeledd y gweithlu — asesu'r cyflenwad presennol, trosiant, piblinellau, a'r farchnad lafur.
5. Cynllunio i gau'r bwlch (cynllunio gweithredu) — penderfynu ar ymyriadau adeiladu/prynu/benthyg, newidiadau i'r cymysgedd sgiliau, a datblygiad.
6. Gweithredu, monitro ac adnewyddu — gweithredu'r cynllun a'i ailystyried wrth i realiti wyro oddi wrth y rhagolwg.

Nid yw'r camau'n llinol yn llym; rydych yn ailadrodd, yn enwedig rhwng galw (cam 3) a chyflenwad (cam 4) wrth i'r bwlch ddod yn eglur.

Arferion gorau#

1. Dechreuwch o'r strategaeth gwasanaeth, nid o'r sefydliad presennol. Seiliwch y galw ar ble mae'r gwasanaeth yn mynd — modelau gofal newydd, sianeli digidol, pwysau demograffig — nid ar strwythur y llynedd â chanran wedi'i hychwanegu. Bydd cynllunio sy'n allosod y status quo'n atgynhyrchu bylchau heddiw'n ffyddlon.

2. Gwnewch gynllunio strategol a gweithredol fel un system gysylltiedig. Gadewch i'r golwg strategol hirdymor osod y cyfeiriad (pa alluoedd i'w hadeiladu) a'r golwg gweithredol reoli'r tymor agos (pa swyddi i'w llenwi nawr). Cysonwch hwy fel nad ydynt yn gwrth-ddweud ei gilydd.

3. Enwch sgiliau, nid dim ond nifer y staff. Nid cynllun yw "mae angen pum person arall arnom". Defnyddiwch fframwaith galluoedd (Digidol a Data'r Llywodraeth / DDaT) i nodi rolau, sgiliau a lefelau, fel bod gan recriwtio, hyfforddiant a dylunio swyddi darged manwl gywir.

4. Modelwch gyflenwad yn onest, gan gynnwys colli staff. Cynhwyswch drosiant, proffiliau oedran ymddeol, absenoldeb mamolaeth/rhiant, cyfraddau cwblhau hyfforddiant, a chystadleuaeth gan gyflogwyr sy'n talu'n well. Tybiaethau optimistaidd am gyflenwad yw'r achos mwyaf cyffredin o gynlluniau sy'n methu wrth gyffwrdd â'r farchnad lafur.

5. Dewiswch adeiladu/prynu/benthyg yn fwriadol ar gyfer pob bwlch. Mae benthyg (contractwyr) yn gyflym ond yn ddrud ac yn gadael i wybodaeth gerdded allan drwy'r drws; mae prynu'n cymryd amser mewn marchnad gystadleuol; mae adeiladu'n araf ond yn cadw gallu. Cydweddwch y mecanwaith â brys y bwlch a pha mor strategol yw'r gallu — adeiladwch y galluoedd sy'n greiddiol i chi, benthycwch y rhai dros dro.

6. Rheolwch y cydbwysedd contractwyr/parhaol yn benodol. Mae contractwyr yn pontio bylchau brys ac yn chwistrellu sgiliau prin, ond mae gorddibyniaeth arnynt yn codi cost, yn gwanhau cadw gwybodaeth sefydliadol, ac yn creu breuder pan fyddant yn gadael. Gosodwch gymhareb darged a chynllun i drosi gwybodaeth gontractedig hanfodol yn allu parhaol.

7. Defnyddiwch gynllunio senarios dan ansicrwydd. Ni allwch ragweld degawd yn fanwl gywir, felly cynlluniwch ar gyfer sawl dyfodol credadwy (e.e. mabwysiadu AI cyflym yn erbyn araf; cyllid hael yn erbyn cyfyngedig) a nodwch y symudiadau "dim edifeirwch" — y buddsoddiadau, fel llythrennedd digidol, sy'n talu ar draws pob senario.

8. Adeiladwch sylfaen cudd-wybodaeth gweithlu ac adnewyddwch y cynllun. Buddsoddwch yn y data — sefydliad, swyddi gwag, trosiant, rhestr sgiliau, piblinell — a thrinwch y cynllun fel dogfen fyw a adolygir ar gylch rheolaidd, nid dogfen a gynhyrchir unwaith ar gyfer achos busnes a'i rhoi ar y silff.

9. Cynlluniwch ar draws y system, nid un sefydliad. Mewn ICS, mae gweithlu'n symud rhwng gofal acíwt, cymunedol, sylfaenol a chymdeithasol. Cynlluniwch ar gyfer rolau a rennir a chylchdroadol a chronfa dalent a rennir, neu bydd sefydliadau'n dwyn staff prin oddi ar ei gilydd.

10. Cynlluniwch ar gyfer cadw staff, nid dim ond recriwtio. Bydd cynllun sy'n tybio y gallwch gyflogi eich ffordd allan o fwlch yn methu mewn marchnad lafur dynn lle mae sgiliau digidol, data a gwybodeg glinigol yn brin ac yn symudol. Modelwch golli staff yn onest, buddsoddwch yn yr amodau sy'n cadw pobl — datblygiad, hyblygrwydd, arweinyddiaeth dda — a thrinwch bob un sy'n gadael yn osgoadwy fel methiant cynllunio, nid dim ond anlwc (gweler Pwnc 7.5 — Datblygu Pobl a Sefydliad).

11. Adeiladwch y cynllun ar ddata gweithlu dibynadwy. Dim ond cystal â'r data sefydliad, swyddi gwag, sgiliau a cholli staff oddi tano y mae modelu cyflenwad a galw, sydd mewn llawer o sefydliadau'n ddarniog ac wedi dyddio. Buddsoddwch mewn un olwg gyfredol o bwy sydd gennych a'r hyn y gallant ei wneud, a byddwch yn benodol am y tybiaethau a'r ansicrwydd mewn unrhyw ragolwg yn hytrach na chyflwyno manylder ffug.

Cwestiynau i'w trafod gyda'ch tîm#

1. A yw ein tybiaethau cyflenwad yn onest, neu a ydym yn betio'n dawel ar allu cyflogi arbenigwyr prin yn gyflym ac yn rhad? Modelu cyflenwad optimistaidd yw'r rheswm mwyaf cyffredin pam mae cynlluniau gweithlu'n cwympo wrth gyffwrdd â'r farchnad lafur, oherwydd bod prinder cenedlaethol acíwt o arbenigwyr digidol, data a thechnoleg ac mae iechyd a gofal yn cystadlu amdanynt yn erbyn cyflogwyr preifat sy'n talu'n llawer gwell. Mae'r demtasiwn yn ddealladwy: mae achos busnes yn darllen yn well os yw'n tybio bod deuddeg peiriannydd yn cyrraedd y chwarter nesaf, a'r bobl sy'n ysgrifennu'r achos anaml yw'r bobl sy'n gorfod llenwi'r rota wedyn. Y ddadl i'w chael yw a yw eich cynllun wedi ystyried yn wirioneddol drosiant, proffiliau oedran ymddeol, absenoldeb rhiant, cyfraddau cwblhau hyfforddiant, ac — yn hollbwysig — y ffaith y gall ymgyrch recriwtio ymddiriedolaeth gyfagos waethygu eich cyflenwad lleol dros nos. Ystyriwch brofi eich ffigurau eich hun dan straen: beth yw eich trosiant staff digidol gwirioneddol, faint o bobl allweddol sy'n agos at ymddeol, a ble mae meincnodi cyflogau lleol yn eich gosod yn erbyn y farchnad? Mae ateb da'n disodli rhifyddeg nifer staff ffantasïol â cholli staff wedi'i fodelu a ffynhonnell a enwir ar gyfer pob tybiaeth, ac yn onest am ba swyddi na allwch eu llenwi, mae'n debyg, o fewn yr amserlen y mae'r cynllun yn ei honni.

2. Ar gyfer pob bwlch galluedd, a ydym wedi gwneud dewis bwriadol rhwng adeiladu/prynu/benthyg — ac a ydym yn drifftio i ddibyniaeth ar gontractwyr yn ddiofyn? Mae cau bwlch drwy adeiladu (tyfu eich staff eich hun), prynu (recriwtio parhaol), neu fenthyg (contractwyr a chyflenwyr) yn cario proffiliau gwahanol iawn o gost, cyflymder a chadw gwybodaeth, ac eto mae sefydliadau dan bwysau darparu'n tueddu i estyn yn atgyrchol am gontractwyr oherwydd mai nhw yw'r lifer gyflymaf. Dyna lle mae'r drafferth yn dechrau: mae benthyg dro ar ôl tro heb strategaeth i drosi gwybodaeth hanfodol yn allu parhaol yn gadael i wybodaeth sefydliadol gerdded allan drwy'r drws, yn codi cost yn strwythurol, ac yn creu breuder pan fydd contractwyr yn gadael ynghanol rhaglen. Yr egwyddor sy'n werth ei thrafod yw cydweddu'r mecanwaith â'r bwlch — adeiladu'r galluoedd sy'n greiddiol ac yn strategol i chi, benthyg dim ond y rhai gwirioneddol dros dro — ac a oes gennych gymhareb contractwr-i-barhaol darged benodol yn hytrach na rhif sydd wedi cronni'n syml. Edrychwch ar enghraifft go iawn o'ch portffolio eich hun, fel sefydlu tîm platfform, a gofyn a oes gan y capasiti a fenthycwyd gynllun trosglwyddo gwybodaeth a throsi concrid neu a yw'n dod yn barhaol yn dawel. Mae ateb gonest yn cofnodi penderfyniad bwriadol ar gyfer pob bwlch, yn gosod cydbwysedd targed â chynllun i symud tuag ato, ac yn enwi'r wybodaeth hanfodol benodol sydd mewn perygl o'i cholli.

3. A ydym yn cynllunio ein gweithlu ar gyfer ble mae'r gwasanaeth yn mynd, ac ar draws y system gyfan — neu'n allosod sefydliad heddiw yn ein sefydliad ein hunain yn unig? Mae dau ddull methu'n gwaethygu ei gilydd yma: seilio galw yn y dyfodol ar strwythur y llynedd â chanran wedi'i hychwanegu (sy'n atgynhyrchu bylchau heddiw'n ffyddlon ac yn tanadnoddi unrhyw drawsnewid go iawn), a chynllunio gweithlu eich sefydliad ar ei ben ei hun o fewn ICS lle mae staff mewn gwirionedd yn symud rhwng gofal acíwt, cymunedol, sylfaenol a chymdeithasol. Y tensiwn yw bod dechrau o strategaeth gwasanaeth yn mynnu eich bod yn cytuno'n gyntaf beth fydd y gwasanaeth yn dod — brysbennu â chymorth AI, wardiau rhithwir, cofnod gofal a rennir fel gweithgarwch arferol — sy'n ansicr ac yn ddadleuol, ac mae cynllunio ar draws ffiniau sefydliadol yn golygu ildio rhywfaint o reolaeth a wynebu'r ffaith y gall partneriaid yn syml ddwyn staff prin oddi ar ei gilydd. Dyma lle mae cynllunio senarios yn ennill ei le: modelwch sawl dyfodol credadwy a nodwch y symudiadau dim edifeirwch, fel llythrennedd digidol i'r gweithlu cyfan, sy'n talu ar ei ganfed pa ddyfodol bynnag a ddaw. Gofynnwch a yw eich cynllun presennol yn enwi'r rolau newydd y mae model gofal newidiedig yn eu gofyn, ac a yw gofal cymdeithasol yn y cynllun o gwbl neu'n gyfleus y tu allan i'r cwmpas. Mae ateb cryf yn deillio galw o fodelau gwasanaeth y dyfodol yn hytrach na'r sefydliad presennol, yn cynllunio ar gyfer rolau a rennir a chylchdroadol ar draws y system, ac yn benodol am y senarios y mae'n eu gwarchod yn eu herbyn.

4. A ydym yn cynllunio mor galed ar gyfer cadw staff ag ar gyfer recriwtio — ac a ydym yn trin pob un sy'n gadael yn osgoadwy fel methiant cynllunio? Mae'r rhan fwyaf o gynlluniau gweithlu wedi'u hysgrifennu fel cynlluniau recriwtio, ac eto mewn marchnad dynn ar gyfer sgiliau digidol, data a gwybodeg glinigol ni allwch gyflogi eich ffordd allan o fwlch y mae drws troi'n ei ailagor o hyd; mae pob un profiadol sy'n gadael yn mynd â gwybodaeth sefydliadol gyda hwy ac yn ailosod buddsoddiad hyfforddi i ddim. Y gwirionedd anghyfforddus yw bod yr amodau sy'n cadw pobl — llwybrau datblygu, hyblygrwydd, rheolaeth llinell dda, ymdeimlad o ddiben — yn gorwedd i raddau helaeth y tu allan i reolaeth y tîm recriwtio ac anaml yn ymddangos fel eitemau llinell mewn achos busnes, a dyna'n union pam y cânt eu hesgeuluso. Y cyfnewidiad sy'n werth ei drafod yw faint o'ch cyllid prin a'ch sylw arweinyddiaeth sy'n mynd i ddenu yn erbyn y gwaith llawer llai gogoneddus o wneud i bobl fod eisiau aros. Edrychwch yn onest ar eich colli staff eich hun: i ble mae pobl yn mynd, ar ba hyd gwasanaeth, ac a yw'r rhai a ymadawodd er eich gofid wedi'u clystyru yn yr union rolau prin y mae eich trawsnewid yn dibynnu arnynt? Mae ateb gonest yn modelu colli staff yn benodol, yn buddsoddi yn ysgogwyr cadw yn hytrach na thrin trosiant fel sŵn cefndir, ac yn cysylltu'r cynllun â Datblygu Pobl a Sefydliad (Pwnc 7.5) yn hytrach na thybio y bydd y farchnad lafur yn parhau i ail-lenwi'r bwced.

5. Pa mor dda yw'r data gweithlu o dan y cynllun hwn, ac a ydym yn onest am ei ansicrwydd yn hytrach na gwisgo dyfalu fel manylder? Dim ond mor ddibynadwy â'r data sefydliad, swyddi gwag, sgiliau a cholli staff oddi tano y mae modelu cyflenwad a galw, ac mewn llawer o sefydliadau mae'r data hwnnw'n ddarniog ar draws systemau, wedi dyddio, neu'n syml yn absennol ar gyfer y gweithlu digidol — felly gall cynllun edrych yn drylwyr tra'n gorffwys ar rifau nad oes neb wedi'u dilysu. Mae tensiwn go iawn yma rhwng y pendantrwydd y mae achos busnes yn ei fynnu a gonestrwydd deallusol cyfaddef pa mor eang yw'r bandiau gwall; gall rhagolwg a ddyfynnir i un lle degol awgrymu hyder na all y data sylfaenol ei gynnal. Y drafodaeth i'w chael yw a oes gennych un olwg gyfredol o bwy sydd gennych a'r hyn y gallant ei wneud, ac a yw eich cynllun yn datgan ei dybiaethau a'u hansicrwydd yn agored yn hytrach na'u claddu. Ystyriwch o ble mae eich ffigurau'n dod mewn gwirionedd — a yw eich rhestr sgiliau'n real neu'n ddyheadol, a phryd y cysonwyd nifer y staff ddiwethaf yn erbyn y sefydliad? Mae ateb gonest yn buddsoddi mewn sylfaen cudd-wybodaeth gweithlu ddibynadwy, yn benodol am ba rifau a fesurwyd yn erbyn a amcangyfrifwyd, ac yn cyflwyno amrediadau a senarios yn hytrach na manylder ffug na fydd yn goroesi cyswllt â realiti.

6. A ydym yn cynllunio'r gweithlu ar gyfer gwasanaeth sydd wedi newid yn ddigidol, neu'n bolltio rolau digidol ar weithlu sy'n dal wedi'i lunio ar gyfer yr hen fodel? Nid yw modelau gofal newydd — brysbennu â chymorth AI, wardiau rhithwir, cofnod gofal a rennir fel gweithgarwch arferol — yn syml ychwanegu llond llaw o swyddi technegol; maent yn newid yr hyn y mae staff clinigol a gweithredol presennol yn ei wneud bob dydd, a bydd cynllun sy'n recriwtio peirianwyr yn unig tra'n anwybyddu llythrennedd digidol y gweithlu ehangach yn aros yn ei unfan wrth fabwysiadu. Y tensiwn yw bod uwchsgilio'r gweithlu cyfan yn araf, yn cystadlu am yr un amser ac arian â darparu rheng flaen, ac yn cynhyrchu buddion sy'n wasgaredig ac yn anodd eu priodoli, felly mae'n hawdd ei ohirio o blaid penodiadau newydd gweladwy. Yr ongl sy'n werth ei thrafod yw a yw gallu digidol yn cael ei drin fel pryder pawb — buddsoddiad dim edifeirwch sy'n talu ar draws pob senario yn y dyfodol — neu wedi'i roi mewn cwarantîn y tu mewn i dîm arbenigol nad yw gweddill y sefydliad wedi'i gyfarparu i weithio ag ef. Gofynnwch a yw eich cynllun yn enwi'r ailsgilio a'r codiad llythrennedd digidol y bydd eu hangen ar rolau presennol, nid dim ond y rolau newydd y mae model newidiedig yn eu creu. Mae ateb cryf yn cynllunio ar gyfer gallu'r gweithlu cyfan, yn dilyniannu uwchsgilio ochr yn ochr â chyflwyno'r dechnoleg yn hytrach nag ar ei ôl, ac yn cydnabod efallai mai'r cyfyngiad prinnaf yw capasiti mabwysiadu, nid dim ond cyflenwad arbenigwyr.

Yn ymarferol: enghraifft iechyd a gofal#

Mae ICS yn cynllunio'r gweithlu ar gyfer trawsnewid digidol a data tair blynedd, gan gynnwys cofnod gofal a rennir a wardiau rhithwir estynedig.

Gan ddefnyddio'r chwe cham, mae tîm y rhaglen yn diffinio cwmpas yn gyntaf ac yn ymgysylltu ag arweinwyr clinigol a gweithredol (cam 1), yna'n mapio sut mae wardiau rhithwir a'r cofnod gofal yn newid rolau (cam 2) — rolau nyrsys monitro o bell newydd, dadansoddwyr data, a thîm peirianneg platfform. Gan ddefnyddio fframwaith Digidol a Data'r Llywodraeth maent yn nodi'r gweithlu gofynnol yn fanwl gywir (cam 3): 4 rheolwr cynnyrch, 6 ymchwilydd defnyddwyr, 12 peiriannydd meddalwedd ar lefelau diffiniedig, 5 peiriannydd data, a chapasiti diogelwch clinigol. Mae dadansoddi cyflenwad (cam 4) yn datgelu gwirioneddau caled — mae trosiant presennol staff digidol yn 18%, mae dau beiriannydd allweddol yn agos at ymddeol, ac mae meincnodi cyflogau lleol yn dangos bod yr ICS yn talu islaw'r farchnad.

Mae'r cynllun bylchau (cam 5) yn cyfuno adeiladu, prynu a benthyg: piblinell graddedigion a phrentisiaethau ynghyd ag ailsgilio mewnol ar gyfer y tymor canolig (adeiladu), ymgyrch recriwtio barhaol wedi'i thargedu ag achos cyflog diwygiedig (prynu), a thîm contractwyr cyfyngedig o ran amser i sefydlu'r platfform tra bo staff parhaol yn cael eu recriwtio a'u hyfforddi ochr yn ochr â hwy ar gyfer trosglwyddo gwybodaeth (benthyg). Modelir dau senario ariannu; nodir codi llythrennedd digidol i staff clinigol presennol fel symudiad dim edifeirwch yn y ddau. Adolygir y cynllun bob chwarter yn erbyn swyddi gwag a throsiant gwirioneddol (cam 6), a'i ddiwygio pan fydd ymgyrch recriwtio ymddiriedolaeth gyfagos yn gwaethygu'r cyflenwad lleol.

Golwg drwy wahanol sectorau#

Busnes newydd#

Mae cynllun gweithlu busnes newydd iechyd digidol yn gyfrifiad rhedfa arian parod cymaint ag un galluedd: caiff pob penodiad ei bwyso yn erbyn misoedd o redfa, felly mae adeiladu/prynu/benthyg yn gogwyddo'n drwm tuag at brynu ychydig o bobl hŷn amryddawn a benthyg arbenigwyr ar gontract. Y gorwel cynllunio realistig yw 12–18 mis — wedi'i glymu wrth y rownd ariannu nesaf — nid y golwg strategol tair i ddeng mlynedd y mae'n rhaid i ICS ei chymryd. Mae cynllunio senarios yn dal yn bwysig, ond mae'r senarios yn fasnachol (a fydd y peilot yn trosi'n gontract taledig?) yn hytrach na demograffig. Y risg fodolaethol yw dibyniaeth ar un person allweddol: gall colli un o dri pheiriannydd atal darparu, felly dylai hyd yn oed busnes newydd bach enwi ei bwyntiau methiant unigol a chroes-hyfforddi yn eu herbyn.

Busnes bach#

Mae'n rhaid i ddarparwr bach sefydledig — practis meddyg teulu, fferyllfa gymunedol, cartref gofal neu asiantaeth gofal cartref, clinig un safle, neu gyflenwr technoleg iechyd bach y tu hwnt i gam busnes newydd — fodloni'r un dyletswyddau ag ymddiriedolaeth fawr ond heb swyddogaeth cynllunio gweithlu neu TG bwrpasol i'w gwneud. Mae cynllunio yma'n bragmatig ac yn bersonol: mae rheolwr y practis neu'r perchennog yn dal y sefydliad cyfan yn ei ben, felly mae adeiladu/prynu/benthyg fel arfer yn golygu hyfforddi aelod presennol o staff i dasg ddigidol neu fenthyg adnodd a rennir gan ffederasiwn, rhwydwaith gofal sylfaenol neu gyflenwr. Y cyfyngiadau rhwymol yw arian parod tynn a chyfnod cyfnewid tenau — gall un sy'n gadael neu absenoldeb hir gael gwared ar allu'n gyfan gwbl — felly mae risg person allweddol a chroes-hyfforddi cymaint o bwys ag y maent i fusnes newydd, ond yn erbyn cefndir gweithrediadau parhaus sy'n wynebu cleifion na all oedi. Gan fod gallu digidol pwrpasol yn anfforddiadwy, y symudiad realistig yw ei brynu fel gwasanaeth neu ei rannu ar draws y system, a buddsoddi yn llythrennedd digidol y staff cyffredinol sydd gennych eisoes yn hytrach na gobeithio recriwtio arbenigwyr prin na allech eu cadw.

Menter fawr#

Mae ymddiriedolaeth fawr y GIG neu ICS yn cynllunio sefydliad ar draws miloedd o swyddi, gan ddefnyddio methodoleg y Chwe Cham a sylfaen cudd-wybodaeth gweithlu o ddata swyddi gwag, trosiant a sgiliau. Ei chyfyngiad diffiniol yw ei bod yn cystadlu am yr un staff digidol prin â'i chymdogion ac yn erbyn cyflogwyr preifat sy'n talu'n well, felly mae modelu cyflenwad â thybiaethau colli staff gonest yn bendant. Mae adeiladu/prynu/benthyg yn dod yn benderfyniad portffolio ar raddfa — piblinellau prentisiaeth ac academïau mewnol i adeiladu, achosion cyflog diwygiedig i brynu, contractwyr fframwaith i fenthyg — ac mae'r gymhareb contractwr-i-barhaol yn risg lefel bwrdd. Yn hollbwysig, mae'n rhaid i ICS gynllunio ar draws ffiniau sefydliadol, gan gynnwys gofal cymdeithasol, neu bydd partneriaid yn dwyn staff ei gilydd.

Llywodraeth#

Mae corff cenedlaethol yn cynllunio gweithlu ar lefel y system gyfan: mae Cynllun Gweithlu Hirdymor y GIG yn gosod niferoedd lleoedd hyfforddi a phecynnau ariannu flynyddoedd ymlaen llaw, gan lunio'r cyflenwad y bydd pob ymddiriedolaeth a busnes newydd yn tynnu arno wedyn. Ei liferi yw polisi ac arian — comisiynu lleoedd prifysgol a phrentisiaeth, gosod fframweithiau cyflog cenedlaethol, ariannu rhaglenni fel Parodrwydd Digidol y GIG — oll dan reolau gwario'r Trysorlys ac atebolrwydd cyhoeddus. Gan fod y penderfyniadau hyn yn rhwymo ddegawd ymlaen ac na ellir eu gwrthdroi'n hawdd, mae cynllunio senarios trylwyr a buddsoddi dim edifeirwch (llythrennedd digidol i'r gweithlu cyfan) yn hanfodol. Mae atebolrwydd yn rhedeg i'r Senedd a'r cyhoedd, felly rhaid i'r cynllun fod yn dryloyw, wedi'i seilio ar dystiolaeth, ac yn archwiliadwy — a'r dull methu yw strategaeth a gyhoeddir ond na chaiff ei chysoni byth â'r cyflenwad go iawn y mae'n ei gynhyrchu.

Ffyrdd cyffredin o fethu#

• Nifer staff heb sgiliau. Cynllunio niferoedd cyrff wrth anwybyddu'r galluoedd penodol sydd eu hangen, gan gynhyrchu recriwtio sy'n llenwi swyddi ond nid bylchau.
• Cyflenwad optimistaidd. Tybio y gallwch gyflogi arbenigwyr prin yn gyflym ac yn rhad, ac anwybyddu colli staff, fel bod y cynllun yn cwympo adeg darparu.
• Dibyniaeth ar gontractwyr drwy ddrifft. Estyn am gontractwyr dro ar ôl tro heb strategaeth i drosi gwybodaeth hanfodol yn staff parhaol, nes bod cost a breuder yn dod yn strwythurol.
• Cynllunio-a-rhoi-ar-y-silff. Cynllun gweithlu a gynhyrchir unwaith ar gyfer achos busnes ac na chaiff ei adnewyddu byth wrth i realiti wyro.
• Gweledigaeth twnnel un sefydliad. Cynllunio gweithlu eich sefydliad ar ei ben ei hun o fewn ICS, gan gystadlu am yr un staff prin â'ch partneriaid.
• Allosod y status quo. Seilio galw yn y dyfodol ar y strwythur presennol, fel bod trawsnewid wedi'i dan-adnoddi o'r diwrnod cyntaf.

Model aeddfedrwydd#

Rhestr wirio#

• Mae'r cynllun yn dechrau o strategaeth gwasanaeth y dyfodol, nid y sefydliad presennol.
• Mynegir galw fel rolau, sgiliau a lefelau gan ddefnyddio fframwaith galluoedd (Digidol a Data'r Llywodraeth / DDaT).
• Modelir cyflenwad gyda throsiant, proffiliau ymddeol, piblinellau, a chystadleuaeth yn y farchnad lafur.
• Cofnodir penderfyniad adeiladu / prynu / benthyg bwriadol ar gyfer pob bwlch.
• Mae gan y cydbwysedd contractwr-i-barhaol darged penodol a chynllun trosglwyddo gwybodaeth.
• Modelir o leiaf ddau senario yn y dyfodol a nodir buddsoddiadau dim edifeirwch.
• Mae sylfaen cudd-wybodaeth gweithlu (sefydliad, swyddi gwag, trosiant, sgiliau) yn bodoli ac yn cael ei chynnal.
• Adolygir y cynllun ar gylch diffiniedig, nid ei gynhyrchu unwaith a'i roi ar y silff.
• Gwneir cynllunio ar draws yr ICS/system, gan gynnwys gofal cymdeithasol, nid un sefydliad ar ei ben ei hun.
• Mae'r cynllun yn cysylltu â'r Strategaeth Gweithlu (Pwnc 7.3) ac fe'i darperir drwy Ddatblygu Pobl a Sefydliad (Pwnc 7.5).

Prif ffynonellau#

• Skills for Health — Six Steps Methodology to Integrated Workforce Planning®: skillsforhealth.org.uk
• NHS England — NHS Long Term Workforce Plan (2023)
• Government Digital and Data (formerly DDaT) Profession Capability Framework: ddat-capability-framework.service.gov.uk
• NHS England / e-Learning for Healthcare — Six Steps Approach to Workforce Planning
• The Topol Review (2019) — Preparing the healthcare workforce to deliver the digital future (digital workforce demand)
• CIPD — strategic workforce planning and scenario planning guidance

Cyfeiriadau#

1. Workforce planning — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Workforce_planning
2. Employee turnover — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Employee_turnover
3. Labour economics — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Labour_economics
4. Gap analysis — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Gap_analysis
5. Scenario planning — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Scenario_planning
6. Retraining (reskilling and upskilling) — Wikipedia — https://en.wikipedia.org/wiki/Retraining
7. Six Steps Methodology to Integrated Workforce Planning — Skills for Health — https://www.skillsforhealth.org.uk
8. NHS Long Term Workforce Plan (2023) — NHS England — https://www.england.nhs.uk/publication/nhs-long-term-workforce-plan/
9. Government Digital and Data Profession Capability Framework — GOV.UK — https://ddat-capability-framework.service.gov.uk
10. The Topol Review: Preparing the healthcare workforce to deliver the digital future (2019) — Health Education England — https://topol.hee.nhs.uk
11. Strategic workforce planning — CIPD — https://www.cipd.org

Gweler hefyd Pwnc 7.0 — Strwythurau Timau, Rolau a Chyfrifoldebau, Pwnc 7.3 — Strategaeth Weithlu, a Phwnc 7.5 — Pobl a Datblygiad Sefydliadol.